Organizacijski sistem: opredelitev, glavne funkcije, metode upravljanja, naloge in razvojni procesi

Ko se omenja organizacijski sistem, se to nanaša na določeno strukturo, ki jo sestavljajo ločene enote. Med seboj so bili povezani iz določenih razlogov. in sicer glede na cilje oddelkov in podjetja ter glede na opravljene funkcije. Predvideva obstoj višjih vodstvenih delavcev (vozlišč), ki lahko sprejemajo odločitve in so odgovorni za dejavnosti enote.

Splošne informacije

Vprašanja, ki jih je treba upoštevati pri načrtovanju in vzpostavljanju sistemov organizacijskega upravljanja, niso pomembna le za novoustanovljena podjetja, temveč tudi za tista podjetja, ki že delujejo, vendar bodo delovala v drugačnem okolju. To zahteva spremembe v sestavi in strukturi odgovornosti in nalog, ki jih je treba opraviti. Prvi korak v tem primeru je analiza formalne konstrukcije. Upoštevana bo sestava organizacijskih enot, število vključenega osebja, njegova primernost glede na zapletenost in strukturo dela ter drugi podobni vidiki.

Med analizo je treba razvrstiti vse pomembne elemente podjetja. Ti vključujejo zagotavljanje informacij in komunikacijo, nabavo virov in tehnologije, usklajevanje potreb po delovni sili, medsebojno zamenljivost. Pri proučevanju organizacijskega sistema vodenja je treba odgovoriti na dve vprašanji:

1. V kolikšni meri lahko že obstoječi ukrepi prispevajo k izbrani strategiji ukrepanja ali jo ovirajo?
2. Katerim ravnem je treba dodeliti posebne naloge?

Iskanje odgovorov

Obstaja precej pristopov za obravnavanje ciljev. Ker je precej problematično obravnavati vse, bomo pozornost namenili le dvema:

1. Posebni osebni cilji in naloge za izvajalce.
2. Kratka organizacijska analiza.

Oba pristopa skušata ugotoviti, koliko je zaposleni osebno prispeval k poslanstvu podjetja. Pomembne so tudi tehnike upravljanja organizacijskih sistemov. Skratka, delovati je treba z uporabo teh tehnik:

1. Metoda samoanalize. Posebna pozornost je namenjena upravnemu in vodstvenemu osebju. Cilj je izboljšati učinkovitost dela mentalna delovna sila. Poudarek je na omogočanje rešitve cilje, izvajanje strategije podjetja in doseganje zastavljenih ciljev. V bistvu gre za prehod od velike slike k podrobnostim. izvaja se naslednje zaporedje: cilji podjetja - njegova strategija - njegovi cilji - funkcionalna organizacija. Šele nato so položaji - zaposleni - njihove odgovornosti in motivacija.
2. Metoda analize od spodaj navzgor. Temelji na posameznem zaposlenem ter njegovih zastavljenih ciljih in nalogah. Ta metoda omogoča, da se delo posameznih zaposlenih poveže z dejavnostmi podjetja in strategijo blaginje, ki se izvaja. Čeprav se pogosto pojavljajo kritike, da so teoretične trditve dobro premišljene, pa je pri praktičnem izvajanju še veliko zaželenega.

Več o samoanalizi

Ta metoda daje učinkovita priporočila, ki so namenjena izboljšanju celotne organizacijske strukture in uspešnosti podjetja z zmanjšanjem prekrivanja, zmanjšanjem stroškov upravljanja, obvladovanjem delovnih obremenitev vodstva in ločitvijo izvršilnih funkcij. Kakšen je končni rezultat opravljenega dela?? Organizacijski sistem upravljanja, ki temelji na samozavedanju, mora temeljiti na teh načelih in zaznavah:

1. Vodja je plačan za izvajanje dejanskega upravljanja. Zato večino svojega časa porabijo za vodenje, merjenje, pripravo in usposabljanje. Pri tem pomagajo načrtovanje, organizacijska pomoč, finančno načrtovanje, analiza trenutnega stanja itd.
2. Vodja mora imeti pod nadzorom dovolj ljudi, da se jim lahko popolnoma posveti. Vendar mora biti dovolj časa za vse.
3. Število povezav v organizaciji mora biti čim manjše.
4. akterji morajo biti vključeni v omejeno število dobro zasnovanih nalog, katerih izvajanje bo neposredno prispevalo k doseganju ciljev organizacije.
5. Jasno razumevanje želja vodstva je lahko izkrivljeno zaradi neučinkovite komunikacije. Precej skupni razlog - zelo veliko število povezav. Posledica tega je zmanjšanje zmožnosti za uvajanje sprememb, samostojno rešitev problema, iskanje drugih načinov.

Samorefleksija je mogoča v vsaki organizaciji. Metoda ima šest stopenj: priprava, zbiranje podatkov, obdelava informacij, analiza, poročanje, spremljanje. Rezultat so pisna priporočila, ki obravnavajo vprašanja izboljšav organizacijska struktura.

Metoda analize od spodaj navzgor

Z določitvijo osebnih ciljev in ciljnih vrednosti se potrdi prispevek zaposlenega k procesu doseganja zastavljenih vrednot in parametrov. pozornost je namenjena:

1. upoštevanje ustreznih pogojev za povezovanje delovnega procesa vsakega zaposlenega z nameni, cilji in strategijami, ki zagotavljajo ustreznost organizacijske strukture.
2. Ustvarjanje pogojev, v katerih so vsi zainteresirani za dosego najboljšega možnega rezultata.
3. Metoda analize od spodaj navzgor omogoča tudi ocenjevanje posameznega dela.

Opozoriti je treba, da se obravnavani pristop lahko uporabi ne le za analizo, temveč tudi pri obravnavi nekaterih ključnih vprašanj, ki se nanašajo na upravljanje organizacije. Ti vključujejo:

1. Opredelitev procesa doseganja cilja z dialogom o njegovi določitvi in poti do uresničitve.
2. Osredotočanje zaposlenih na pričakovanja glede uspešnosti.
3. oblikovanje delovnega programa z določitvijo, kdaj je treba opraviti določene naloge.
4. lažje upravljanje plačnega sistema, ki omogoča oblikovanje razumne podlage za nagrajevanje odlične uspešnosti in dosežkov.
5. ocenjevanje, ali naj zaposleni napreduje in ali ima dobra nagnjenja.

Zato to metodo zelo dobro dopolnjuje organizacijski sistem upravljanja, ki standardizira pristope k čim več situacijam.

O funkcijah

Glavni in najpomembnejši so: organiziranje, načrtovanje, postavljanje standardov, usklajevanje, motiviranje, nadzorovanje in urejanje. Izraža se v strukturi, pravilih, kulturi, procesih. Upravljanje organizacijskega sistema vključuje uporabo niza metod in tehnik, njihovo racionalno kombinacijo in vzpostavljene odnose za upravljanje elementov v organizaciji čas in prostor. Poiskati je treba čim bolj spodbudno okolje. Pri tem je treba jasno opredeliti in določiti funkcije upravljanja organizacijskih sistemov ter razmejiti odgovornosti različnih posameznikov.

И Ne gre le za besede. Ne pozabite, da so funkcije posebne vrste specializiranih upravljavskih dejavnosti, ki so se pojavile med delitvijo dela. Vsako od teh nalog izvaja niz upravljavskih nalog. Prav tako je treba upoštevati, da so funkcije ponavljajoče se vrsta dejavnosti. Izvaja jih lahko ena oseba, podenota ali skupina. Število in sestava funkcij sta odvisna od številnih dejavnikov: obsega, ravni in strukture razvoja proizvodnje, velikosti organizacije, povezanosti podjetja z drugimi podobnimi objekti, neodvisnosti, ravni tehnične opremljenosti.

Posebnosti opravljenih nalog

Vodstvene funkcije morajo zagotavljati usmerjanje in storitve za organizacijo. Vsak mora imeti poseben namen, ponavljanje in homogenost vsebine. Funkcije morajo biti tudi objektivne. To je odvisno od nujnosti samega procesa upravljanja v okolju, v katerem ljudje delajo skupaj. Funkcije so tudi osnova za določitev velikosti in strukture vodstvene ekipe. Povezati mora vse relativno ločene, vendar na splošno neločljive strukture. Nanj v veliki meri vplivajo cilji organizacijskega sistema upravljanja.

Seznam funkcij

Da bi to temo podrobneje razložili, si oglejmo, kaj se dogaja v praksi:

1. Organizacijska funkcija. Izvajanje načrtov in programov v praksi. Uresničuje se z vzpostavitvijo organizacije, oblikovanjem njene strukture, razdelitvijo dela med enote in zaposlene ter usklajevanjem njihovih dejavnosti.
2. Motivacijska funkcija. Specializirano je za Ugotavljanje potreb ljudi ter izbira najučinkovitejšega in najprimernejšega načina za njihovo izpolnjevanje. Vse to je namenjeno zagotavljanju čim večje motiviranosti zaposlenih pri doseganju ciljev organizacije.
3. Nadzor. Na spletni strani je potrebna za Za pravočasno odkrivanje napak, grozečih nevarnosti, odstopanj od zahtevanih standardov in ustvarjanje podlaga za Stalno izboljševanje.

Dodatne funkcije

Organizacija mora biti ustrezna:

1. Funkcije racionalizacije. obravnavati jih je treba kot postopek izpeljave znanstveno utemeljenih računskih vrednosti. Uporabljajo se za ocenjevanje kvantitativnih in kvalitativnih parametrov.
2. Funkcija načrtovanja. Nujno je treba strogo urediti ravnanje objektov v procesu uresničevanja ciljev in nalog osebja.
3. Funkcija usklajevanja. Zagotavlja organizacijo usklajenega in skladnega dela pri izvajanju načrtovanih nalog.
4. Regulativna funkcija. Neposredno se prekriva z nadzorom in usklajevanjem. Če zunanje/notranje okolje povzroči odstopanja od zahtevanih parametrov, je treba stanje prilagoditi tako, da bo v okviru dodeljenih omejitev.

O ciljih

Organizacijski sistem je zasnovan za doseganje določenega cilja. Na primer doseganje najvišjih možnih donosov. Ali 100 milijonov rubljev. Ne glede na to, za kaj gre, pa je na poti do cilja treba opraviti številne naloge, ki vam bodo omogočile, da ga dosežete. Opozoriti je treba, da se razlikujejo po obsegu, vplivu, pomembnosti, vplivu na prihodnost in zapletenosti izvajanja.

Naloge upravljanja organizacijskih sistemov na najvišji ravni so najpomembnejše in bistvene za doseganje rezultatov. Navsezadnje je, če nekaj nepravilno opravi delavec, ki je zaposlen na nižji ravni, to še vedno mogoče relativno dobro preživeti. Še posebej, če jih hitro prepoznamo in odpravimo. ker imajo napake višjega vodstva same po sebi veliko večji uničujoče posledice. Prav tako jih je precej težko ustaviti, saj morate za to pridobiti podporo delničarjev/ustanoviteljev.

Pomemben pa je tudi postopek odkrivanja. Konec koncev v našem okolju najvišje vodstvo ni pod stalnim nadzorom. Če potek dogodkov ni takšen, kot bi moral biti, lahko to ugotovite tako, da izvajate nadzor in držite roko na utripu dogodkov ali pa opazite nepravilnosti v poročilih, ki jih vodje posredujejo svojim lastnikom. Za učinkovito doseganje zastavljenih ciljev je treba zagotoviti ustrezno organizacijsko struktura sistema upravljanje, za katero ni neodgovorne osebe.

O razvoju

Organizacijski sistemi ne stojijo na mestu kot kamni. vedno pride do nekega premika (ne nujno na bolje). Toda če se ozremo tisočletja nazaj, ugotovimo, da se upravljanje organizacijskih in gospodarskih sistemov še vedno izboljšuje in razvija. Včasih na to vpliva razvoj novih metodologij in pristopov. Znanstveni in tehnološki napredek lahko vpliva tudi na. Kaj je na primer upravljanje brez uporabe informacijske tehnologije? Tudi če je oseba samozaposlena, ji računalnik/smartfon pomaga pri vodenju evidenc, pošiljanju podatkov davčnemu uradu, statističnim organom in številnim drugim organom.

Toda ali lahko rečemo, da je zdaj dosežena krona razvoja?? žal ni. Tudi kljub tehnologija in metodologija, ki so že tam, je prezgodaj za veselje. Koliko različnih in osupljivih odkritij čaka človeštvo v prihodnosti. Vzemimo na primer umetno inteligenco. Ko bo razvit prototip te rešitve z dobrimi rezultati, bo to, kar bo tak delavec, ki ne potrebuje spanja, počitka in plače, lahko počel, osupnilo in ga prisililo, da se prilagodi novim razmeram.