Elektronski zapisi so... Pojem, vrste in tipi shranjevanja informacij

V svetu se dogaja veliko stvari. Informacije so sprejete in posredovane. Vendar je pomembno, da se informacije ohranijo. Pisanje na papir je prvi način, kako si zapomniti informacije. Arhivi so obstajali od najzgodnejših časov. Po njihovi zaslugi je znanih toliko dejstev iz zgodovine preteklosti. V današnjem svetu je običajno, da pustite informacije za uporabo v računalnik ali elektronski sistem za shranjevanje podatkov na elektronskem mediju. Shranjevanje poteka prek posebnih dokumentov. Ti arhivi se imenujejo elektronski arhivi. Predstavljamo vam, kako so organizirani, kako se uporabljajo in kako se imenujejo.

Koncept

Arhiv je organizacija, ki hrani, zbira in vzdržuje neke vrste dokumentacijo. To so lahko informacije, ki se nanašajo na posameznika ali institucijo.

Elektronsko arhiviranje je sistem shranjevanja, ki avtomatizira in izboljšuje delovne procese v podjetju. To so računovodski, tehnični, kadrovski in drugi dokumenti. Tako lažje najdete pravi papir in sprostite veliko prostora. Poglejmo, zakaj je potreben arhiv.

Potreba po arhivu

Za katere namene je treba ustvariti elektronski arhiv dokumentov podjetja:

• Za ohranjanje pomembnih informacij. Pravilno konfiguriran sistem varuje informacije. Izključuje tudi možnost izgube pri prevozu, prenosu ali požaru.
• Zelo pospešen postopek iskanja zahtevanega dokumenta s pomočjo načina samodejnega iskanja. skrajša čas, ki je potreben za iskanje informacij.
• Zagotavlja nadzor dostopa, celovitost dokumentov in preprečuje nepooblaščene spremembe. Pravice uporabe je mogoče omejiti, kar omogoča spremljanje vseh dejavnosti.
• Vsa dokumentacija je urejena.
• Razvoj standardov za dokumente, njihovo razvrščanje in urejanje v podjetju. Možnost ustvarjanja enotne podlage za organizacijo na kateri koli ravni. Stroškovno učinkovita rešitev za velika podjetja.
• Praktično. Enostavno upravljanje vseh dokumentov. Enostaven dostop.

Ukrepi elektronskega arhivskega sistema

Osnovne operacije elektronskega arhivskega sistema:

1. Ohranjanje dokumentov.
2. Registracija.
3. Zagotavljanje potrebnih podatkov.
4. Možnost uporabe in urejanja informacij po želji.
5. Upravljanje informacij po potrebi.
6. Sposobnost timskega dela z dokumenti.

Dodajmo v arhiv še nekaj pomembnih funkcij:

• Vnos potrebnega dokumenta in njegovo shranjevanje.
• Enostavno iskanje in brskanje.
• Funkcionalnost tiskanja.
• Hitro in enostavno iskanje želenega dokumenta.
• Brez možnosti izbrisa.
• Dovoljen je omejen dostop do dokumentov.
• Možnost varnostnega kopiranja in shranjevanja.
• Ogled zgodovine ustvarjanja, vnosa sprememb dokumenta.
• Integracija z obstoječimi sistemi.

Faze ustvarjanja

Razmisliti je treba o tem, kako se ustvarja elektronski arhiv. Stopnje njegovega nastanka so naslednje:

• Analizirajte dejavnosti podjetja. Sistem je mogoče konfigurirati tako, da zajema vse delovne procese.
• Razvoj pravil za uporabo sistema. Določitev prednostne naloge naslednji koraki:.
• Omogočite dodatke. Optimizacija že obstoječih informacij.
• Dokumente je treba skenirati ali pretvoriti v elektronsko obliko.
• Naslednji novi podatki, ki jih je treba vnesti, zabeležiti in povezati z drugimi predmeti.

Priprava arhiva

Da bi bile informacije na voljo v elektronskem arhivu, je treba

• določitev oddelkov, katerih informacije je treba prenesti in ohraniti v arhivu.
• Določite sestavo datotek.
• Izvedite vse korake za deponiranje informacij.

Prvi korak pri ohranjanju informacij v elektronskem arhivu vključuje naslednje korake:

• Pretvarjanje v pravilno obliko.
• Pripenjanje dodatnih datotek: potrdila, elektronski podpisi, vloge.
• Navedite indeks datoteke, število strani, naslove, datume.
• Ustvarjanje popisa.

Informacije je treba preveriti, tako kot na papirju. Pri preverjanju elektronskih medijev se upoštevajo:

• Avtentičnost.
• prisotnost digitalnega podpisa.

Informacije je treba obdelati in reproducirati brez posebnih programska oprema. Funkcija shranjevanja mora biti konfigurirana za najmanj 10 let.

Arhivski podsistemi

Opozoriti je treba, kaj sestavlja elektronski sistem. Strojna oprema vključuje:

• Sistemski strežnik.
• Delovne postaje.
• Omrežna oprema.

Delo podsistemov ni mogoče jasno razmejiti.

Značilne funkcije podsistemov:

• Vnos skeniranih dokumentov, obdelava, pretvorba dokumentov v elektronsko obliko.
• Uvedba dokumentov, ki so bili na začetku ustvarjeni elektronsko.
• Dolgoročno shranjevanje dokumentov.
• Aplikacije za upravljanje strojne opreme.
• Obdelava skeniranih dokumentov.

Kako olajšati hrambo in izmenjavo informacij v podjetju

Organizacija elektronskega arhiva podjetju omogoča optimizacijo poslovanja. Vključevati mora ne le računovodske in gospodarske evidence, temveč tudi programe, ki se odpirajo:

• Zvočne datoteke.
• Videoposnetek.
• Fotografije.
• Glasovna pošta.

Delo arhivov na zakonodajni ravni ureja regulativna in metodološka podlaga:

• Inštitut za znanost o dokumentih in arhivi Izdana so bila priporočila za pridobitev, registracijo in organizacijo hrambe elektronskih dokumentov v arhivih organizacij".
• Ministrstvo za kulturo Ruske federacije Odredba št. 31.03.2015 № 526 odobrena "Pravila o organizaciji hrambe, pridobivanja, evidentiranja in uporabe dokumentov Arhivskega sklada Ruske federacije in drugih arhivskih dokumentov v javni organi, telesa lokalna samouprava in organizacije".

Sorte

Ločimo naslednje vrste elektronskih arhivov

• Upravljanje arhivskih zapisov je potrebno za podjetja.
• Finančne in gospodarske evidence - za računovodstvo in plačila.
• Projektna dokumentacija.
• Regulativni dokumenti - standardi, avtorske pravice, regulativni okvir.
• Tehnična dokumentacija.
• Pravni dokumenti, pogodbe.
• Kadrovska dokumentacija. pogodbe o zaposlitvi, kadrovske mape, odredbe, navodila v podjetju.
• Inženirska dokumentacija. Risbe.

Elektronski arhivi so priložnost, da se zagotovi ohranjanje informacij. O tem, kako optimizirati ta proces, bomo govorili.

Shranjevanje informacij v arhiv

Da bi zagotovili celovitost informacij, je treba za to poskrbeti že v fazi načrtovanja. Za vodenje elektronskega arhiva je treba

• Boljši pogoji shranjevanja nosilcev podatkov.
• Vzpostavitev sistema arhiviranja informacij.
• redno preverjajte razpoložljivost predmetov in pogoje njihovega shranjevanja.
• Preverite stanje nosilcev podatkov.
• Ustvarjanje varnostnih kopij.
• Razvoj sistema za prenos in prepisovanje informacij v sodobnejše medije.
• nadzor nad pojavom virusov za preprečevanje nepooblaščenega dostopa.

Omogoča vam zaščito in shranjevanje podatkov.

Arhivski programi

Elektronski arhivi so programi za shranjevanje Dokumenti, ki jih je treba optimizirati za delo določeno podjetje. Nekatere funkcije je treba dodati, nekatere odstraniti. Obrazec preglednice, vzorčne obrazce je mogoče dodajati in urejati.

Elektronski arhiv je program, ki potrebno za Delo z GOST-i, SNiP-i, standardi, uveljavljenimi pravili in zahtevami.

Omogoča enostavno iskanje starih dokumentov.

Program vključuje:

• Elektronsko upravljanje dokumentov.
• Možnost shranjevanja trenutno veljavnih dokumentov.
• Ustvarjanje povezav do omrežnih map.
• Shranjevanje optično prebranih dokumentov in slik.
• Možnost registracije dokumenta.
• Izvoz v Excel.
• Prilagajanje datuma pri ustvarjanju in umeščanju dokumentov.
• enostavno in preprosto iskanje zahtevanega dokumenta po izbranem parametru.
• Povezovanje dokumentov.
• ustvarjanje zgodovine dokumentov, izdanih zaposlenim.
• Delo z dokumenti v lokalnem omrežju.
• Uporabite različne barve za ločevanje dokumentov glede na status ali kategorijo.
• Možnost razmejitve pravic dostopa do določenih dokumentov.

Arhiv e-pošte

Razmislimo o pozitivnih vidikih arhiva elektronske pošte:

• Dohodna sporočila so organizirana.
• Enostavno iskanje potrebnega pisma.
• Zagotavljanje celovitosti vhodnih informacij.
• Racionalizacija pisarniških postopkov.
• Varnostno kopiranje omogoča varno shranjevanje podatkov v primeru nenamernega izbrisa.
• Sporočila že odpuščenih zaposlenih so shranjena. Lahko se uporablja za razjasnitev notranjih sporov.

Znano je, da se lahko informacije iz arhiva elektronske pošte uporabijo na sodišču.

Če pošljete e-pošto na spletni naslov, se samodejno kopira na naslov lastnika spletne strani. Tako lahko brskate po arhivu e-poštnih naslovov dohodnih ali odhodnih e-poštnih sporočil.

Nekaj nasvetov za arhiviranje e-pošte

• Elektronska sporočila je treba shraniti v e-poštni strežnik.
• Če funkcija arhiviranja ni na voljo, lahko e-poštno sporočilo shranite kot dokument in ga nato arhivirate.
• Priporočljivo je ustvariti ločeno mapo za arhiv.
• Premikanje informacij, ki jih želite ohraniti.
• Nastavite lahko samodejno arhiviranje za določene vrste informacij.
• Arhiviranje bo shranilo datum, dogodek.
• S funkcijo hitrega iskanja poiščite želeno e-poštno sporočilo v arhivu.

Arhiviranje e-pošte vam omogoča hitro izpraznitev poštnega predala za nove ali pomembnejše informacije. Do map lahko dostopate samo iz računalnika, v katerem so arhivirane.

Javni arhiv

Nacionalni elektronski arhiv vzdržuje osrednjo podatkovno zbirko referenčnih dokumentov in povezave do njihovih elektronskih podob.

Elektronski arhivi so omogočili vzpostavitev čitalnice s terminalskimi napravami. Prej je bilo treba informacije iskati tedne in mesece, zdaj pa je dovolj le nekaj minut ali sekund.

Računalniška tehnologija je spremenila glavni arhiv v elektronsko obliko. Enostavno pretvori popis dokumentov v dejanski dokument.

Informativni-iskalnik državni arhiv je predstavljen na naslednji način:

• Kartoteke arhivskih datotek.
• Podoba elektronskih popisov.
• Elektronsko varnostno kopiranje arhivskih zbirk.

Elektronski arhiv območja opravlja naslednje naloge:

• Zagotavlja dostop do digitaliziranih dokumentov in njihovo hrambo.
• ustvarja elektronske kopije papirnih dokumentov.
• zagotavlja optimizirano samodejno pridobivanje potrebnih informacij.
• ima oddaljen dostop do dokumentov iz repozitorija.

Načini shranjevanja informacij

Upoštevajte spletno stran , Kako je shranjen Inšpektorat za delo lahko zdaj vloži tožbo pri sodišču:

• Pisanje na optične diske. Pomanjkljivost je, da je količina informacij omejena. V nekaterih napravah jih ni mogoče prebrati. Obstaja možnost mehanskih poškodb in izgube informacij.
• Pisanje na bliskovni pogon, pomnilniško kartico. Prav tako je omejena količina informacij. Zelo vsestranski za povezovanje z računalniki. Zaščiteno pred mehanskimi poškodbami.

• Snemanje na trdi magnetni disk. Priročno in praktično, vendar se lahko pregreje. Lahko drži zelo veliko Velika količina informacij.
• Ustvarjanje samodejnih varnostnih kopij. Arhiviranje in shranjevanje na trdi disk.

Ali ima elektronski dokument pravno veljavnost

bi se radi posvetili pravnemu pomenu elektronskih dokumentov. Odtenki so naslednji. potreben je elektronski digitalni podpis (EDS). Samo če je dokument pravno veljaven.

Za izdajo EDS se je treba obrniti na certifikacijski center, ki ima dovoljenje za izdajo takih dokumentov. Tam lahko pridobite potrdilo o ključu.

Postopki za hrambo elektronskih dokumentov:

• zavarovati ga je treba pred nepooblaščenim dostopom in popravki.
• Vsem zainteresiranim osebam bi moral biti omogočen dostop do.
• Omogočiti je treba preverjanje pristnosti elektronskega dokumenta v času trajanja hrambe.
• Moralo bi biti mogoče zagotoviti kopijo dokumenta v papirni obliki.

Elektronski arhiv dokumentov v vsaki državi ima svoje standarde in način ravnanja s tovrstnimi dokumenti.