Sistematizacija dokumentov: vrstni red, klasifikacija in pravila

Sistematizacija dokumentov je zaporedje dokumentov za zagotavljanje upravljanja kakovosti v podjetju. Takšen postopek vključuje prihodnje hitro iskanje in obdelavo potrebnih informacij v arhivih, ki so lahko na papirju ali v elektronski obliki.

Sistem za upravljanje dokumentov

Akti, zapisniki, pomembni dokumenti in druge vrste dokumentov so razdeljeni v posebnem sistemu, kar pomeni, da

• Tipološka delitev nomenklature datotek;
• Opredelitev metodologije sistematizacije;
• prepis bibliografskega opisa;
• oceno dokumentacije pred arhiviranjem.

Če je urejanje dokumentov organizacije pravilno izvedeno, je rezultat visok indeks kakovosti v pisarniškem delovnem procesu, pa tudi prihranek sredstev podjetja in optimizacija osebja.

Uvajanje metod v sistem

Razvoj sodobnih poslovnih projektov ni mogoč brez informacijske opreme v obliki upravljanja dokumentov in vodenja evidenc. Pojavila se je potreba po razvrščanju že obstoječe velike količine podatkov. Nov pretok informacij ne sme zasenčiti že obstoječih podatkovnih zbirk, temveč se mora harmonično vključiti v operacijski sistem.

В taksonomija Dokumenti vključujejo:

• Tehnike kopičenja in iskanja;
• razvrščanje poizvedb;
• nomenklatura;
• metode dostopa;
• indeksiranje;
• možnosti zagotavljanja.

Informacije se razdelijo:

1. strukturirani (dosledna predstavitev podatkov v standardni obliki, informacije se prenesejo v računalnik v urejevalniku besedil ali na papirju).
2. v poljubni obliki.

Polja so razdelki z informacijami iz standarda, zapisi pa so izpolnjeni. Zbrani zapisi, ki so razporejeni tako, da je zahtevani element dostopen pri hitrem iskanju, tvorijo podatkovno zbirko.

Tipično razvrščanje

Arhivska klasifikacija je lahko:

• temo (razvrščanje poteka znotraj ene izbrane teme);
• nazivno (razvrščanje po nazivu je primerno za upravne in organizacijske dokumente: naročila, protokole, akte, pogodbe, račune);
• Tematski (izberejo se enake vrste dokumentacijskih paketov)
• Kronološki (katalogizacija se izvaja glede na čas nastanka) dokumenti in izraz njihovo shranjevanje);
• na podlagi avtorjev (razvrščanje po imenu ustvarjalne skupine ali avtorja: diplomska dela, publikacije, sporočila, poročila).

Za sistematizacijo dokumentov je priporočljivo, da najprej razvrstite dokumentacijo, ki je na nek način podobna, nato pa jo začnete deliti na zgoraj naštete postavke. Ta pristop k shranjevanju in obdelavi informacij omogoča hiter dostop do potrebnih podatkov in ščiti informacije pred nepooblaščenim uhajanjem.

Namen upravljanja dokumentov je tudi sledenje poti dokumenta od datuma začetka njegove dodelitve v delo do prenosa v arhiv ali do izbrisa. Brez dobro organiziranega procesa bodo dejavnosti zaposlenih v organizaciji ovirane. Takšna izjava velja tako za državne kot poslovne subjekte, le tako se lahko ohranijo dokumenti, ki imajo za državo družbeno, politično, znanstveno, zgodovinsko in gospodarsko vrednost.

Razvrstitev po nomenklaturi

V tem primeru so podatki razdeljeni na podlagi sorodstva in skupnih značilnosti. Shranjevanje in arhiviranje dokumentov velja za dolgotrajen postopek, ki močno poenostavi papirno delo in ga spremeni v preprost postopek. Najpreprostejši primer je združevanje niza elementov v "primer".

Informacije so razdeljene v skupine glede na naslednja merila

• korespondenca (prevladuje pri strukturiranju korespondence s pravno ali fizično osebo: regionalni register nepremičnin ali samozaposlena oseba);
• Strokovnjak (upošteva se obdobje arhiviranja dokumentov: začasno ali dolgoročno);
• Subjektivno (razvrščanje po vrsti: mape ali datoteke so dodeljene poslovnemu projektu);
• geografski (združevanje informacijskih dokumentov po regijah).

poimenovanje

Dokumenti se lahko sistematizirajo in hranijo po več atributih hkrati, vendar neizogibno po strokovnem atributu (začasni dokumenti so tisti, pri katerih rok hrambe ne presega 10 let; dolgoročni dokumenti so tisti, pri katerih rok hrambe presega 10 let). Primer tega je "paket popravil in prenove družbe X za leto 2018". Pri tem lahko razlikujemo atribute strokovnjaka, dopisnika in avtorja.

Urejanje datotek je urejeno s sistematičnim seznamom dokumentov podjetja, ustvarjenim v skladu z načrtom z indeksiranjem obdobja arhiviranja. Med delovanjem podjetja sta osnovna dejavnika za urejanje datotek arhiviranje in registracija. Enako pomemben element nomenklature je evidentiranje indeksov, ki poenostavi iskanje potrebnih informacij in skrajša čas, ki bi ga lahko porabili za pregled premoženja.

Poimenovanje primerov

V okviru delitve na "svežnje spisov", v katerih so podatki enaki ali imajo podobne značilnosti, spadajo kartoteke uradnikov (ne glede na stopnjo tajnosti) ter drugi registracijski in referenčni spisi organizacijskih struktur. Z razvrščanjem dokumentov v datoteke nomenklatura združuje dokumente, jih ureja in indeksira. Razdelitev po nomenklaturi v največji možni meri pokriva razpoložljivo količino informacij, kar omogoča, da se po potrebi udobno najde in obdela kateri koli dokument.

Obstajajo standardne, vzorčne in posebne nomenklature. Vsako različico je mogoče dopolniti z dokumenti njenih pododdelkov. Za poenotenje podatkovnih zbirk so oblikovane vzorčne in modelne nomenklature. Podobne datoteke so razvrščene glede na kategorije enot podjetja. Rezultat tega je enotno indeksiranje v obliki standardnega zapisa dokumenta. Vse nomenklature postanejo standardi šele, ko jih odobri upravitelj.

Priporočila za sistematizacijo

Te taksonomije pripravljajo arhivski organi in pooblaščeni posamezniki. Priporočljivo je, da organizacije, kolikor je to izvedljivo, razvijejo lastne nomenklature spisov na podlagi modelnih ali vzorčnih nomenklatur: naslovi naj bodo kratki, ciljno usmerjeni in natančni ter naj strukturno odražajo vrsto dokumenta (korespondenca, naročilo, spis, poročilo), njegovega izvajalca ali korespondenta, vsebino in datum izbora.

V skladu s smernicami in pravili za vlaganje dokumentov je priporočljivo začeti z informacijami organizacijske in upravne narave po vrstnem redu višjih organov. Nato začnite postavljati organizacijske dokumente v obliki pravilnikov, predpisov in navodil. upravne in organizacijske spise podjetja (odredbe in direktive). Nazadnje je treba informacije pripraviti v obliki poročil o načrtovanju.

Strokovni odbor pregleda in uredi nomenklaturo dokumentacije podjetja. Služba za upravljanje dokumentov (DM) tvori konsolidirano nomenklaturo, v kateri so v rubrikah predstavljena imena organizacijskih enot po vrstnem redu pomembnosti njihovih funkcionalnih dejavnosti.

številčni indeksi

Urejanje arhiva je urejanje datotek glede na pogojne značilnosti. Standardnim dokumentom so dodeljeni enaki številčni indeksi tipa, sestavljeni iz kombinacije arabskih znakov (npr: "15-88", kjer 15 pomeni datoteko, ki pripada strukturni enoti pod podobno številko, 88 pa pomeni položaj v nomenklaturi).

Postopek urejanja dokumentov v javnih arhivih je naslednji:

1. Indeks primerov.
2. Podnaslov.
3. Število zvezkov.
4. Obdobje hrambe.
5. Dodatne pripombe.

Če v podjetju ni običajno, da se dokumenti shranjujejo v arhivu, se o nomenklaturi dogovori z regionalno ali departmajsko strokovno komisijo.

Pri sestavljanju nomenklature ne pozabite, da velja od prvega dne prvega meseca naslednjega leta. Nomenklatura ostane nespremenjena vse leto, vendar jo je mogoče urediti in ponovno odobriti vsakih pet let.

Redni postopek

Arhiviranje dokumentov je bistven del uspešnega poslovanja. Ker podjetja kopičijo veliko računovodskih, tehničnih in kadrovskih dokumentov, je sčasoma pogosto težko najti prave. Z rednim arhiviranjem se boste izognili neredu, razvrščali po datumu in vrsti razpoložljivih informacij ter preprečili izgubo pomembnih dokumentov. Vrstni red distribucije podatkov ni tako preprost, kot se zdi; pri tem zahtevnem postopku je treba upoštevati stroge postopke in samo usposobljeno osebje.

V vsakem primeru se razvrščanje izvaja v skladu z različnimi merili in medtem ko bi bila za eno organizacijo standardna različica (po obdobju hrambe, vrsti, smereh) idealna, za drugo morda ni primerna. Vsi razvrščeni dokumenti so zloženi v mapo, ki je označena z naslovom in kratkimi informacijami o vsebini.