Zapisnik o poslovnem potovanju: primer, značilnosti izpolnjevanja

Študij vzorca opomnika o službenem potovanju je vreden, da bi pravilno izpolnili takšen dokument. Tako bo računovodja lahko pridobil vse potrebne informacije in natančno izračunal povračilo potnih stroškov. Poleg tega zaposleni ob upoštevanju določenega vzorca ne bo izpustil potrebnih informacij in bo v dokument vnesel vse zahtevane podatke.

Za kakšen namen se uporablja

Vzorec zapisnika o poslovnem potovanju se uporablja za pripravo dokumenta znotraj organizacije. Zabeleži datume odhoda in prihoda specialista. V tem dokumentu je treba označiti tudi kraj dejanskega bivanja zaposlenega.

Obvestilo o službenem potovanju (vzorec spodaj) je treba uporabiti, kadar:

• Delavec nima dokumentov, ki bi dokazovali, da je dejansko bival na zahtevani lokaciji;
• potovanje poteka z najetim, zasebnim ali službenim vozilom.

Namen opombe je računovodji olajšati obračunavanje dnevnic. Brez podatkov o dejanskem številu dni, ki jih je delavec preživel na službenem potovanju, bo težko natančno obračunati vračanje zaposlenega.

Struktura

Za obrazec zadostuje list papirja A4. Na podlagi standardne predloge opomnika o poslovnem potovanju mora biti struktura dokumenta naslednja:

1. Ф. И. О. vodja podjetja. Napiše se v zgornji kot.
2. Iniciale vodje enote. Navesti, če je delovno mesto v podjetju. Na dnu pod prvimi začetnicami je treba napisati. Podatki so na voljo tudi tukaj (F. И. О.) zaposleni.
3. Ime dokumenta. Pisanje na sredini lista. Tu je treba navesti naslov dokumenta in njegovo vsebino. Delavec lahko bistvo opombe o službenem potovanju navede v prosti obliki. V tej fazi ni obveznih polj.
4. Dokumenti, ki jih je treba priložiti. Navesti jih je treba na dnu obrazca.

Čeprav ni strogih zahtev glede vsebine zahtevka, morajo biti v dokument vključeni nekateri podatki. To so naslednji podatki:

• Datumi odhoda in vrnitve;
• namen potovanja;
• model, registrska številka, naslov in znamka vozilo, Zapisnik o službenem potovanju mora vsebovati kopijo zapisnika o službenem potovanju (ne glede na to, ali gre za najem, uradni ali zasebni dokument);
• datum izdelave dokumenta, številka dokumenta in podpis zaposlenega z natisnjenim napisom.

Potrebni podatki

Čeprav lahko vzorec opomnika o službenem potovanju natipkate na računalnik in natisnete, ga mora zaposleni napisati ročno. Lahko se uporabi običajen list papirja, vendar se najpogosteje vrnjenemu delavcu izda dopisni papir podjetja.

Splošna struktura dokumenta je od podjetja do podjetja podobna, vendar zakon podjetjem ne preprečuje, da bi pripravila lastne predloge za opomine. Zaposleni morajo po službenem potovanju vedno posredovati enake informacije. Razlike se lahko pojavijo zaradi posebnih notranjih procesov v organizaciji.

Na podlagi Uredbe št. 749 (odstavek 3) mora vsako podjetje pripraviti takšen dokument, ki odraža potrebno obliko in vsebino zapisa, ki se uporablja v določenem podjetju. Glavna stvar je, da ne pozabite navesti osnovnih podatkov (številka, datum naročila), avtomobilska znamka itd. д.).

Spremni dokumenti

Poleg opomina mora delavec predložiti tudi druge dokumente. To se nanaša na dokumentacijo, kot so:

Če iz različnih razlogov ni mogoče izdati takšnih obvestil, mora delavec, ki se vrne z misije, predložiti medopravilno obvestilo (Inter-office Memo). Pomembno je, da vsebuje opombo gostitelja, ki potrjuje navedene podatke o poslovnem potovanju: datum in uro prihoda/odhoda ter kraj bivanja.

Rezultati

Memo na poslovnem potovanju omogoča lažje poročanje podjetja in delo - računovodja bolj priročno. Da bi zagotovili, da zaposleni ne delajo napak in pravilno izpolnijo takšen dokument, vsako podjetje naredi svoj vzorec, pri čemer upošteva vse značilnosti notranjih procesov organizacije.