Oblikovanje organizacijskih struktur: metode, načela, koraki in elementi

Organizacijsko načrtovanje je metodologija, ki po korakih opredeljuje nefunkcionalne vidike delovnih procesov, postopkov in sistemov, jih usklajuje s trenutno poslovno realnostjo in cilji ter nato razvija načrte za izvajanje novih sprememb. Proces se osredotoča na izboljšanje tehnične in kadrovske plati poslovanja.

V večini podjetij proces oblikovanja vodi do večjih organizacijskih izboljšav, boljših rezultatov (dobičkonosnost, storitve za stranke, notranje poslovanje) in zaposlenih, ki so opolnomočeni in predani podjetju.

Značilnost procesa oblikovanja je integriran in celovit pristop k izboljšanju organizacije, ki se dotika vseh vidikov življenja podjetja, zato lahko s pravo metodologijo dosežete naslednje koristi:

1. Odlična storitev za stranke.
2. Večja dobičkonosnost.
3. Zmanjšani stroški poslovanja.
4. Izboljšana učinkovitost in čas cikla.
5. Kultura predanih in zavzetih zaposlenih.
6. Jasna strategija za upravljanje in rast podjetja.

Inženiring vključuje povezovanje ljudi s temeljnimi poslovnimi procesi, Tehnologija in sistemi. Dobro zasnovana organizacija zagotavlja, da oblika podjetja ustreza njegovemu namenu ali strategiji, se spopada z izzivi, povezanimi s poslovno realnostjo, in močno povečuje verjetnost, da bodo skupna prizadevanja ljudi uspešna.

Ko podjetja rastejo in naloge v zunanjem okolju postajajo vse bolj zapletene, poslovni procesi, strukture in sistemi, ki so nekoč delovali, postanejo ovire za učinkovitost, storitve za stranke, moralo zaposlenih in finančno donosnost.

Organizacije, ki se občasno ne obnavljajo, trpijo zaradi simptomov, kot so:

1. Neučinkovit potek dela z razčlenitvami in koraki brez dodane vrednosti.
2. pretiran napor ("nimamo časa, da bi nekaj naredili pravilno, imamo pa čas, da to ponovimo").
3. Razdrobljeno delo z malo pozornosti za dobro na splošno.
4. Pomanjkanje znanja in osredotočenosti na stranke.
5. Pomanjkanje odgovornosti ("To ni moje delo").
6. Prikrivanje in obtoževanje namesto ugotavljanja in reševanja težav.
7. Zamude pri sprejemanju odločitev.
8. Ljudje nimajo informacij ali pooblastil za reševanje težav.
9. Vodstvo in ne vodilni delavci so odgovorni za reševanje problemov, Ko gredo stvari narobe.
10. Dolgo traja, da nekaj naredite.
11. Sistemi so slabo opredeljeni ali krepijo napačno vedenje.
12. nezaupanje med zaposlenimi in vodstvom.

Uporabljene metode

Pomembno je upoštevati, da so vključeni različni komunikacijski sistemi. Čeprav se proces oblikovanja organizacijskih struktur prilagaja velikosti, kompleksnosti in potrebam vsakega podjetja, ni omejen na notranje zahteve višjega vodstva. Vsaka pot rešitve se izdela posebej. Sam sistem temelji na naslednjih metodah, ki so navedene v nadaljevanju.

1. Listina postopka načrtovanja

Kot višji vodstveni delavci se zberete, da bi razpravljali o trenutni uspešnosti poslovanja, stanju podjetja, okoljskih zahtevah in potrebi po začetku takšnega procesa. Kateri so naslednji koraki, ki jih je treba storiti? določili ste listino za postopek organizacijskega načrtovanja. Vključuje "razlog za spremembo", želene rezultate, obseg, dodelitev virov, časovni okvir, sodelovanje, komunikacijsko strategijo in druge parametre, ki bodo vodili projekt.

Vodenje lahko občasno poteka tako, da strateški proces načrtovanje ali proces razvoja ekipe pred začetkom pobude za spremembo projekta, odvisno od tega, kako jasno razumejo svojo strategijo in kako dobro sodelujejo kot ekipa.

2. Razvoj nove politike

Vodstvena ekipa (ali drugo osebje, ki je bilo povabljeno k sodelovanju v procesu) se ozre v prihodnost in oblikuje organizacijske strukture, ki vključujejo priporočila za "idealno prihodnost". Na tej ravni postopek vključuje naslednje korake

1. Opredelitev temeljnega organizacijskega načela.
2. Optimizacija ključnih poslovnih procesov, ki ustvarjajo prihodke ali rezultate za stranke.
3. Dokumentiranje in standardizacija postopkov.
4. Organizacija ljudi v okolici ključni procesi. Določanje števila zaposlenih, potrebno za glavnega dela.
5. Opredelitev nalog, funkcij in spretnosti. Kateri so kazalniki uspešnosti za vsako funkcijo skupine? Kako so ocenjeni in odgovorni?
6. določite opremo, postavitev in kadrovske potrebe različnih skupin in enot v organizaciji.
7. Opredelitev podpornih virov (finance, prodaja, osebje), poslanstva, osebja in kraja, kjer naj bi se nahajali.
8. opredelitev upravljavske strukture, ki zagotavlja strateško, usklajevalno in operativno podporo.
9. Izboljšanje sistemov usklajevanja in razvoja (zaposlovanje, usposabljanje, plačilo za uspešnost, izmenjava informacij, določanje ciljev).

Na neki točki se proces načrtovanja spremeni v načrtovanje prehoda, ko se določijo kritični datumi za izvedbo in se oblikujejo posebni akcijski načrti za nov projekt.

Ključni del tega koraka je obveščanje drugih v organizaciji o napredku. Izdelan je bil komunikacijski načrt za obveščanje ljudi o dogajanju. Izobraževanje prinaša ozaveščenost, vključitev vseh pa je začetek predanosti.

3. Izvajanje projekta

Zdaj je izziv, kako projekt uresničiti v praksi. Metode načrtovanja organizacijskih struktur morajo vedno vključevati elemente izvajanja. Brez njih nalog ne bo mogoče opraviti. Ljudje so organizirani v naravne delovne skupine, ki se učijo novega načrta, timskih veščin in oblikovanja iniciativnih skupin. Raziskovanje novih delovnih vlog in vzpostavljanje novih odnosov v enoti in zunaj nje.

Premestitev opreme in prostorov. Spreminjajo in prilagajajo se sistemi nagrajevanja, sistemi uspešnosti, izmenjava informacij, odločanje in sistemi upravljanja. Deloma je to mogoče storiti hitro. Nekatera podjetja lahko zahtevajo podrobnejše informacije in se izvajajo v daljšem časovnem obdobju.

Osnovna načela

Metode oblikovanja organizacijske strukture opravljajo različne poslovne funkcije. Zasnovani so za zadovoljevanje posebnih motivov. Prizadevati si je treba tudi za prilagoditev organizacijske strukture spreminjajočim se potrebam. Dober sistem ne le olajša komunikacijo, ampak tudi poveča učinkovitost v vseh segmentih. Zato je pomembno, da ste pozorni na načela.

1. Spodbujanje učinkovitosti

Zasnova organizacijske strukture podjetja vključuje nekatere pozitivne elemente za zaposlene. Možno je dobiti pozitiven odziv zaposlenih. Glavni namen organizacijske strukture je zagotoviti učinkovitost različnih funkcij. Sistematično delo ne prepušča ničesar naključju in vsak ukrep je usklajen, da se delo opravi po najboljših močeh.

Člani organizacije si prizadevajo za čim večjo proizvodnjo blaga in storitev iz danih virov. Prizadevamo si za sistematična, racionalna in usklajena prizadevanja za nadzor nad različnimi odpadki in izgubami. Različni organizacijski modeli so zasnovani tako, da zagotavljajo učinkovito delovanje. So prilagojeni svojim ciljem.

2. Komunikacija

Oblikovanje organizacijske strukture podjetja vključuje tudi kontaktne točke v vseh enotah. Komunikacija je problem številka ena v vsaki organizaciji. Dobra struktura zagotavlja ustrezen kanal za komunikacijo med zaposlenimi v organizaciji. Vzpostavljeni odnosi poročanja in hierarhija tistih, ki poročajo, so prav tako označeni z dobro strukturo. Potrebna je horizontalna, vertikalna in lateralna komunikacija, ki se izvaja z dobro načrtovano strukturo.

3. Optimalna uporaba virov

Ustrezna razporeditev virov pomaga tudi pri njihovi optimalni uporabi. Organizacijska zasnova daje večji pomen dejavnostim za doseganje skupnih ciljev. Dejavnosti so razvrščene glede na njihovo pomembnost v sistemu in pripravljena so priporočila za dodelitev virov. Optimalna razporeditev sredstev je pomembna za rast podjetja.

4. Zadovoljstvo z delom

Dobra organizacijska zasnova zagotavlja jasno razdelitev odgovornosti in odgovornosti različnih oseb, ki delajo v podjetju. Delovna mesta so razporejena glede na njihovo znanje, izkušnje in specializacijo. Ljudje imajo priložnost pojasniti svoje delo. Če lahko ljudje delajo v okviru zastavljenih omejitev, bodo zadovoljni z delom.

5. Ustvarjalno razmišljanje

Načela organizacijske zasnove lahko vključujejo klavzulo, ki daje ljudem svobodo pri načrtovanju in opravljanju njihovega dela. To posamezniku omogoča, da razmišlja in razvija nove in boljše načine delovanja. Organizacijska struktura poskuša razporediti ljudi tja, kjer so najbolj primerni. Veliko ljudi je s svojo ustvarjalnostjo v nekem delu podjetja prispevalo k razvoju upravljavskega razmišljanja.

6. Pospeševanje upravljanja

Načela organizacijskega oblikovanja temeljijo tudi na optimizaciji procesa. je veliko ljudje, ki delajo v podjetju. Njihova funkcija mora biti opredeljena, odgovornosti pa bodo dodeljene v skladu z zahtevami organizacije. Dobra struktura bo pripomogla k vzpostavitvi odnosov med ljudmi v različnih vlogah. Organizacijski sistem - Je mehanizem, s katerim vodstvo usmerja, usklajuje in nadzoruje dejavnosti različnih posameznikov.

Dobro zasnovana struktura bo pomagala pri upravljanju in vodenju podjetja. Zagotovljeno je, da nobena dejavnost ne ostane nenadzorovana in da je delo razporejeno glede na zmožnosti tistih, ki ga opravljajo. Dobro premišljeni koraki pri organizacijski zasnovi so v veliko pomoč dobremu upravljanju. Upoštevajte naslednje.

Faze oblikovanja

Sistem, ki ga je treba zgraditi, mora izpolnjevati zahteve podjetja. Pri tem je treba zagotoviti optimalno uporabo delovne sile in ustrezno izvajanje različnih funkcij. Harmonični odnosi med ljudmi na različnih položajih so bistvenega pomena. Oblikovanje strukture je pomembna naloga, ki jo je treba skrbno premisliti. V nadaljevanju so navedene glavne točke, na katerih se izvaja popolno načrtovanje.

Korak 1: Opredelitev dejavnosti

Opredeliti je treba dejavnosti, ki jih je treba izvesti za doseganje ciljev podjetja. Opredeliti je treba tudi funkcije, ki jih je treba izvajati za doseganje različnih ciljev, in ukrepe, povezane s temi funkcijami. Brez te faze organizacijske zasnove vodje ne bodo dosegli želenega rezultata.

Ključ dejavnosti so razdeljeni na več podtipov za vsak sektor. Pri opredelitvi dejavnosti je treba upoštevati naslednje upoštevati, da se nobena od njih ni izognila podvajanju in da se različne funkcije izvajajo usklajeno.

Korak 2: Združevanje dejavnosti v skupine

Tesno povezane in podobne dejavnosti so združene v skupine za oddelke in različne panoge. Usklajevanje med dejavnostmi je mogoče doseči le s pravilnim kopičenjem. Dejavnosti, ki so združene v skupine, se lahko dodelijo različnim položajem. Prenos pooblastil na posameznike ustvarja pooblastila in odgovornost. Ta dejavnik oblikovanja organizacijskih struktur povečuje pomen posameznega zaposlenega. Pooblastila so prenesena na nižje ravni v različnih oddelkih, odgovornost pa je določena.

Korak 3: Prenos pooblastil

Prenos pooblastil je upravni postopek, v katerem ljudje opravijo nekaj drugega, pri čemer se jim dodeli odgovornost. Ko se v organizaciji oblikujejo različna delovna mesta, se tem posameznikom dodeli delo. Za opravljanje dela je potrebna avtoriteta. Pooblastila se prenesejo na različne osebe v skladu z razdelitvijo odgovornosti. Končna faza oblikovanja strukture organizacijskega upravljanja mora to jasno odražati. V procesu dodeljevanja nalog v organizaciji se vzpostavi linija pooblastil, sistem, ki določa, kdo bo formalno sodeloval s kom.

Značilnosti dobrega sistema

Oblikovanje organizacijske strukture pomeni, da mora ustvarjena enota izpolnjevati različne potrebe in zahteve podjetja. Upoštevati je treba, da ima vsako podjetje svojo edinstveno obliko upravljanja. Če te značilnosti obravnavamo kot celoto, jih lahko povzamemo na naslednji način.

1. Jasne linije pooblastil

Osnove oblikovanja organizacijskih struktur upravljanja se začnejo z oblikovanjem osnovne hierarhije. Od zgoraj navzdol mora biti jasno določena linija pristojnosti. Prenos pooblastil mora biti postopen in skladen z naravo dodeljenega dela. Vsi v organizaciji morajo v celoti razumeti delo in pooblastila, prenesena na posameznika. Brez te jasnosti bo prišlo do zmede, sporov in konfliktov.

2. Ustrezen prenos pooblastil

Izzivi pri oblikovanju organizacijskih struktur dodatno vključujejo ustrezno ločevanje nalog. Prenos pooblastil mora biti skladen z določenimi odgovornostmi.

Če ni dovolj pooblastil za sprejem dodeljene naloge, delo ne bo dokončano. Včasih nadrejeni podrejenim dodeljujejo naloge, ne da bi jim dali ustrezna pooblastila, kar kaže na pomanjkanje sprejemanje odločitev z njihove strani. Neustrezne naloge bodo podrejenim povzročale težave, saj morda ne bodo mogli izpolniti postavljenih zahtev.

3. Manjše število ravni upravljanja

Elementi organizacijske zasnove bi morali izključevati zapletene vzorce. Stopnje nadzora je treba čim bolj zmanjšati, vendar v razumnih mejah. Večje kot je število teh ravni, večje so zamude pri obravnavi. Prenos odločitev od zgoraj navzdol bo trajal dlje.

Podobno bo trajalo dolgo, da bodo informacije z nižjih ravni dosegle vrh. Število ravni upravljanja je odvisno od narave in obsega dejavnosti. Za vsak problem ni mogoče določiti posebnega števila struktur, vendar si je treba prizadevati, da bi jih bilo čim manj. Ta optimizacija bo zmanjšala porabo časa.

4. Obseg nadzora

Postopek oblikovanja organizacijske strukture upravljanja mora vključevati tudi nadzorne funkcije. Stopnja nadzora se nanaša na število oseb, ki jih lahko vodja neposredno nadzoruje. Oseba naj spremlja le nekaj podrejenih, s katerimi lahko neposredno komunicira.

Število oseb, ki jih je treba nadzorovati, ne more biti splošno določeno, saj je odvisno od narave dela. Prizadevati si je treba, da je dobro vodena ekipa pod nadzorom, sicer bo prišlo do neučinkovitosti in nizke produktivnosti.

5. Enostavnost in prilagodljivost

Pristopi k oblikovanju organizacijskih struktur ne bi smeli postati zapleteni. Ne dodajajte nepotrebnih ravni upravljanja. Dobra struktura se mora izogibati dvoumnosti in zmedi. Sistem mora biti tudi prilagodljiv, da se lahko prilagaja spreminjajočim se potrebam.

Lahko pride do širitve ali diverzifikacije, kar bi zahtevalo prerazporeditev nalog in odgovornosti. Organizacijska struktura mora biti sposobna vključiti nove spremembe, ne da bi spremenila osnovne elemente. Ne spreminja vsega, kar je že bilo vzpostavljeno.

Ključni elementi

Analiza organizacijske zasnove mora prikazati strategijo za razporeditev talentov v podjetju. Ali se s to uvedbo doseže poslovni namen, je deloma odvisno od trdnosti celotnega notranjega sistema. Organizacijska zasnova ustvarja delovne odnose med ljudmi, določa meje odgovornosti in določa, kdo je komu odgovoren.

Obstaja Več načinov strukturiranja podjetje. Prava načela za oblikovanje organizacijskih struktur upravljanja izhajajo iz potreb in želja podjetja. Na podlagi tega spodbujajo prave ljudi.

1. Strategija

Najboljši pristop k organizacijski zasnovi upošteva strateške načrte podjetja. Takšni ukrepi sledijo viziji podjetja. Poslanstvo - razlog za obstoj podjetja - njegov namen.

Vizija je končni dosežek podjetja, uresničitev njegovih ciljev. Celotna strategija poskuša uresničiti vizijo, organizacijska struktura pa mora podpirati ta prizadevanja. Podjetje, ki se odloči vstopiti na tuje trge, se lahko na primer organizira v geografske oddelke. Spremembe strategije zahtevajo posodobljeno strukturno zasnovo

2. Okoljski dejavniki

Organizacijski načrtovalci ne smejo zanemariti poslovnega okolja, v katerem delajo zaposleni. Nepredvidljiv in hitro spreminjajoč se sistem zahteva prožnost, prilagodljivost in medresorsko sodelovanje.

V takšnih razmerah bo oblikovanje mehanicistične strukture upravljanja podjetja omejevalo okretnost in odzivnost osebja. Namesto tega lahko oblikovalci oblikujejo organski, horizontalni sistem, ki usklajuje ravni upravljanja in decentralizira sprejemanje odločitev. Hkrati stabilno okolje omogoča orodja za upravljanje, jasno opredeljene naloge in centralizirano moč v mehanični strukturi z naraščajočimi vertikalnimi ravnmi moči.

3. Velikost podjetja

Mala podjetja z malo zaposlenimi imajo pogosto različne funkcije, se obnašajo neformalno in ne pišejo veliko pravil. Ker podjetje nastaja organsko, bi bilo napačno, če bi mu poskušali vsiliti formalno, mehanično strukturo. Pri oblikovanju organizacijske strukture in sistema se je torej treba izogibati vključevanju imperativnih in konzervativnih elementov v način izvajanja notranjih operacij.

To bi bila jalova naloga. Poleg tega lahko nepotrebna birokracija ovira za izvajanje operacij. Velike organizacije potrebujejo več nadzora in pregleda. Mehanistična struktura ustvarja jasno razmejitev odgovornosti in pristojnosti, zato je primerna za podjetja z velikim številom zaposlenih.

4. Starost podjetja

Na začetku delovanja podjetja njegova majhnost zagotavlja organsko strukturno kakovost, ki spodbuja prilagodljivost in odzivnost. Ko se podjetje razvija in širi, začne:

• z dodajanjem pravil, politik in postopkov;
• postavite jasno opredeljene cilje;
• Izvajanje obsežnih notranjih sistemov upravljanja in verig poveljevanja.

Skratka, zrelost poraja birokracijo. Starejše kot je podjetje, večja je verjetnost, da bo notranji sistem postal okoren, kar bo ovira za inovacije, prilagodljivost in odzivnost. V procesu organizacijskega načrtovanja je treba upoštevati, v kolikšni meri se mora staro podjetje prestrukturirati, da bi zmanjšalo svoj mehanizirani sistem. V nasprotnem primeru se lahko pojavijo resne težave pri upravljanju in zaposlovanju.

Strukturni projekti

Strukturni projekti imajo svoje prednosti in slabosti, zato morajo razvijalci dobro premisliti o vsakem koraku. Dve skupni temi sta funkcionalne in oddelčne enote. Funkcionalna struktura ustvarja oddelke glede na dejavnosti, kot so proizvodnja, trženje in finance.

Združene dejavnosti povečajo učinkovitost, vendar lahko povzročijo ovire med oddelki. Struktura enot združuje ljudi glede na izdelek, stranko ali geografsko lokacijo, s čimer se učinkovito ustvarjajo majhna podjetja z lastnimi tržnimi, finančnimi in proizvodnimi zmogljivostmi. Oddelki so tako osredotočeni in odzivni, vendar se poslovne dejavnosti podvajajo med oddelki in v podjetju kot celoti.

Diagram vrst upravljanja

Organizacijska shema je vizualni prikaz formalne vrste zasnove. Načrt prikazuje strukturo organizacije, odnose in relativne ravni položaja posameznih sektorjev. Pomaga pri organizaciji delovnega mesta, saj podrejenim nakaže smer nadzora.

Tudi majhno podjetje, ki ga sestavlja ena oseba, lahko uporabi nekakšno organizacijsko shemo, da ugotovi, katere funkcije je treba opravljati. Takšno načrtovanje in strukture vizije Organizacijske sheme imajo naslednje prednosti.

Organizacijske sheme imajo naslednje prednosti:

1. učinkovito sporočanje organizacijskih, lastniških in korporativnih informacij.
2. omogočiti vodjem, da sprejemajo odločitve o virih, zagotavljajo okvir za upravljanje sprememb in posredovanje operativnih informacij v organizaciji.
3. Vse, kar se mora zgoditi v podjetju, je pregledno in predvidljivo.
4. hitro nadomestilo za formalne hierarhije v podjetju.
5. vsem v organizaciji pove, kdo je odgovoren za kaj in kdo je komu odgovoren.

Organizacijske vrste oblikovanja imajo seveda nekaj omejitev:

• So statični in neprilagodljivi ter pogosto zastareli, saj se podjetja spreminjajo in gredo skozi faze rasti.
• ne pomagajo razumeti, kaj se v resnici dogaja v neformalni organizaciji. V resnici so organizacije pogosto precej kaotične.
• Zaradi zunanjega izvajanja se ne morejo spoprijeti s spreminjajočimi se mejami podjetja, informacijska tehnologija, strateška zavezništva in omrežno gospodarstvo.

V začetnih fazah se podjetja lahko odločijo, da ne bodo vzpostavila formalne organizacijske strukture. Vendar mora podjetje obstajati tudi brez jasnega načrta, če želi uspešno delovati. Za večino malih podjetij so organizacijske sheme koristne, saj lastniku ali vodji pomagajo spremljati rast in spremembe v posamezni panogi in smeri.

Zaključek

Takšen pristop k načrtovanju vodi k znatnim izboljšavam kakovosti, storitev za stranke, krajšim časom ciklov, zmanjšanju fluktuacije in absentizma ter povečanju produktivnosti s 25 % na vsaj 50 %. Dobra novica je, da je načrt mogoče uporabiti za skoraj vse vrste in velikosti podjetij. Čas, potreben za dokončanje načrtovanja, je odvisen od narave, velikosti in virov podjetja. Velike in zapletene projekte je mogoče dokončati v nekaj dneh. Mala podjetja potrebujejo veliko manj časa in sredstev.