Obdobje hrambe naročil za temeljne dejavnosti: opredelitev, klasifikacija naročil, regulativni okvir in arhiviranje

Poslovanje podjetij in dejansko delovanje vseh podjetij ali organizacij ureja veliko število notranjih dokumentov. Večina teh dokumentov se rutinsko uniči, vendar obdobje hrambe za temeljne poslovne naloge ni omejeno. Z drugimi besedami, upravni dokumenti direktorja in vodilnih uslužbencev se hranijo trajno in se prenesejo v arhiv le v primeru likvidacije pravne osebe. V tem članku si bomo ogledali načela vodenja evidenc in računovodstva. Osredotočili se bomo na glavna naročila dejavnosti (obdobje skladiščenja).

Splošna pravila

Obdobja hrambe operativnih nalogov so neomejena. Če to zahtevajo nadzorni ali sodni organi, mora vodstvo podjetja predložiti dokumente. Pomen te kategorije dokumentov ni mogoče preceniti. Zgodovina pozna primere, ko je pomanjkanje osebja in operativnih nalogov za določeno obdobje privedlo do stečaj podjetja. Zato je hrambi te posebne vrste dokumentacije namenjena posebna pozornost.

Ne glede na področje dejavnosti, v katero spada pravna oseba (industrijska proizvodnja, opravljanje storitev, izobraževalna organizacija), se operativni nalogi običajno vložijo pri pravnem oddelku. To so originali. Kopije se lahko in morajo posredovati ustreznim službam za izvajanje. Tu ostanejo za poznejši čas.

Kje se hrani dokumentacija??

Jasno je treba razlikovati med odredbami, ki urejajo kadrovske zadeve, in glavnimi dejavnostmi. To nista enakovredna pojma. Prve je treba hraniti v oddelku za človeške vire, druge, kot je navedeno zgoraj, pa v pravnem oddelku. S tem se boste izognili zmedi in hitreje našli dokumente.

Posebnosti ustanovitve depozitarja

Urejanje arhivov ni enostavno. To nalogo bo lahko ustrezno opravil le nekdo s potrebno izobrazbo (arhivist, arhivist, arhivist) in izkušnjami. Zato osebje velikih organizacij in podjetij nujno vključuje vodjo arhiva. Za manjša podjetja je bolj smotrno najeti izvajalca, ki zanje organizira hrambo dokumentov. Kot kaže praksa, se poskusi samostojnega reševanja tega vprašanja spremenijo v velike težave z nadzornimi organi.

Odredbe, ki urejajo glavne dejavnosti organizacije, se običajno hranijo ločeno od vseh drugih odredb v pravnem oddelku. Vendar pa je le v teoriji določeno, da je treba vse tovrstne dokumente hraniti za nedoločen čas. V praksi se izvajajo redna čiščenja, pri čemer se uničijo vsi dokumenti, ki niso več pomembni.

Seveda je treba upoštevati določen postopek. Ustanovi se poseben odbor, ki sprejme končno odločitev o uničenju dokumentov. Uničenje delovnih nalogov je mogoče le, če je izpolnjen eden od pogojev:

• je bila veljavnost dokumenta začasno ali v celoti preklicana z drugim sklepom;
• obdobje veljavnosti, določeno v dokumentu, se je izteklo.

V komisijo za razpolaganje morajo biti vključeni predstavniki vseh oddelkov, na katerih dejavnosti neposredno ali posredno vplivajo zadevni dokumenti.

Posebnosti kopij dokumentov

V skladu z veljavno zakonodajo na področju pisarniške uprave je treba hraniti ne le izvirne dokumente. Enako velja za njihove overjene druge izvode. Vendar je obdobje hrambe kopij delovnih nalogov drugačno. In to je smiselno. Sčasoma se število dostopov do dokumentov eksponentno zmanjšuje, zato nima smisla hraniti ogromne količine dokumentov; poleg tega je to precej drago. V primeru nepredvidenih okoliščin se od arhiva pravnega oddelka zahteva, da izvirniki. Poleg tega v številnih primerih kopije dokumentov (tudi če so potrjene s pečatom podjetja) niso pravno zavezujoče, kar pomeni, da je njihovo arhiviranje nesmiselno.

Na splošno je obdobje hrambe takšnih datotek tri leta. Čeprav se številka lahko razlikuje. Včasih je priporočljivo, da se kopije hranijo do uničenja izvirnih dokumentov.

Nekatere značilnosti arhiviranja dokumentov

Dokumente, ki urejajo glavne dejavnosti organizacije, je treba hraniti ves čas obstoja podjetja. Kot pri vseh pravilih pa tudi tu obstajajo izjeme. Dejstvo je, da so že več desetletij k hranjenju dokumentov zavezane le organizacije, ki sodelujejo pri oblikovanju državnih arhivskih zbirk. Precejšen delež institucij in podjetij pri teh dejavnostih ne sodeluje. Zapisi, označeni kot "trajno hranjeni", se lahko v takšnih organizacijah hranijo le do deset let, nato pa se uničijo. Upoštevati je treba, da se rok izračuna arhivske hrambe začne na prvi koledarski dan leta, ki sledi letu izdaje dokumenta.

Posebnosti štetja obdobij hrambe

Zakoni in predpisi, ki urejajo to vprašanje, so zelo nejasni in nepregledni, zato jih je mogoče razlagati različno. Ni jasno, zakaj takšne pomanjkljivosti niso bile odpravljene v fazi priprave zakonodaje. V skladu z njenimi določbami so obdobja hrambe določena "od datuma nastanka" dokumentov. Toda v domači arhivski praksi se to nikoli ni izvajalo. Tudi tuje arhivske ustanove štejejo od naslednjega koledarskega leta in ne od trenutka, ko je odredbo podpisal vodja ustanove in jo vpisal v dnevnik.

Posebnosti spremembe osebe, odgovorne za hrambo dokumentov

Življenje ne miruje in prej ali slej je treba imenovati novo osebo, odgovorno za arhiv podjetja. Nekateri izkušeni in preizkušeni zaposleni se upokojujejo, drugi odhajajo iz družinskih razlogov.

Postopek za zamenjavo odgovorne osebe je strogo predpisan. Posebna komisija se ustanovi z odredbo direktorja. sestavi se akt o prevzemu in predaji vseh dokumentov v arhivu. Najmanjše število članov navedene komisije so trije ljudje. Komisija je poleg priprave popisa dokumentov, za katere rok hrambe še ni potekel, odgovorna tudi za preverjanje celovitosti in stanja dokumentov. Omenjeni akt podpiše zaposleni, ki prenaša in sprejema datoteke v hrambo.

Glavne dejavnosti organizacije

Med velikim številom dokumentov je treba ves čas hraniti le dokumente in naročila, povezana z glavno dejavnostjo. To so Postavlja se vprašanje, kaj je treba storiti v tem primeru? V to kategorijo spadajo predvsem naročila za preoblikovanje, ki preoblikujejo notranjo strukturo podjetja z združitvijo (razdelitvijo) posameznih organizacijskih enot. Med pomembne odločitve sodi tudi sprememba načina dela. Tudi te je treba deponirati v pravni pisarni.

Ta kategorija vključuje tudi naročila

• za izboljšanje sistema Glavne dejavnosti organizacije bi morale biti tiste, ki so namenjene izboljšanju kvalifikacij in spretnosti zaposlenih in pisarniško osebje organizacije;
• o potrjevanju delovnih mest in zaposlenih;
• odpuščanje osebja v zvezi z zmanjševanjem števila zaposlenih;
• sprejem opreme (osnovnih sredstev) v bilanco stanja podjetja;
• o ustanovitvi komisije za popis premoženja in/ali sredstev organizacije.

To pa nikakor ni popolna sestava naročil za osnovne dejavnosti.

Zahteve za organizacijo arhiva

Razvrstitev naročil temelji na standardnem obdobju hrambe dokumentov. Upravljavci evidenc za določitev tega kazalnika uporabljajo poseben seznam organizacijskih evidenc. Opozoriti je treba, da v nekaterih primerih posamezne organizacije določijo lastne oddelčne standarde za hrambo dokumentov, pri čemer upoštevajo značilnosti dela in panoge. Podrobneje preučimo.

Obdobje hrambe naročil za osnovno dejavnost ni omejeno. Z drugimi besedami, tovrstni dokumenti se arhivirajo ves čas obstoja organizacije - od njene registracije pri državnih organih do njene likvidacije. Drugi dokumenti se ne smejo uničiti 75 let (kadrovski dokumenti) ali pet let (vsi drugi nalogi).

Dokumenti, namenjeni dolgoročni hrambi, morajo biti shranjeni v ločenih mapah. S tem se boste izognili nepotrebnim zapletom.

V skladu z uveljavljenimi pravili se oblikovani skupini dokumentov dodeli posebna koda, ki je v večini primerov sestavljena iz kombinacije črk in številk.

Shranjevanje dokumentov v elektronski obliki

Danes informacijske tehnologije postajajo vse bolj priljubljeni. Napredni vodstveni delavci se vse pogosteje odločajo za elektronsko vodenje dokumentov svojega podjetja. V resnici je pravno zavezujoča tudi natipkana odredba z elektronskim podpisom pooblaščene osebe. Povedati je treba, da večina direktorjev in vodilnih menedžerjev, zlasti v javnih podjetjih, raje posluje na tradicionalen način, z uporabo papirja in črnila. S prihodom nove generacije pa se bodo razmere korenito spremenile.

V skladu s predpisi je treba elektronske kopije dokumentov hraniti enako dolgo kot običajne dokumente v papirni obliki.

Kje poiskati standarde skladiščenja za operativne naloge?

Zakon Ruske federacije o arhivih je glavni vir pravil za organizacijo hrambe dokumentov v podjetju in v državnih arhivih. Trenutno je v veljavi različica z dne 23. maja 2016. Zakon je začel veljati 22. oktobra 2004. Poudariti je treba, da morajo norme omenjenega zakona spoštovati ne le specializirane arhivske ustanove in državna podjetja, temveč tudi zasebna podjetja.

Za sestavo delovnih nalogov ter druge pomembne in koristne informacije glejte specializirani "Seznam standardnih dokumentov". Ta sektorski pravni akt vsebuje podroben opis in zahteve za dokumentacijo, ki nastane med gospodarskimi (ali drugimi) dejavnostmi podjetja. Izdelovalec dokumenta je rusko ministrstvo za kulturo. Datum odobritve zgornjega seznama je 25. avgust 2010. Trenutno velja različica z dne 16. februarja 2016.

Arhive v nekaterih organizacijah s posebnim statusom urejajo posebni področni predpisi.

Obdobje hrambe knjige naročil

V skladu z uveljavljenimi zahtevami dobi vsako naročilo edinstveno številko, njegova izdaja pa je zabeležena v posebnem dnevniku. Priporočljivo je, da se ti dokumenti zaradi priročnosti oštevilčijo po abecednem vrstnem redu. Na primer, latinska črka OD na začetku številke naročila takoj nakazuje, da dokument ureja glavne dejavnosti organizacije. Dokument postane pravno pomemben šele po ustreznem vpisu v register. Če pa v dnevniku ni nobenega vpisa, je naročilo le kos papirja. V tem primeru bo vprašljiva njegova ustreznost v sodnih ali drugih zadevah.

Knjiga naročil je izjemno pomemben element, nič manj pomemben od samih naročil. V skladu s klasifikacijo seznama dokumentov in pravnih zahtev se nanaša na tiste, ki jih je treba hraniti ves čas obstoja organizacije (tj. trajno). Tako je rok hrambe odredb direktorja o glavnih dejavnostih in dnevnika registracije odredb "trajno".

Posebnosti registracije revije

V tem članku je bil večkrat poudarjen pomen dokumenta, kot je splošna evidenca naročil dejavnosti. Včasih ga imenujemo tudi časopis. Sprejemljiva je uporaba obeh imen. Kljub izjemnemu pomenu tega dokumenta ni enotne oblike, ki bi jo lahko uporabili pri pripravi tega dokumenta. Vsaka organizacija lahko svoje strani uredi po lastni presoji. Najpomembneje je, da so v knjigi naslednji podatki - številka naloga in datum registracije (začetka veljavnosti), kratek opis vsebine dokumenta.