Optimizacija procesov: metode in cilji

Vsak proces, vsako podjetje in vsaka organizacija gre med svojim delom skozi različne faze, katerih končni rezultat je tako ali drugače osredotočenost na doseganje glavnega cilja. V prizadevanjih za doseganje ključnih prednostnih nalog, ki so bile prvotno v pristojnosti celotnega kompleksa (proizvodnja, trgovina, izobraževanje, logistika itd.), se vodje podjetij v celoti zavedajo pomena svojega dela in potrebe po krepitvi svojih kompetenc. д.), vodje iščejo najbolj obetavne in prednostne možnosti za dosego svojih ciljev. Obstoječi sistem vodenja prej ali slej izgubi svojo usposobljenost zaradi novega razvoja, novih uvedb, inovativnih sprememb v razvoju določene panoge. Zato se menedžerji dobro zavedajo pomembnosti in pomena posodabljanja ter potrebe po prilagajanju nenehno spreminjajočim se in izpopolnjujočim se procesom razvoja določenega področja dejavnosti. Naj gre za trgovino, proizvodnjo, industrijo, izobraževanje ali logistiko: prej ali slej se bo treba v okviru podjetja lotiti optimizacije organizacije in procesov.

koncept

Optimizacija katerega koli procesa je celota izvedljivih metod in tehnik za izboljšanje samega procesa s ciljem hitrejšega, boljšega in kakovostnejšega rezultata. To pomeni, da je optimizacija je pojem, kar pomeni večjo učinkovitost, sinonim za besedo "izboljšanje". Da bi pojasnili pomen te opredelitve, je treba posebnosti optimizacije razložiti s konkretnim primerom.

Predpostavimo, da delavke v oddelku tovarne oblačil delajo v svojem oddelku v dveh izmenah šest dni na teden po devet ur na dan. Njihova delovna storilnost se proti večeru znatno zmanjša, ob koncu tedna, ko so njihove telesne zmogljivosti izčrpane, pa so manj produktivni. S tem se zmanjšata količina dela, ki ga opravijo, in kakovost njihovega dela, kar zmanjša povpraševanje po izdelkih, ki jih proizvajajo, posledično pa tudi splošno raven dohodka v tovarni oblačil. Racionalni vodja, ki je neposredno odgovoren za te zaposlene in opazi ta negativni trend, mora takoj sprejeti ukrepe za optimizacijo proizvodnih procesov. V ta namen mora pripraviti načrt za izboljšanje učinkovitosti dela in upoštevati različne dejavnike, ki so vključeni v postopek. Izračunati moramo na primer, kaj bo stroški podjetja, če tretja oseba pomaga delavcem ali ponudi dekletom delo v izmenah s povečanjem števila dnevnih ur in z zmanjšanjem števila izhodov na mesec. Če torej dodamo tretjo osebo, ki pomaga šiviljam, lahko hitrost in količino opravljenega dela povečamo za tretjino. In če prihranite plačo tretjega zaposlenega in vsak drugi dan v izmeno postavite dve dekleti, lahko med vikendom delata veliko več in hitreje.

V katerem koli industrijskem sektorju - težave, ki se pojavljajo pri poslovanju podjetja, je treba nujno obravnavati s posebnim akcijskim načrtom za optimizacijo celotnega delovnega procesa.

Cilji in naloge

Kot vsak postopek, ki ga uporablja vodstvo podjetja ali organizacije v okviru svoje neposredne dejavnosti (ne glede na to, ali gre za javno izobraževalno ustanovo, gospodarsko družbo ali industrijski kompleks), je program izboljšav proizvodna zmogljivost je zasnovan tako, da izpolnjuje posebne cilje in naloge, določene v. Za optimizacijo procesov v katerem koli industrijskem sektorju so značilne glavne ključne točke:

• povečati produktivnost podjetja;
• izboljšanje kakovosti storitev za potencialne stranke in obiskovalce;
• povečati svojo konkurenčnost na trgu, na katerem delujejo;
• Posodobitev temeljnih procesov proizvodnega cikla;
• Izboljšanje donosnosti podjetja;
• ocenjevanje razmerja med obstoječimi človeškimi in fizičnimi viri ter stroški njihovega vzdrževanja
• širitev poslovanja (če je potrebno).

Seveda je glavni in nesporni cilj vsakega podjetja, ki deluje na komercialni osnovi, ustvarjanje dobička. Zato bodo cilji in naloge optimizacije procesov upravljanja med podjetji osredotočeni izključno na povečanje učinkovitosti proizvodnih obratov in povečanje prodaje.

v primeru proračunske strukture je poudarek na izboljšanju kakovosti osebja v organizaciji. Optimizacija izobraževalnega procesa ali optimizacija izobraževalnega kompleksa (vrtec, šola, univerza) kot celote mora biti na primer usmerjena v izboljšanje metode poučevanja, Samo visoko usposobljeni strokovnjaki in učitelji, ki spreminjajo strukturo učnega načrta, da bi udeležencem omogočili najboljše rezultate. Cilj je, da učenci lažje, enostavneje in bolj razumljivo usvajajo, vendar da razmerje dejavnosti ostane na enaki ravni ali se celo poveča.

Metode

Samoumevno je, da je za dosego želenih ciljev najprej treba razviti nabor ustreznih ukrepov, ki bodo neposredno prispevali k želenemu rezultatu na koncu. V ta namen se razvijajo ustrezne metode za optimizacijo procesov na različnih ravneh. Z drugimi besedami, če želite dobiti, kar želite, morate vedeti, kako to lahko dosežete.

Seveda glede na to, katera od naslednjih metod je uporabljena smer dejavnosti način, kako določeno podjetje ali organizacija optimizira svoje procese, se razlikuje od podjetja do podjetja. Na splošno pa so različni načini povečanja učinkovitosti delovanja podjetij različnih sektorskih struktur še vedno usmerjeni v iste prednostne smeri razvoja.

• Metoda izločitve - predvideva izločitev tistih zunanji in notranji dejavniki reprodukcije, ki delujejo kot ovire in prepreke ter preprečujejo podjetju, da bi povečalo svojo donosnost.
• Metoda poenostavitve - predvideva zmanjšanje stopnje zapletenosti strukture proizvodnega (prodajnega, izobraževalnega, logističnega) procesa z razpršitvijo glavne delovne obremenitve na posamezne segmente in odseke.
• Metoda standardizacije - značilna je uvedba novih programov, inovativne tehnologije, bistveno različne tehnike, izdelke, sestavne dele in korake v procesu.
• Metoda zmanjšanja - posledica potrebe po zmanjšanju stroškov proizvodnje, virov, dela, rezerv, financ.
• Metoda pospeševanja - vključuje potrebo po zmanjšanju izgube časa ter uvajanje vzporednega inženiringa, simulacije, hitrega načrtovanja vzorcev in avtomatizacije delovnega procesa.
• Metoda sprememb - najbolj moteča področja, ki ovirajo proizvodnjo, je treba nadomestiti z novimi, učinkovitimi in uspešnimi. Nekvalitetne materiale je treba nadomestiti z dobrimi izdelki, neučinkovito metodologijo je treba nadomestiti z učinkovitimi operativnimi postopki itd. д.
• metoda sodelovanja - vse delo v podjetju mora opravljati dobro usklajena skupina, ki jo povezujeta skupni cilj in ideja. Uslužbenci na različnih hierarhičnih ravneh bodo s produktivnim sodelovanjem pripomogli k doseganju ciljev in nalog, ki so določeni za celotno delovno silo.

Razumeti, kako doseči optimizacija sistema in procesov v najbolj prednostnih vejah dejavnosti, je treba podrobneje obravnavati vsako od njih.

Pri upravljanju

Sprejemanje odločitev je ključna sestavina upravljanja v vsakem podjetju, pa naj gre za proizvodnjo, trgovino ali pripravo proračuna. Vsaka optimizacija procesov v organizaciji tako ali drugače vključuje človeški dejavnik. Od tega, kako je delovni proces strukturiran in kako v njem sodelujejo človeški viri, je odvisno, ali bo delovna uspešnost v podjetju kot celoti. Kompetentno upravljanje in sposobnost vključevanja učinkovitih metod delovanja v celoten proces upravljanja ne bo le optimizirala strukture odnosov med zaposlenimi, temveč tudi izboljšala dobičkonosnost podjetja kot celote.

Kakšne so torej metode, s katerimi je mogoče doseči produktivnost upravljanja kot glavnega orodja upravljanja podjetja??

• Zagotavljanje enostavnega upravljanja - lažja kot je struktura interakcije in hierarhična podrejenost zaposlenih, hitrejši in uspešnejši bo celoten proces.
• uvajanje novih predlogov za izboljšanje kakovosti v obstoječi sistem vodenja.
• Spodbujanje zmanjševanja odvisnosti podjetja od človeškega dejavnika - prehod na v avtomatizirane sisteme dela.
• Obvezna vzpostavitev spremljanja uspešnosti in poznejša analiza donosnosti podjetja na podlagi ocene posebnih dejavnikov.
• zmanjševanje stroškov in izdatkov v tistih segmentih, kjer je to najbolj smiselno.
• dosledna in logična dodelitev odgovornosti in pooblastil med funkcionalnimi področji podjetja.
• celovito preverjanje ponavljanja istih nalog v različnih enotah, da se prepreči potratno razporejanje delovnega časa, in funkcionalne odgovornosti.

Kaj je glavni cilj optimizacije procesov upravljanja? da ima dobro zasnovan sistem upravljanja, ki ga predstavlja vodstvo, načrt za uvajanje produktivnih praks in odpravljanje neučinkovitih dejavnosti omogoča znižanje stroškov podjetja kot celote, ne da bi to vplivalo na interese zaposlenih.

V proizvodnji

Temeljno pravilo dobičkonosne in učinkovite proizvodnje je povečati razliko med stroški proizvodnje izdelka in njegovo prodajno ceno. Z drugimi besedami, v proizvodnem obratu je treba zagotoviti, da cena končnega izdelka upraviči stroške njegove proizvodnje. Večja kot je razlika med stroški in vrednostjo, bolj gospodarna in učinkovita je proizvodnja (seveda pod pogojem, da je cena na enoto končnega izdelka višja od stroškov njegove izdelave).

Kaj omogoča optimizacijo procesov?? Katere metode je mogoče uporabiti za izboljšanje učinkovitosti?

• Prestrukturiranje stroškovnega računovodstva je temeljni in bistveni del procesa optimizacije. Samo z razumnim in pravilnim pristopom k prekvalifikaciji in prerazporeditvi stroškov je mogoče proizvodnjo dvigniti na višjo raven.
• Izračun in analiza trenutnega proizvodni stroški - gre za izračun stroškov za surovine, plače zaposlenih, plačilo komunalnih storitev, amortizacijo opreme itd. д.
• izvedba preoblikovanja proizvodnega cikla - opredelitev kritičnih točk v proizvodnem ciklu in odstranitev ozkih grl.
• Posodobitev opreme - zamenjava starih, popolnoma amortiziranih delovnih orodij z novo tehnično opremo bo večkrat povečala učinkovitost proizvodnje.
• Povečanje proizvodne zmogljivosti - širitev proizvodnje je namenjena podlaga za Povečanje donosnosti poslovanja na podlagi novih priložnosti.
• Avtomatizacija delovnega procesa - z zmanjšanjem stroškov dela dodatno zaposlenega osebja ima vodstvo proizvodnega obrata priložnost prihraniti precej denarja.
• določitev optimalnega seznama surovin, ki jih je treba kupiti - analiza zalog, ki jih podjetje dejansko potrebuje za proizvodnjo končnega izdelka, pomaga določiti in se osredotočiti na najbolj prednostna področja (najbolje prodajane serije).
• Zmanjšanje količine odpadkov - stroške je mogoče optimizirati z uporabo materialov, ki jih je mogoče reciklirati, obratov za recikliranje, brez odmetavanja odpadkov, ki jih je mogoče zlahka ponovno uporabiti ali reciklirati.
• izgradnja lastne električne postaje - velika podjetja porabijo veliko denarja za oskrbo proizvodnih obratov z električno energijo. Z izgradnjo lastnega obrata za distribucijo električne energije boste te stroške zmanjšali na najmanjšo možno mero. Vendar je treba upoštevati, da so takšne možnosti na voljo le velikim proizvajalcem.

v trgovini

Trgovska podjetja si tako kot proizvodna podjetja prizadevajo povečati svojo učinkovitost, da bi pritegnila več naložb in povečala svoj čisti dobiček od prodaje. Optimizacija komercialnega poslovanja se kaže predvsem v naslednjih metodoloških korakih:

• Ustrezno organizirano načrtovanje;
• napovedovanje in tržne študije
• zavzeti pravo nišo na trgu blaga in storitev;
• Ugotavljanje potreb potencialnega kupca;
• zamenjava nerentabilnih dobaviteljev z ugodnejšimi;
• nakup blaga, ki se plača samo zase; - nakup blaga, ki se plača samo zase;
• dodatno spodbujanje povpraševanja (oglaševanje);
• razširitev ponudbe izdelkov (izključno racionalnih);
• pravilno določanje cen;
• Izboljšanje organizacije prodaje in distribucije blaga.

Cilj poslovnega podjetja kot nobenega drugega je predvsem ustvarjanje denarja in dobička. Zato je optimizacija prodajnih procesov neposredno usmerjena v povečanje dobičkonosnosti podjetja.

V pedagogiki

Predšolski vrtci in vrtci kot institucije javnega sektorja so izpostavljeni konservativnim praksam upravljanja izobraževalnega procesa tako kot nedržavni akterji. Tukaj vzgojitelji morajo delati ne z otipljivimi izdelki končne proizvodnje, temveč z znanjem, spretnostmi in sposobnostmi, ki jih lahko in morajo vcepiti v glave mlajše generacije. Raven znanja, ki jo zagotavlja današnji sistem pedagoškega usposabljanja, seveda določajo obstoječi državni standardi in predpisani predpisi. Toda kako učinkovito je današnje poučevanje? Naslednje dejavnosti bodo pomagale povečati učinkovitost pedagoškega procesa?

Cilj optimizacije izobraževalnih dejavnosti je pogosto:

• aktivacija zaznavnih kanalov - otrokovo sprejemanje določenih informacij in njihova aktivna absorpcija;
• razvoj sklopa ukrepov za pritegnitev pozornosti otrok k izobraževalnemu procesu in za učenje novih spretnosti;
• uvajanje sodobnih učnih metod, ki povečujejo vključenost otrok v izobraževalni proces;
• uporaba nazornih primerov, ki otrokom pomagajo hitro usvojiti prejete informacije in jim pomagajo razmišljati o stvareh na asociativen način;
• uporaba operativnih testov;
• otroci sodelujejo pri neposredni pripravi nekaterih vidikov učne ure;
• učinkovito razporejanje časa.

Optimizacija dela vzgojiteljev v vrtcih se med drugim doseže z stalno strokovno izpopolnjevanje, dopolnjevanje lastnega znanja z najnovejšimi idejami in posebnostmi poučevanja v vrtcih. Samo kompetenten in usposobljen učitelj lahko pravilno, smiselno in natančno posreduje informacije v razvoj otrok. To pa je glavni cilj vsakega vrtca.

V izobraževanju

Zahteve za optimizacijo izobraževalnih procesov v šoli in zunaj nje niso nič manj zahtevne. Učitelji v splošnoizobraževalnih šolah in univerzitetni učitelji morajo biti ponovno certificirani še pogosteje kot predšolski učitelji. Kateri so temeljni vidiki optimizacije dejavnosti učitelja in učitelja v razredu??

• delati na zagotavljanju pravilnega začetnega sprejemanja učnega gradiva - da bi se učenci (dijaki) zanimali za gradivo, ki ga predstavi učitelj, mora učitelj delati in razmišljati o tem, kako izboljšati predstavitev nove teme. Od tega, v kolikšni meri so učenci vključeni v delovni proces, je namreč odvisno, kako se bodo pozneje učili snov.
• Učenje pridobljenega znanja - samo sposobnost posredovanja teme učne ure ni dovolj, da bi se znanje ukoreninilo v glavah učencev. Učitelj mora zato svoje praktične dejavnosti strukturirati tako, da poskrbi za jasne, preproste in razumljive primere. To večkrat poveča sposobnost učencev, da si zapomnijo prejete nove informacije.
• Uporaba pridobljenih spretnosti - izvajanje najrazličnejših poskusov v delavnicah ali domačih nalogah v obliki ustvarjalne uporabe pridobljenega znanja velja za učinkovito tehniko pri optimizaciji faze utrjevanja pri obvladovanju teme.

Glavni namen optimizacije izobraževanja je, da učitelji predstavijo gradivo na najboljši možni način in uporabijo svoje sposobnosti, da učencem pomagajo pri učinkovitejšem učenju novih informacij.

V logistiki

Večji logistični centri, ki se ukvarjajo s prevozom, pošiljanjem in povezovanjem s pogodbeniki, morajo prav tako obvezno optimizirati svoje logistične procese. Za kaj je namenjen?

• Načrtovanje operacij na podlagi časovnega okvira in razmerja finančne uspešnosti ob upoštevanju gesla "čas je denar".
• Aktivna uporaba najnovejših tehnologij informacijska tehnologija - uporaba kompaktnih prenosnih računalnikov in drugih pripomočkov za komunikacijo s prevozniki, špediterji, strankami.
• Sistematičen izračun finančnih in delovnih sredstev za prevoz tovora od točke A do točke B, ki temelji na oceni stroškovne učinkovitosti in donosnosti takega prevoza.
• Zmanjšajte tveganje pri prevozu in vzpostavite sistem za nadomestilo škode, ki jo povzroči prevoznik ali špediter.
• Zmanjšanje tveganja poškodb tovora zaradi temperaturnih ali časovnih omejitev (nakup hladilnic, upoštevanje pravil za skladiščenje pokvarljivega blaga).

V organizaciji

Optimizacija Načrtovanje tehnoloških procesov je zelo tesno povezana z ustrezno organiziranim delovnim tokom v podjetju kot celoti. Način ustanovitve podjetja organizacijska struktura učinkovitost poslovanja podjetja je odvisna od tega, kako je podjetje strukturirano. Ker organizacija v osnovi temelji na zaposlenih ter njihovih nalogah in odgovornostih, je najpomembnejši organizacijski cilj vsakega podjetja optimizacija delovne sile. Ti lahko vključujejo:

• Zmanjšanje stroškov delodajalca za zagotavljanje delovne sile;
• Izboljšanje dejanskega znanja zaposlenih;
• avtomatizacija dela - zamenjava fizičnega dela z mehaniziranim delom;
• znebiti se neučinkovitih zaposlenih - zmanjševanje števila zaposlenih;
• izboljšanje sistema upravljanja človeških virov.

Tu je le povzetek tega, kar je temeljnega za reorganizacijo upravljanja človeških virov. Odražajo pa ključne vidike, ki prispevajo k doseganju glavnega cilja optimizacije organizacijskih procesov v podjetju - zmanjševanju stroškov.