Prilagodljive strukture organizacijskega upravljanja: glavne vrste in njihove značilnosti

Prilagodljive organizacijske strukture so prožne strukture, za katere je značilno pomanjkanje jasnih birokratskih predpisov, podrobna delitev dela. Nekaj nejasnosti in prožnosti upravljanja, decentralizacija procesa sprejemanje odločitev, kot tudi individualna odgovornost vsakega člana organizacije za skupni rezultat.

Značilnosti prilagodljivih struktur

Za prilagodljive organizacijske strukture so značilne nekatere posebnosti. In sicer:

• Sposobnost hitrega in primerljivega izvajanja kompleksnih programov in projektov "brez bolečin" spreminja svojo obliko kot odziv na spremembe v zunanjem okolju.
• Odsotnost toge birokratske regulacije dejavnosti vodstva, relativna svoboda delovanja in ustvarjalnost vodje.
• pomanjkanje globoke specializacije v organizaciji, kar omogoča odprtost za eksperimentiranje.
• sposobnost hitrega izvajanja kompleksnih programov in projektov.
• Za izvajanje projektov (programov) ali reševanje težav jasno določene časovne omejitve.
• ustanovitev začasnih upravnih organov, ki se razpustijo, ko organizacija doseže želeni položaj.
• preprostost organizacijske strukture, ki pomeni najmanjše možno število ravni v hierarhiji upravljanja.
• najkrajše možne poti pretoka informacij med oddelki, projektnimi skupinami ali posamezniki (s tem se zmanjša tveganje izgube ali izkrivljanja dragocenih podatkov).
• Visoka stopnja avtonomije neposrednih vodij pri sprejemanju odločitev.
• Odločitve, sprejete na nižjih ravneh upravljanja, niso nič manj pomembne od tistih, ki jih sprejme višje vodstvo.
• Visoka stopnja vključenosti osebja v proces upravljanja podjetja.
• omejen življenjski cikel (prožne organske prilagodljive organizacijske strukture se praviloma izvajajo za čas trajanja problema ali naloge).
• velik pomen človeškega dejavnika (tj. zaposleni se ne dojema le kot delovna sila, temveč tudi kot kot oseba).

Organizacijska struktura projekta

Projektne organizacijske strukture so začasne. Ustvarjeni so za čas trajanja organizacijske naloge (razvoj in izvajanje projekta). Bistvo te strukture je sestaviti ekipo usposobljenih strokovnjakov, ki bodo delali na nalogi za omejeno časovno obdobje. Določena je raven kakovosti dela in opredeljen okvir virov (materiala in delovne sile).

V velikih podjetjih je najvišjemu vodstvu običajno dodeljenih več projektnih odgovornosti. Ker izvršni organ ne more samostojno obravnavati vseh nalog, se za vsak posamezen projekt oblikujejo posebne organizacijske strukture. Imenuje se vodja projekta, ki opredeli vizijo in cilje, izbere strokovnjake in jim razdeli naloge, usklajuje in spremlja dejavnosti.

Ko je projekt končan, se struktura razgradi. Udeleženci se vrnejo na svoje prejšnje delovno mesto ali se preselijo na nove projekte (če so zaposleni) ali zapustijo organizacijo (če imajo pogodbo za določen čas).

Prednosti projektne organizacijske strukture

Projektna organizacijska struktura ima številne jasne prednosti. In sicer:

• Povezovanje večsmernih prizadevanj podjetja omogoča doseganje boljših rezultatov pri posameznem projektu;
• celovit pristop k reševanju problemov in izvajanju nalog;
• oživitev vodij, ki je povezana z oblikovanjem projektnih skupin;
• se pri opravljanju naloge osredotočimo na največji možni napor;
• Visoka stopnja prilagodljivosti, ki pomeni sposobnost hitrega prilagajanja, ko se spremenijo notranji ali zunanji pogoji;
• Visoka stopnja osebne odgovornosti tako za vodjo projekta kot za druge udeležence projekta.

Slabosti projektne organizacijske strukture

Ta vrsta prilagodljive organizacijske strukture ima tudi nekaj slabosti. Tu so glavne:

• Če je projektov več, so viri organizacije razdrobljeni, kar otežuje njeno delovanje in razvoj kot celote;
• ker projektna organizacijska struktura ni trajnostna, zaposlene odbija in jim otežuje, da bi vedeli, kakšno je njihovo mesto v organizaciji;
• Vodja ne sme voditi le samega projekta, temveč mora tudi urediti položaj podrejene skupine v organizacijski strukturi podjetja;
• težave pri ohranjanju strokovnega znanja za prihodnost
• Če obstaja več projektnih struktur, lahko pride do podvajanja funkcij.

matrična organizacijska struktura

Med prilagodljivimi organizacijskimi strukturami je matrična struktura precej pogosta in hkrati najbolj zapletena. Pomeni dve smeri upravljanja - vertikalno in horizontalno. Struktura je nastala zaradi nujne potrebe po hitrem uvajanju sprememb brez zmanjšanja učinkovitosti delovne sile. Matrične strukture so se prvič pojavile v vesoljski industriji.

Vertikalno upravljanje pomeni najvišje vodstvo, ki nadzoruje delo funkcionalnih oddelkov. Horizontalno upravljanje pomeni upravljanje posameznih projektov. Vodje projektov določajo prednost in časovni razpored nalog, medtem ko imajo vodje oddelkov pravico izbrati metodologijo dela in dodeliti zaposlene. Zaposleni v organizaciji (tj. udeleženci projekta) so enako odgovorni dvema vodjema (tako se oblikuje dvojni sistem poročanja).

Matrična struktura se oblikuje tako, da se projektna struktura naloži na stalno (linijsko-funkcijsko) organizacijsko strukturo podjetja. Hkrati je naloga najvišjega vodstva, da ohranja ravnovesje med tem "konstrukcije".

Obstajata dve vrsti matričnih organizacijskih struktur. prvi pomeni interakcijo vodje z več skupinami podrejenih (stalni člani projektne skupine in zaposleni v drugih funkcionalnih enotah, katerih podrejenost je omejena, pri čemer ohranjajo podrejenost glavnim vodjem). Drugi vključuje začasno podrejenost izvajalcev iz določenih funkcionalnih enot vodji projekta.

Prednosti matrične organizacijske strukture

Ta vrsta prilagodljivih organizacijskih struktur ima številne nesporne prednosti. Natančneje:

• tesno združevanje različnih pododdelkov in dejavnosti dejavnosti organizacija;
• kakovostno hkratno izvajanje večjega števila projektov v primerjavi s projektnimi in birokratskimi strukturami;
• večja stopnja interakcije med različnimi funkcionalnimi enotami;
• Rastlina je idealen okras za vaze, okenske police in je tudi uporaben izdelek;
• Vključevanje vodij in zaposlenih na vseh ravneh v ustvarjalne dejavnosti za ustvarjanje in izvajanje novih idej;
• zmanjšanje delovne obremenitve najvišjega vodstva s prenosom dela pooblastil na srednje vodstvo, pri čemer se ohrani nadzor nad ključnimi odločitvami;
• večji občutek osebne odgovornosti za projekt kot celoto in njegove posamezne elemente;
• visoka stopnja prilagodljivosti in usklajenosti opravljenih nalog;
• premagovanje komunikacijskih ovir v organizaciji brez ogrožanja funkcionalne specializacije;
• večja učinkovitost uporabe virov z izboljšanjem kakovosti sedanjega upravljanja;
• večja okretnost virov pri hkratnem izvajanju več projektov;
• široko priložnost za uvedbo novih in učinkovitih metod upravljanja;
• relativna avtonomija projektnih skupin spodbuja razvoj novih spretnosti odločanja in poslovanja med zaposlenimi
• hiter odziv na spremembe v zunanjem okolju.

Slabosti matrične organizacijske strukture

Obstajajo pa tudi negativni vidiki, zaradi katerih so strokovnjaki skeptični. Tu so glavne pomanjkljivosti matričnega sistema organizacijska struktura upravljanje:

• Kršitev načela enotnosti poveljevanja zaradi dvojne linije poročanja;
• zapletenost in neuporabnost strukture;
• z nejasno razdelitvijo pravic in odgovornosti v matričnem sistemu obstaja težnja po anarhiji;
• veliko število vodij povzroča več konfliktov in povečuje splošne stroške
• ker je razdelitev pristojnosti nejasna, lahko pride do rivalstva med vodji projektov in enot;
• Uporaba matrične strukture lahko povzroči dvoumnost in razpršitev odgovornosti, kar preprečuje doseganje visokokakovostnih rezultatov;
• razpad tradicionalnega sistema odnosov med oddelki;
• konflikti med vodji različnih projektov zaradi pomanjkanja sredstev
• dejanski nadzor nad dejavnostmi pododdelkov in projektnih skupin je bistveno otežen;
• motnje v delovanju enot zaradi dolgotrajne odsotnosti strokovnjakov, ki sodelujejo pri izvajanju programov in projektov
• neučinkovitost v času krize;
• težave pri izvajanju strukture v praksi zaradi potrebe po dodatnem usposabljanju osebja in razvoju ustrezne organizacijske kulture.

Omrežna organizacijska struktura

Najsodobnejša prilagodljiva organizacijska struktura je mrežna struktura. Hierarhijo in funkcionalno ločenost nasprotuje intelektualnemu sodelovanju in mreženju. Te spremembe so posledica dejstva, da so opredmetena sredstva kot globalni vir nadomestile intelektualne zmogljivosti.

Hierarhične strukture vodenja postajajo vse manj pomembne. Dejstvo je, da so se pojavili v času, ko se je svet spreminjal gospodarsko okolje Kritične negotovosti pri razvoju niso prisotne. Zdaj smo v obdobju globalne negotovosti, ki menedžerje sili v nenehno učenje reševanja vedno novih problemov. Nenormalne razmere so vse pogostejše, zato se tradicionalni mehanizmi upravljanja izkažejo za neučinkovite.

V organizacijski strukturi, ki temelji na omrežju, vsaka upravna enota ni obravnavana kot samostojna enota, temveč kot skupni vir. Razdelitve se dopolnjujejo, kar povečuje splošno uporabnost dela. Hierarhija vodenja je tako zabrisana in vsi vodje so kot imetniki znanja, izkušenj, kapitala itd. enakopravni. Vendar je to mogoče uresničiti le, če je vzpostavljeno dobro povezovanje v mreže.

Prehod na hierarhično organizacijsko strukturo vodenja poteka postopoma v več fazah. Najprej se funkcionalne enote preoblikujejo v problemsko usmerjene skupine, ki jih vodijo vodje, ki so lahko tudi višji vodstveni delavci. V naslednji fazi se vodje odpovedo ključni vlogi v svojih skupinah, vendar ohranijo vpliv nad njimi. Postanejo bolj strokovnjaki kot vodje. Upravljanje ni nadgradnja, temveč podporna baza za proizvodni proces. Tako neposredno povezovanje v mreže nadomešča zastarele birokratske strukture.

Pomembna značilnost te vrste prilagodljivih struktur je, da se upravljanje lahko spremeni v virtualni vir, ki se lahko uporablja brez neposrednega stika. Virtualni vodja je bolj mobilen in dostopen. Poleg tega se lahko celotne organizacije preselijo v virtualno okolje. To je najboljša rešitev v nenehno spreminjajočem se okolju.

Prednosti mrežne organizacijske strukture

Mrežna organizacijska struktura upravljanja ima več prednosti. In sicer:

• bliskovit odziv na spremembe v notranjem in zunanjem okolju;
• možnost izbire najbolj prednostnih dejavnosti v danem trenutku;
• Bistveno zmanjšanje stroškov in občutno povečanje prihodkov;
• odprava možnosti podvajanja vodstvenih funkcij;
• Priložnosti za medsektorska in medsektorska partnerstva so številne.

Slabosti mrežnih struktur

Vendar ima mrežna organizacijska struktura upravljanja tudi slabosti. Tu so glavne:

• kršitev načel organizacijske segmentacije;
• Povečana tveganja, povezana z odvisnostjo od osebja in veliko verjetnostjo fluktuacije;
• pomanjkanje zagotovljene socialne in materialne podpore za udeležence sistema mrežnega organiziranja.

struktura obroča

Prilagodljive organizacijske strukture vključujejo vključuje tudi obroč. Ta koncept je eden najnovejših in se je rodil v osemdesetih letih prejšnjega stoletja. Na vsaki ravni upravljanja se ustanovi odbor, ki ga sestavljajo vodja in predstavniki različnih ravni (običajno ena nižja in ena višja raven). Vodja na določeni ravni lahko sodeluje v več odborih hkrati, kar omogoča povezovanje ravni v enoten sistem, ki se imenuje obročna struktura.

Glede na izkušnje organizacij, ki so takšen sistem upravljanja že uvedle, je mogoče sklepati o njegovi učinkovitosti, tako kot pri drugih glavnih vrstah prilagoditvenih struktur. Ta mehanizem zagotavlja, da se izvajalci na vseh ravneh jasno zavedajo ciljev in nalog najvišjega vodstva. Vrhovno vodstvo pa razume potrebe in izkušnje zaposlenih v vseh enotah.

Centralizacija in decentralizacija

Pri določanju organizacijske strukture upravljanja organizacije je bistveno optimalno ravnovesje med centralizacijo in decentralizacijo:

• Centralizirana organizacija je tista, v kateri imajo najvišje ravni vodstva čim več pristojnosti pri sprejemanju najpomembnejših vodstvenih odločitev. Povečuje nadzor in koordinacijo zaposlenih na vseh ravneh ter močno zmanjšuje napačne odločitve in obseg škodljivih posledic, ki iz njih izhajajo. visoka stopnja centralizacije praktično odpravlja tudi neravnovesja pri zagotavljanju virov in informacij v različnih oddelkih.
• Decentralizirana organizacija je tista, v kateri so pristojnosti za upravljanje enakomerno porazdeljene med različne ravni upravljanja. Ta sistem je značilen za velika podjetja, ki jih je skoraj nemogoče upravljati s togo centralizacijo, saj morajo obdelovati ogromne količine informacij in sprejemati veliko odločitev. Decentralizacija pomeni, da lahko vodja, ki je najbližje zadevnemu problemu, sprejme izvršilno odločitev. Decentralizacija tudi dinamično povečuje pobudo in odgovornost zaposlenih. prispeva k razvoju kakovostnega nabora nadarjenih (zlasti vodstvenih kadrov).

V praksi nobena organizacija ni popolnoma centralizirana ali popolnoma decentralizirana. Običajno obstaja zvezna decentralizacija. To pomeni, da najpomembnejše odločitve sprejema najvišje vodstvo, operativne naloge pa so prepuščene neposrednim vodjem. Sodobne, prilagodljive organizacijske strukture pa so vse bolj decentralizirane.

Potreba po uvedbi prilagodljivih sistemov

Med birokratskimi in prilagodljivimi organizacijskimi strukturami v domačem gospodarstvu žal še vedno prevladujejo prve. Kljub temu uvedba ustrezne sodobne organizacijske strukture ne zagotavlja uspeha (medtem ko je izbira napačne organizacijske strukture zagotovilo za neuspeh).

Problem izbire organizacijskih struktur v domačem okolju je povezan s kriznimi pojavi in nestabilnostjo v gospodarstvu. V zvezi s tem velja omeniti naslednje:

• Potrebne so pogoste spremembe organizacijskih strategij, ciljev in načel, da se prilagodijo nenehno spreminjajočemu se okolju. Poleg tega mora sistem zagotoviti, da se blago in storitve čim hitreje ustvarijo in promovirajo na trgu. Žal stare birokratske strukture niso prilagojene temu.
• Pomembno je, da vodje razumejo, da je korporativizacija nasprotje avtonomije in neodvisnosti. Vključuje ekonomsko odgovornost vodij do lastnega osebja in zunanjih vlagateljev.
• organizacija mora biti privlačna za javnost in vlado. Ugodna podoba povečuje možnosti za privabljanje naložb. Prožna in odprta prilagodljiva organizacijska struktura je najprimernejša za oblikovanje pozitivne podobe.
• Zagotavljanje finančne stabilnosti organizacije zahteva raznolik pristop k proizvodnji in iskanje novih področij za komercialne dejavnosti. Tako, organizacijski sistem mora biti dovolj prilagodljiva, da se lahko hitro odzove na negativni vplivi in se prilagoditi izvajanju nove ideologije.