Vodstveni delovni proces: vrste dokumentov in navodil

Delo z dokumenti je pomembno v vsakem podjetju in ustanovi. Za ureditev tega procesa je bila leta 2009 sprejeta dokumentacija zveznega. Vlada je odobrila pravila za vodenje evidenc v zvezni državni upravi organi izvršilne oblasti št. 477 (v nadaljnjem besedilu: pravila). V članku bomo obravnavali glavna načela tega postopka in vrste dokumentov v skladu s pravili.

Malo zgodovine

Rusko uradništvo se je razvijalo v treh obdobjih. To so predrevolucijski časi, ko se je razvilo pisarniško, kolegialno in izvršilno delo, ter ZSSR, ko se je razvil enoten sistem državne uprave. Vlada je odobrila sistem in izvedla prehod na upravljanje dokumentov; sodobno upravljanje evidenc.

Postopki vodenja evidenc, obravnavani v tem članku, so se pojavili kot posledica reform Aleksandra I. Najvišje državne institucije so bile takrat senat, odbor ministrov, državni svet in svet ministrov. Njihove dejavnosti so temeljile na kolegialnosti.

Skupaj z ustanovitvijo ministrstev je bil spodbujen tudi sistem upravljanja evidenc. Organizacijska struktura je postala enotna, odločitve o upravljanju pa so uradniki sprejemali posamično v okviru svojih pristojnosti. Uvedeno je bilo tudi načelo hierarhije, v katerem Funkcije so bile dodeljene strogo v skladu z odgovornostmi uradnikov v različnih oddelkih. To je pomembno vplivalo tudi na upravo ministrstev.

Upravljanje dokumentacije včeraj in danes

Pred sprejetjem tega pravilnika so veljala vzorčna navodila za izvršilne postopke. Vendar ga je za razliko od pravil, ki jih je izdala ruska vlada, odobrilo Ministrstvo za kulturo in množične komunikacije Ruske federacije. Treba je povedati, da so bila pravila prvi dokument o upravljanju dokumentacije, ki je bil sprejet na tako visoki ravni.

Ta pravila veljajo za naslednje strukture:

• ministrstva, službe in agencije na zvezni ravni, ki so podrejene predsedniku, ter organi pri teh ministrstvih.
• Ministrstva, ki jih vodi vlada, in podrejene agencije.
• Zvezne službe in agencije, ki jih upravlja vlada.

Ta pravila veljajo tudi za regionalne in občinske organe. V tem primeru dokument predvideva tako široko uporabo na zakoniti razlogi. Nekdanje navodilo o postopkih izvršnega urada je bilo neposredno naslovljeno le na zvezne organe, dejansko pa je veljalo povsod, tudi za nevladne organizacije.

Oddelek 6 pravilnika se nanaša na obvezne podatke o dokumentih, ki jih je treba vključiti v elektronsko upravljanje dokumentov, iskanje in vodenje evidenc (več o tem v nadaljevanju). Za optimizacijo postopkov v posameznih oddelkih se pripravljajo metodološka navodila za vodenje evidenc v izvršilni veji oblasti. Določajo vse procese.

Javni organi si morajo pogosto dopisovati z drugimi organi ter pravnimi in fizičnimi osebami. V ta namen so bile sprejete določbe Predpisi vlade št. 221 "O odobritvi pravil zagotavljanje storitev poštne storitve". Ta pravila so potrebna zlasti takrat, ko se naslovnik iz različnih razlogov poskuša izogniti informacijam.

Registracija

V zvezi s pravili o upravljanju dokumentacije za izvršilne organe je treba pojasniti naslednje. To ne velja za dokumente, ki vsebujejo informacije o državnih skrivnostih. Za slednje veljajo drugačna navodila.

Dokumentacija zveznih izvajalskih agencij z drugimi dokumenti je zapisana v ustreznem navodilu, ki ga vladna agencija oblikuje na podlagi uredbe, upoštevajoč posebnosti svoje dejavnosti. Navodila odobri vodstvo javnega organa na področju Arhivi.

V oddelku 3 Pravilnika je pojasnjeno, kako se ustvarjajo dokumenti. Tako ponavljajo nekatere določbe, ki so določene v GOST R 6.30-2003 "Enotni dokumentacijski sistemi". Ustrezni dokumenti je treba sestaviti na naslednji način:

• Na dopisnih papirjih. Na njih so podatki v levem zgornjem kotu lista, če je uporabljena kotna različica, ali na sredini ob zgornjem robu, če je uporabljena vzdolžna različica.
• Na standardnih listih A4 ali A5.
• Kot elektronski dokumenti.

Dokumenti, izdelani na standardnih listih in policah, imajo robove 20 mm in 10 mm.

Osnovni podatki v dokumentih

Seznam zahtev, ki jih je treba navesti na dopisnem papirju, in drugih informacij vključuje naslednje:

• Grb Rusije.
• Ime vladnega subjekta.
• Položaj osebe, ki je podpisala.
• Uradniki.
• Vrsta dokumenta.
• Kraj izdaje.
• Osnovne informacije o izvajalski vladni agenciji.
• Naslovnik.
• Datum izdaje.
• Številka, navedena ob registraciji.
• Ime dokumenta.
• Besedilo.
• Seznam dodatkov.
• Žig soglasja in odobritve.
• Vizum in žig ali overitev kopije.
• Informacije o izvršitelju.
• Oznaka za preverjanje.
• Oznaka izvedbe.
• Upoštevajte, da dokument vsebuje Zaupne informacije.

Odobritev dokumentov se opravi s podpisom pooblaščene osebe. Če se ustvari neposredno v izvršilni veji oblasti, se odobritev posreduje drugim državnim institucijam, nato pa se pripravi ustrezen list, protokol ali dopis.

Seznam dodatkov

Tok dokumentov v izvršilni zadevi je sestavljen iz naslednje dokumentacije:

• Prihajajoči.
• Odhajajoči.
• Notranji.

poslano in dostavljeno po pošti, elektronski pošti ali kurirski službi.

Prejeti dokumenti

S prejetimi dokumenti je treba opraviti naslednje postopke:

1. Primarna obdelava, pri kateri se preverja dostava, razpoložljivost dokumentov, razdelitev dokumentov glede na to, ali jih je treba evidentirati ali ne.
2. Registracija. Običajno se to opravi na isti dan, ko je dokument prejet ali ustvarjen.
3. njegovo preučitev s strani vodstva izvršilnega organa.
4. Posredovanje uradniku v izvršitev. Če je izvršiteljev več, se dokument izroči odgovorni osebi, drugim pa se pošljejo kopije.
5. Po izvršitvi dokumenta se dokument vloži.

Dokumenti v obliki pritožb državljanov se obravnavajo ločeno.

Odhodni in notranji dokumenti

Izdelani dokumenti se po podpisu vodje izvršilnega organa pošljejo službi, ki se ukvarja s spisom. Tam se preveri, ali so bile pravilno sestavljene, ali so popolne in ali je število potrebnih izvodov ustrezno. Če se ugotovi, da dokument ni pravilno sestavljen, se vrne. Registracija se opravi po podpisu ali odobritvi, še isti ali naslednji dan. Odprava poteka v podobnih časovnih okvirih.

Dokumenti se pošiljajo med uradi z uporabo storitve upravljanja dokumentacije. Služba tudi zbira in analizira podatke o številu prejetih, zaključenih in oddanih dokumentov ter jih predstavi vodstvu.

Zbirka dokumentov

Med postopkom urejanja dokumentov v zveznih izvršilnih agencijah se ustvari zbirka dokumentov, ki jo sestavljajo dokumenti, nastali v zadevnem obdobju. Sestavi se seznam, o katerem se dogovori z vladnim uradom za arhiviranje.

Urejanje zbirke dokumentov izvaja zadevna služba s pomočjo nomenklature, njihovega urejanja, hranjenja, arhiviranja in prenosa v arhiv. Delo z nomenklaturo poteka po naslednjem vrstnem redu:

1. Sestavljanje na podlagi spisov pododdelkov izvajalskega javnega organa. Imena pododdelkov so imena ustreznih odsekov.
2. Potrditev s strani glavne strokovne komisije izvršnega organa in vodje izvršnega organa med letom, ki začne veljati z začetkom naslednjega leta.
3. enkrat na pet let odobritev strokovne komisije arhivskega oddelka, kamor se spisi prenesejo v trajno hrambo.
4. Potrditev strokovne komisije arhiva, če sta struktura in področja delovanja izvršilnega organa javnega organa.

Razkritje datotek

Datoteke so oblikovane v skladu z njihovo nomenklaturo in skladnostjo s pravili prijava, njihovo združevanje v skupine za začasno (do deset let ali več) ali trajno hrambo. V skladu s pravili za vodenje dokumentacije v zveznih izvršilnih organih je treba spise hraniti v kraju nastanka, dokler niso predani arhivu v hrambo ali uničenje.

Datoteke so lahko začasno na voljo osebju. Obdobje določi vodja izvršilnega organa. Te datoteke je treba po izteku navedenega obdobja vrniti v arhiv. če so zahtevki prejeti od drugih javnih organov, se lahko objavijo z dovoljenjem vodje ali namestnika vodje zadevnega javnega organa, ki je odgovoren za obravnavanje teh zadev.

V posameznih primerih se lahko dokumenti z odobritvijo vodje umaknejo iz trajno hranjenih datotek. Izdela se kopija, ki se ustrezno overi, in sestavi izjava o razlogih za odstop.

Spisi se izročijo v roku, določenem v pravilih. V primeru trajnega ali začasnega skladiščenja za več kot deset let se izročijo ne prej kot v enem letu in ne pozneje kot v treh letih po tem, ko so bili uporabljeni ali skladiščeni v ustreznih oddelkih. Datoteke so vložene v skladu s popisom in kadrovsko mapo. Primeri začasne hrambe, stari do deset let, se ne izročijo arhivu, temveč se uničijo. Seznam je sestavljen na podlagi nomenklature primerov.

Oblikovanje nomenklature, popis, evidentiranje in uničenje začasnih skladiščnih škatel določi javni organ.

elektronski dokumenti

V državnih izvršilnih organih, razen v standardnih, poteka kroženje dokumentov v elektronski obliki. Takšni dokumenti so podpisani z elektronskim digitalnim podpisom, ki se uporablja na podlagi Zakona o elektronskem digitalnem podpisu št. 1-FZ.

Sprejemanje in pošiljanje takih dokumentov ureja izvršna služba za upravljanje dokumentov. Ob prejemu Storitev preveri verodostojnost elektronskega digitalnega podpisa. Ko se elektronski dokumenti, ki so bili posredovani upravi, ter ko se posredujejo uradom in izvršiteljem, se posredujejo tudi podatki o registraciji. na spletni strani njihov pregled in odobritev tehnike se lahko uporabljajo za potrjevanje elektronskih dokumentov, kadar podpis ni uporabljen.

Zapisi se hranijo v elektronskem sistemu za upravljanje dokumentov elektronski sistem za upravljanje dokumentov, v katerem se elektronski dokument šteje za enoto. Izvedeni dokumenti so sistematizirani v datotekah v skladu z nomenklaturo. Pri njihovi pripravi je določeno, da se dokumentacija hrani v elektronski obliki.

Shranjevanje in uničevanje elektronskih dokumentov

Po končni fazi vodenja evidenc v zveznih izvršilnih organih (za izvršitev dokumentov) se hranijo toliko časa, kolikor je predvideno za podobne papirne dokumente. Po izteku določenega roka jih je treba uničiti. Ta postopek se izvede na podlagi akta vodje javne uprave.

Katere informacije je treba navesti ob upoštevanju?

Naslednji podatki se uporabljajo za hitro iskanje in evidentiranje elektronskih dokumentov:

• Podatki o naslovniku in naslovniku.
• Podatki o uradniku, ki je podpisal.
• Vrsta elektronskega dokumenta.
• Datum in številka.
• Datum prejema in registrska številka.
• Sklic na izhodno številko in datum.
• Ime besedila.
• Indeks.
• Informacije o posredovanju.
• Število listov.
• Število prilog.
• Navodila za izvajanje.
• Informacije o izvršitelju.
• Navedba zaupnosti.

Zaključek

Upravljanje dokumentacije v izvršilni veji oblasti trenutno temelji na ustreznih uredbah, ki so bile sprejete Vlada. Po njihovem mnenju so lahko dokumenti vhodni, izhodni in notranji. Vsak od njih je sestavljen v skladu z uveljavljena načela na dopisnih papirjih določene oblike ali v obliki elektronskih dokumentov in ima vse informacije, ki so potrebne za hitro identifikacijo, evidentiranje in iskanje.