Formaliziranje rezultatov popisa: seznam dokumentov, postopek za pripravo popisa

Inventarizacija je postopek primerjave obstoječih sredstev s tistimi v evidencah podjetja. Postopek izvede posebna komisija, ki jo z odredbo imenuje vodja podjetja. Postopek pogosto pokaže pomanjkanje ali presežke. Zato je treba rezultate popisa pravilno in uradno dokumentirati. Pripravijo in podpišejo jih člani komisije.

Koncept zaloge

Predstavlja standardno in pogosto uporabljeno metodo računovodskega preverjanja stanja in gibanja različnih vrst premoženja in denarja v podjetju. Z njegovo pomočjo se razkrijejo neskladja med zapisi v računovodskih listinah in dejanskimi stanji različnih postavk ali sredstev v podjetju.

Inventarizacija se izvaja za različne vrste sredstev podjetja. Pri njenem izvajanju se upoštevajo posebne metodološke smernice, ki jih je odobrilo ukrajinsko ministrstvo za finance Odlok Ministrstva za finance № 49. Tu je naveden tudi postopek za pripravo rezultatov popisa.

Cilji postopka

Inventura se lahko opravi večkrat letno na podlagi odredbe, ki jo izda generalni direktor podjetja. Izvesti ga je treba, če se podjetje odkupi, odda v najem ali proda. Poleg tega se opravi pred pripravo letnih računovodskih izkazov, ob spremembi odgovorne osebe ali ob odkritju kraje v podjetju. Sredstva je treba pregledati vsaka tri leta. Po različnih naravnih nesrečah ali izrednih razmerah morajo podjetja nujno ugotoviti morebitno škodo in opraviti popise.

S tem postopkom je mogoče doseči več ciljev:

• Preverjanje računovodske usposobljenosti računovodje podjetja;
• da bi odkrili različne nezabeležene transakcije;
• Ugotavljanje napak, ki jih je storilo računovodsko osebje;
• nadzor nad celovitostjo sredstev in pravočasnostjo plačil;
• preverite stanje in pogoji skladiščenja lastnost;
• prepoznavanje blaga, ki ga ni na zalogi ali je zastaralo;
• preverjanje integritete dela odgovornih oseb;
• Preučitev gibanja zalog v podjetju
• odkrivanje transakcij, ki iz različnih razlogov niso bile prikazane v računovodskih evidencah.

Da bi dosegli zgornje cilje, se je treba naučiti, kako izvajati in beležiti rezultate popisov. Če dokumenti, pripravljeni po tem postopku, vsebujejo kakršne koli nepravilnosti ali napake, rezultati ne bodo sprejeti kot veljavni.

Vrste postopkov

Popis je lahko več vrst. Lahko je popolna ali zasebna ter selektivna ali neprekinjena.

Poleg tega se razlikuje med nenačrtovanimi, načrtovanimi, nadzornimi ali ponavljajočimi se postopki.

Kako se izvaja?

Izvedba popisa in dokumentiranje njegovih rezultatov sta zapletena postopka, ki ju lahko izvede le popisna komisija. Sestavljajo ga strokovnjaki podjetja, ki jih ne zanimajo rezultati postopka ter imajo potrebno znanje in izkušnje.

Postopek popisa je razdeljen na naslednje korake:

• Na začetku vodstvo izda nalog, na podlagi katerega se začne postopek;
• se imenuje inventurna komisija;
• Izbrani strokovnjaki pregledajo račune in potrdila ter različna poročila o gibanju denarja ali materialnih sredstev;
• Predsednik komisije podpiše vse dokumente, ki so priloženi zapisnikom;
• Potrdila pripravijo osebe, ki so odgovorne za popis;
• dejanske vrednosti materiala se primerjajo z zapisi v dokumentaciji;
• na koncu postopka se lahko izvedejo kontrolni pregledi;
• šele nato se pripravijo rezultati.

Komisija mora pravilno sestaviti dokumente o rezultatih popisa, ki se nato posredujejo vodji podjetja v pregled. Ustrezno dokumentiranje rezultatov popisa je bistvenega pomena za zakonito in dobičkonosno poslovanje podjetja. Zato ljudje, ki so zainteresirani za izid postopka, ne smejo posredovati.

Postopek za dokumentiranje rezultatov popisa

Na koncu postopka je treba pripraviti številne dokumente. Te pregledajo in izpolnijo člani popisne komisije, nato pa jih posredujejo v pregled vodstvu podjetja. Na podlagi teh dokumentov se sprejme odločitev o privedbi k odgovornosti materialno odgovornih oseb ali računovodij, zato bi morali člani komisije resno razmisliti o pripravi rezultatov popisa. Dokumenti, ki jih je treba sestaviti v tem primeru, so naslednji

• odredbo, s katero se začne revizijski postopek; izda jo vodja podjetja
• kontrolni dnevnik, v katerem je navedeno, kako člani inventurne komisije izvajajo direktorjeve ukaze;
• popis raznovrstnega premoženja, ki ga predstavljajo osnovna sredstva, neopredmetena sredstva, blago ali gotovina;
• pregled odpremljenih dragocenosti;
• popis premoženja, prejetega v hrambo ali prevoz;
• poročilo o popisu plemenitih kovin ali nakita;
• popis vrednostnih papirjev in bilance stanja;
• preverjanje računov pri kupcih, upnikih, dolžnikih ali dobaviteljih
• popisne liste, sestavljene za osnovna sredstva ali drugo premoženje;
• dejanje nadzora, s katerim je mogoče preveriti pravilno izvajanje postopka;
• Odredba o upravljanju na podlagi rezultatov inšpekcijskih pregledov.

Vsak dokument ima svoje posebnosti. Pravilno dokumentiranje rezultatov popisa omogoča njihovo uporabo za pregon storilcev kaznivih dejanj ali ugotavljanje tatvin.

Pravila za izdajo naloga

popis zalog se opravi le na podlagi uradne odredbe, ki jo izda vodja podjetja. Ta dokument je vključen v knjigo nadzora, na podlagi katere se ocenjuje učinkovitost in pravočasnost izvrševanja ukazov direktorja.

Primer takega naročila je prikazan v nadaljevanju. Dokument se lahko pripravi tudi za nenačrtovano revizijo.

Podrobnosti pri sestavljanju popisov

Priprava rezultatov popisa obsega izdelavo različnih aktov in popisnih listov. Pravila za pripravo takšnega naloga vključujejo:

• V njih so zabeleženi dejanski podatki, ki jih med revizijo prikažejo člani komisije;
• se lahko izpolnijo s pomočjo računalnik ali ročno;
• ne brez napak v, madeži ali popravki;
• imena različnih dragocenosti, ki jih je treba preveriti, je treba zapisati na podlagi podatkov iz nomenklature;
• merske enote morajo biti enake kot v zapisih;
• na vseh straneh popisa, število dejansko najdenih predmetov in število predmetov na podlagi v evidencah ni napak;
• če je prišlo do napake, jo je treba popraviti s prečrtanjem vrstic in zgoraj navesti pravilne podatke, ta popravek pa mora biti potrjen s podpisom predsednika odbora in materialno odgovorne osebe družbe
• V popisu ne sme biti praznih vrstic, zato se preostali prostor preprosto prečrta;
• Na koncu dokumentov je treba navesti, da so bile preverjene tarife in takse ter da so vse izračune opravili člani odbora.

Če se inventura izvaja zaradi zamenjave odgovorne osebe, morata dokument podpisati prejšnji in novi zaposleni.

Odredba, ki jo izda vodja podjetja na podlagi rezultatov revizije

Oblikovanje in evidentiranje rezultatov popisa je pomembna faza tega postopka. To obvezno vključuje izdajo odredbe s strani vodstva podjetja. To odredbo pripravi šele po tem, ko, kako bo direktor podjetja pregledal poročila o inventuri, ocenjevalne liste, popise in druge podobne dokumente.

Na podlagi pridobljenih podatkov vodstvo sprejme odločitev o rezultatih preverjanja. To se odobri z uradnim nalogom. V ta dokument je treba vključiti naslednje podatke:

• ime podjetja;
• izbrana organizacijska oblika;
• datum izdaje dokumenta;
• Navedeni so dokumenti, na katere se je direktor organizacije opiral v postopku obdavčitve sprejemanje odločitev;
• Rezultati revizije so potrjeni;
• Naveden bo vrstni red, po katerem bodo nepravilnosti ali neskladnosti odpravljene;
• imenujejo se osebe, odgovorne za izvršitev odredbe, in direktorji, odgovorni za izpolnjevanje odredbe.

Odredbo mora podpisati neposredni vodja, nato pa jo mora sopodpisati računovodja, ki mora biti seznanjen z besedilom, ki ga je pripravil revizor. Nato se dokumenti predajo računovodskemu oddelku, katerega člani so odgovorni za izvršitev sklepa direktorja.

Zakaj je potrebno dokumentiranje?

Po pregledu popisa je treba obvezno pripraviti formalne izvorne dokumente. Oni so tisti, ki potrdijo, da je bil popis opravljen dobro in da so vse najdene informacije verodostojne.

Pravilno dokumentirani rezultati popisa omogočajo sklepanje o tem, v kolikšni meri računovodske informacije ustrezajo dejanskim količinam različnih dragocenosti. Z revizijo je pogosto mogoče odkriti zaostanke, goljufije ali celo poneverbe zaposlenih v podjetju.

Zaključek

Inventura je pomemben način preverjanja točnosti računovodskega sistema. Rezultate popisa je treba ustrezno dokumentirati z različnimi primarnimi dokumenti. Sestaviti jih morajo neposredno člani popisne komisije, nato pa jih pregleda in podpiše vodja podjetja.

Na podlagi teh dokumentov je mogoče oceniti, ali je računovodstvo podjetja pravilno.