Povratne informacije: primeri, vrste, funkcije, prednosti in slabosti

Ljudje redko razmišljajo o skrivnostih produktivne komunikacije. Če poznate nekatere tehnike, lahko postanete ne le prijeten sogovornik, temveč se naučite tudi manipulirati z ljudmi. Kako to storiti? Bodite pozorni na podlagi povratnih informacij, ki jih dajete v pogovorih, in na podlagi tega, kaj se vam vrača. Spodaj si oglejte primere povratnih informacij.

Opredelitev

Želite biti dober sogovornik? Potem morate ljudi ne le poslušati, temveč jih tudi pravilno razumeti. Tega ne morete storiti, če od osebe ne dobite povratnih informacij. Kaj je? To je potrditev sogovornika, da vas razume. Vendar ne v obliki "uh-huh", "seveda bom", temveč v obliki podrobnega odgovora na vprašanje. Tudi prikimavanje in odobravanje bi lahko imenovali povratne informacije, vendar so to primeri neučinkovite komunikacije.

Kako so lahko videti povratne informacije o uspešnosti zaposlenega?? Primer: šef reče, kaj je treba storiti za izvedbo projekta, podrejeni pa pravi, da bo projekt končan jutri do 16:00. Na ta način je komunikacija učinkovita, problem se hitro reši in preoblikuje v jasen načrt, ki ga je treba izvesti.

Vrste

Odgovor na zastavljeno vprašanje se lahko šteje kot povratna informacija. Običajno lahko vse dialoge med ljudmi razdelimo na dve vrsti - ocenjevalne in neocenjevalne. Zato bodo povratne informacije imele podobna imena:

• Ocenjevanje . V tem primeru mora oseba izraziti svoje mnenje. Ali se posameznikovo mnenje ujema z mnenjem njegovega nasprotnika ali ne. V takšnih pogovorih poteka razprava, ki vpliva na način razmišljanja ljudi, kar pomeni, da pogovor dolgo časa ostane v glavah vpletenih oseb. Tukaj je primer razvojne povratne informacije zaposlenemu: Vasilij, ali meniš, da je Semjon kos nalogi?? Semen je odličen specialist in je zelo primeren za to delo.
• Brez obsojanja. V tem primeru osebe, s katero se pogovarja, ni treba vprašati za mnenje. Ta vrsta povratnih informacij je najpogosteje podana, ko se prodajalec pogovarja s stranko. V tem primeru oseba, ki ponuja izdelek ali storitev, najprej oceni, kaj želi druga stran, in nato na podlagi tega razmišlja, kaj bo ponudila.

Primeri

Kako pogosto se po pogovoru počutite zapostavljene in menite, da druge osebe niste razumeli?? Če imate ta občutek ves čas, upoštevajte povratne informacije. Vsako minuto vidite primere tega. Mati na primer vpraša sina, ali je naredil domačo nalogo, ta pa se odloči, da bo spremenil temo, ne da bi dal povratno informacijo, da bi se izognil odgovoru. To je jasen primer osebe, ki vam nečesa ne pove ali laže. Oseba, ki nima ničesar za skrivati, bo vaše besede vedno zavrnila.

Tehnike povratnih informacij so pogoste tudi na sestankih v vseh pisarnah. Po koncu sestanka bo vodja razdelil naloge vsakemu članu ekipe ali oddelka in počakal, da se odgovorna oseba odzove in se prepriča, da je bila naloga sprejeta.

Namen podajanja povratnih informacij

Ste se kdaj vprašali, zakaj dajete povratne informacije? Kar tako, iz inercije? Ne, zadeva je bolj zapletena. Oseba daje povratne informacije drugi osebi, da bi popravila svoje reakcije in vedenje. Glede na vaš odziv se lahko oseba obnaša na različne načine. Če poskušate predvideti njihove reakcije, se lahko z njimi poigrate ali jih razjezite. Takšne psihološke igre se pogosto igrajo brez razmišljanja o tem, kaj se reče ali naredi.

Primeri tovrstnih povratnih informacij: fant povabi dekle na zmenek in dama seveda razume, da si mladenič želi pozitivnega odziva. Dekle pa lahko flirta in raztegne resnico, ne da bi reklo "da" ali "ne". Povratne informacije se bodo sčasoma pojavile, vendar bodo preveč nejasne. Takšne situacije lahko kažejo na pomanjkanje zaupanja v izbiro osebe ali na nekakšno igro, ki jo nekdo igra zaradi lastnega interesa ali osebne koristi.

Namen pridobivanja povratnih informacij

Oseba ne mara živeti v temi. Vsak človek si v življenju želi gotovosti. Za to pa sogovorniki potrebujejo povratne informacije drug od drugega. Primer: Zaposlenemu je šef povedal, da je ob koncu tedna mora v službo. Razumljivo je, da je oseba nezadovoljna, vendar je bila opozorjena in mora podati povratne informacije, da bi bili nadrejeni seznanjeni in bi lahko načrtovali proizvodnjo, pri čemer računajo na svojega podrejenega. Kakšen je namen povratnih informacij:

• Psihološko udobje. Povratne informacije dajejo ljudem idejo o tem, kaj mislijo in kako se bodo obnašali.
• Možnosti načrtovanja. Povratne informacije posamezniku omogočajo, da načrtuje svoj čas in ga pametno upravlja.
• Omogoča, da oseba razmišlja o reakcijah nasprotnika in deluje na podlagi teh reakcij.

Kako pravilno podati povratne informacije

Želite biti spoštovani? Nato se morate naučiti, kako strokovno in primerno podajati povratne informacije ljudem. Če tega ne storite, vas bodo imeli za nekulturno osebo in vašega mnenja ne bodo poslušali. Spodaj najdete nasvete in napotke za pravilno pridobivanje povratnih informacij:

• Nikoli ne uporabljajte osebnih žaljivk. Želite podati negativne povratne informacije? Primeri napačnega pristopa: "Vedno zamujaš v službo - tako neodgovornemu delavcu ne bi nikoli zaupal vodstvenega položaja. Pravilni odgovor je: "Zaposleni, ki zamujajo v službo, ne bodo hitro napredovali v svoji karieri. Govorite na splošno. Oseba bo opazila nežnost, s katero jo obravnavate, in zagotovo bo prisluhnila vašim nasvetom.
• Manj delite z ljudmi o tem, kaj mislite. Zavedajte se, da imamo vsi ljudje različno dojemanje resničnosti in da se tisto, kar se vam zdi privlačno, drugim lahko zdi grdo. Pri izražanju svojega mnenja bodite previdni. Delite svoja opažanja in sklepe, ki jih lahko potegnete iz njih, vendar stavka ne ocenjujte čustveno.
• Ne prizadenite čustev druge osebe. Želite biti pozitiven sogovornik? Več govorite o svojih občutkih. Tudi slabe novice lahko nekoliko posladkamo s pozitivnimi povratnimi informacijami. Primer: "Zelo sem razočaran, da nisi dobil položaja, upam, da bo naslednjič tvoj.".
• Ne preobremenjujte osebe z informacijami. Vaše povratne informacije morajo vsebovati točno to, kar menite, da bo oseba od njih dobila. Ne poskušajte povedati vsega in ne pozabite vsega. Osredotočite se na bistvene, ne na sekundarne stvari.

Vloga gest

Neverbalna komunikacija je bistvenega pomena v življenju vsakega posameznika. Ljudje govorijo z gestami, zato je govorica telesa prav tako pomembna kot običajen govor. Če želite, da imajo sogovorniki do vas pozitiven odnos, se ne poskušajte obnašati kot skala, med pogovorom ne križajte rok in pustite, da govori vaše telo. Primer obrazca za povratne informacije, v katerem se strinjate z nasprotnikom - prikimavanje ali nasmeh. Včasih so takšne geste celo primernejše od besed. Ne pozabite na formalno in neformalno komunikacijo. Včasih je treba geste podpreti s stavki, da osebi sporočite, da jo popolnoma razumete.

Če se ne strinjate z nasprotnikovim stališčem, morate za dialog še vedno uporabiti svoje telo. Negativno stresanje z glavo, skomiganje z rameni - poživlja govor in zmanjšuje vtis, ki ga ustvarjajo vaši različni pogledi na svet.

Zakaj potrebujete?

Funkcije obrazca za povratne informacije so naslednje:

• Pomaga oblikovati trende.
• Pomaga spoznati družbeno razpoloženje.
• Poveča razumevanje ljudi.
• Omogoča, da svoje izjave oblikujete glede na situacijo.

V današnjem svetu je na voljo veliko orodij, s katerimi lahko oseba dobi povratne informacije. Lahko ga prejmete ne le osebno, temveč tudi po telefonu, besedilnem sporočilu ali elektronski pošti.