Osnovne računovodske listine so... Pojem, pravila sestavljanja in hranjenja računovodskih listin. 402-fz "o računovodstvu". Člen 9. Prvotne računovodske listine

Pravilno priprava dokumentov pri vodenju računovodskih evidenc je zelo pomembno za postopek oblikovanja informacije o knjigovodstvu in določanju davčnih obveznosti. Zato je treba dokumente obravnavati s posebno pozornostjo.

Računovodski strokovnjaki, mala podjetja, ki sami vodijo knjigovodstvo, morajo poznati osnovne zahteve za ustvarjanje, arhiviranje, premikanje, shranjevanje dokumentov.

Koncept dokumenta

Računovodski predpisi ne pojasnjujejo pojma listine. Zato je treba uporabiti opredelitev iz standarda GOST R ISO 15489-1-2007.

Računovodska listina je prepoznavna informacija, zapisana na otipljivem nosilcu, ki jo fizična oseba ali organizacija ustvari, prejme in hrani kot dokaz pri potrjevanju poslovnih dejavnosti ali pravnih obveznosti.

Primarni dokumenti so dokumenti, ki vsebujejo vhodne podatke o procesih in dejavnostih. To so računovodske listine, ki delujejo kot podlaga za računovodske transakcije.

Prvotne knjigovodske listine so listine, s katerimi se evidentirajo dejstva o gospodarskih dejavnostih. Ta pojem ureja zvezni zakon "O računovodstvu" v členu.

Glavna zahteva za njihovo pripravo je, da jih je treba pripraviti ob izvedbi poslovnega dejstva ali takoj po njem (če je to mogoče).

Osnovni dokumenti

Prvotno knjigovodsko listino je treba sestaviti ob poslovnem dogodku, če to ni mogoče, pa takoj po njem.

Glavni primarni dokumenti so:

1. tovorni list v obliki FORG-12.
2. RKO in PKO.
3. Računovodski certifikat.
4. Predhodno poročilo.

Različni primarni dokumenti

Noben normativni akt ne vsebuje razvrščanja in klasifikacije računovodskih listin. Ločimo naslednje vrste knjigovodskih listin, pri čemer te listine upoštevajo

1. Kraj, kjer jih je treba pripraviti: zunanji in notranji.
2. Uporabljeni dokumentarni obrazci: neenotni (ustvarjeni v skladu z obrazci, ki jih je neodvisno razvila organizacija), enotni (ustvarjeni v skladu z obrazci iz albuma enotnih obrazcev).
3. Vrsta nosilca podatkov: elektronski in papirnati.
4. Obseg podatkov: konsolidirani in primarni.
5. Vrste obveznosti, računovodska področja, sredstva: računovodstvo denarnih transakcij, računovodstvo plač, računovodstvo zalog, računovodstvo osebne varovalne opreme, drugo podobno.

Oblike primarne računovodske dokumentacije

Vodenje knjigovodskih listin pomeni predvsem uporabo enotnih in samostojno razvitih obrazcev. Uporaba številnih enotnih obrazcev od leta 2013 ni obvezna.

Vse primarne obrazce mora odobriti vodja organizacije. Trenutno so obvezni naslednji

1. Obračunavanje tovornega prometa (272-P vlade).
2. O obračunavanju dela in njegovem plačilu (1-P Goskomstata).
3. O obračunavanju denarnih operacij (88-P Goskomstata, 3210-U Banke RF).

Standardni obrazec je predviden tudi za plačilne naloge. Pri pripravi standardiziranih obrazcev je treba obvezno izpolniti knjigovodske listine, in sicer vsa predvidena polja (vrstice). Če kateri koli podatek manjka, je treba v ustrezen stolpec vnesti pomišljaj.

Omeniti velja, da se v organizacijah še vedno uporabljajo računovodske listine, ki trenutno niso obvezne. Glede na notranje potrebe podjetja je mogoče te obrazce nadalje razviti. Lahko so primernejši in priročnejši za beleženje posebnih poslovnih dejavnosti. Tako je na primer mogoče opustiti uporabo žiga in uporabiti naslov ali opombo na hrbtni strani.

Odobritev primarnih računovodskih dokumentov

Organizacije so dolžne odobriti primarne obrazce, ki se bodo uporabljali (odstavek 4 odstavka 1/2008-RAS). Pomembno se je zavedati, da zgolj sklicevanje na album poenotenih oblik ne bo dovolj.

V računovodskih usmeritvah je treba navesti posebne vrste dokumentov iz albumov, ki jih bo organizacija uporabljala, in seznam oseb, pooblaščenih za podpisovanje izvirnih dokumentov.

Obrazce lahko odobrijo tudi drugi lokalni regulativni akti. Na primer odredba o odobritvi obrazcev za primarne knjigovodske listine. Računovodske usmeritve morajo vsebovati sklicevanje na takšno odredbo.

Obvezne sestavine knjigovodskih listin

402-FZ ureja zahteve glede obveznih sestavin izvirnih računovodskih listin. Skupno je na voljo sedem podrobnosti:

1. Datum dokumenta.
2. Ime dokumenta.
3. Ime gospodarskega subjekta, ki je pripravil dokument.
4. Vsebina dejstev o gospodarskih dejavnostih.
5. Vrednost v denarju ali naravi (z enotami).
6. Imena in priimki oseb, odgovornih za transakcijo.
7. Podpisi odgovornih oseb in prepisi.

Nekateri dokumenti, ki niso primarna dokumentacija, se lahko uporabljajo kot taki.

Če organizacija pripozna odhodke za najemnino, so takšne knjigovodske listine izpiski iz poslovnih knjig in najemna pogodba. Člena 611 in 622 civilnega zakonika določata, da je treba v takem primeru obvezno sestaviti dvostranske listine o prevzemu in prenosu predmeta odgovornosti. V skladu s členom 753 civilnega zakonika so lahko enostranski dokumenti primarni dokumenti.

Evidentiranje dokumentacije v računovodskih evidencah

Pomembno je upoštevati posebne primere, ki se pogosto pojavljajo v dokumentaciji.

Zavračanje uporabe pečatov. Glavni namen pečata je potrditi podpis, ki ga je dala odgovorna oseba. Od leta 2015 podjetjem ni treba imeti žiga. Podatki o pečatu morajo biti navedeni v statutu družbe (82-FZ). Žig je potreben le v primerih, ki jih določajo zvezni predpisi.

Navedena mora biti na naslednjih dokumentih: dvojnih delniških certifikatih, poročilih o nezgodah pri delu, dokumentih, predloženih carinskim organom, pooblastilu, ki vam omogoča zastopanje pravne osebe na sodišču.

Žig ni obvezen, vendar je njegova prisotnost lahko predvidena na obrazcu primarne računovodske listine, ki ga odobri vodja podjetja.

Dokumenti, sestavljeni v tuji jezik. V računovodstvo se lahko sprejmejo samo dokumenti v ruskem jeziku. Če je dokument v drugem jeziku, ga je treba prevesti v ruščino, in sicer vrstico za vrstico. Overitev prevoda ni potrebna, razen v primerih, ki jih določa Haaška konvencija:

1. Odpravljanje napak v primarnih računovodskih dokumentih. Podatki vrednostne narave se lahko v računovodskih listinah prikažejo v nominalnih enotah, v valuti, v rubljih.
2. Elektronska oblika primarnega računovodstva.

Zvezni zakon 402-FZ gospodarskim subjektom omogoča, da pripravijo primarne dokumente ne le v papirni obliki, temveč tudi v elektronski obliki.

Elektronska listina mora vsebovati vse obvezne sestavine, določene za knjigovodske listine, in elektronski podpis.

Obstajajo tri vrste elektronskih podpisov - enostavni, okrepljeni nekvalificirani in okrepljeni kvalificirani. Po podatkih Ministrstva za finance se lahko uporabi katera koli od treh možnosti.

Pooblastilo za podpisovanje primarnih računovodskih dokumentov

Zaposleni v organizaciji ima pravico do podpisa, če je bil pripravljen eden od naslednjih dokumentov:

1. Pooblastilo za podpisovanje primarnih dokumentov (členi 185-189 civilnega zakonika).
2. Odredba, ki daje pravico do podpisa.

V primerjavi z odredbo o podelitvi pooblastila za podpisovanje se lahko pooblastila izdajo tudi osebam, ki niso zaposlene v organizaciji. Po dogovoru strank se lahko faksimile uporablja za podpisovanje primarnih dokumentov (člen 160 civilnega zakonika).

Časovni razpored izvajanja dokumentov v računovodstvu

Načrt toka dokumentov je opis postopkov za ustvarjanje, premikanje, obdelavo, shranjevanje računovodskih dokumentov, ki je lahko v obliki preglednice ali diagrama. Načrt se lahko odobri kot priloga k računovodski politiki ali kot lokalni normativni akt. V slednjem primeru mora računovodska usmeritev vsebovati sklicevanje na ta akt.

Načrt pretoka dokumentov mora nujno vključevati

1. Roki, v katerih je treba pripraviti, oddati, obdelati in shraniti dokumente.
2. Položaji oseb, odgovornih za operacije, ki so prikazani v seznamu dokumentacije (105-P Ministrstva za finance).

Dnevnik za evidentiranje izvirnih dokumentov

Vodenje takega dnevnika je pravilo racionalnega pretoka dokumentov in ne pravilo knjigovodstva. Na spletni strani je potrebno, da evidentiranje knjigovodskih listin - vhodnih in izhodnih primarnih listin. Strokovnjaki svetujejo vodenje takšnega dnevnika v primerih, ko se računovodstvo izvaja brez uporabe posebne računovodske programske opreme.

Na primer, če uporabljate 1C, se lahko dnevnik dokumentov ustvari in natisne takoj, ko je to potrebno. V registru prejemnih dokumentov so na primer prikazani dokumenti dobaviteljev, v registru blagajniških dokumentov pa dokumentacija blagajne podjetja.

Računovodstvo za razliko od davčnega računovodstva omogoča prikaz dejstev gospodarske dejavnosti v odsotnosti primarnih knjigovodskih listin, vendar le, če so tako ali tako prejete pozneje.

V tem primeru je treba poslovne transakcije obračunati z uporabo tehnike vrednotenja. Ko je dokument prejet, ni obrnjen. Popraviti je treba le datum prejema.

Ta pristop urejajo 21/2008-PBU, 119n-P Ministrstva za finance, ACPI16-443-R Vrhovnega sodišča.

Izjema od tega postopka so dokumenti v zvezi s posredniškimi transakcijami. Posrednik mora posredovati vso dokumentacijo. Če je poročilo o transakciji sestavljeno z napakami ali netočnostmi, lahko naročitelj v 30 dneh po prejemu poročila vloži ugovor (člena 999 in 1008 civilnega zakonika).

Hramba in uničenje računovodskih listin

Vrstni red shranjevanja primarnih dokumentov je določen v 558-P. Splošni rok hrambe dokumentov v skladu s 402-FZ "O računovodstvu", člen 9, je 5 let. Vodja podjetja je odgovoren za organizacijo shranjevanja dokumentov.

Nekatere dokumente je treba hraniti dlje časa:

1. Nakup premičnin - najmanj 10 let.
2. Za transakcije z nepremičninami - za nedoločen čas.
3. Izpiski dividend in potrdila o službenih potovanjih na skrajnem severu - 75 let.

Če notranjih računovodskih dokumentov ni več mogoče arhivirati, se lahko uničijo. Odločitev o možnosti uničenja bi morala sprejeti strokovna komisija, ki se ustanovi vsako leto ali za stalno. Na podlagi take komisije bi bilo treba pripraviti akt, ki bi vključeval seznam dokumentov, ki jih je treba uničiti.

Podjetje lahko dokumentacijo likvidira z lastnimi sredstvi ali jo prenese na specializirana organizacija.

Odgovornost za hrambo primarnih dokumentov

Kazni so predvidene za grobe kršitve naslednjih določb kršitve zahtev za računovodstvo in finančno poročanje. Ena najhujših kršitev je odsotnost obveznih primarnih računovodskih listin, računovodskih registrov, računovodskih izkazov in revizorjevega poročila.

Če se odkrijejo takšne kršitve, se naložijo globe v naslednjih zneskih

1. Uradniki - 5-10 tisoč rubljev. rubljev.
2. Ponavljajoče se kršitve uradnikov - 10-20 th. RUB ali diskvalifikacija za 1-2 leti.