Tok dokumentov je... Koncept in vrste tokov dokumentov

V članku so pojasnjeni pojmi, kot so vhodni in izhodni dokumenti, potek dela in njegova struktura, potek dela, njegov način in cikličnost, Notranji in zunanji dokumentacija. Načini prepoznavanja informacij ter njihovo shranjevanje v tekočih mapah in arhivih pri upravljanju dokumentacije.

Vrste tokov dokumentov

V naši informacijski dobi si je nemogoče predstavljati delovanje katere koli proizvodne, potrošniške, regulativne ali distribucijske strukture brez dokumentacije. Ravnanje z dokumenti v današnjem informacijskem razcvetu s papirnimi in elektronskimi sistemi postaja vse bolj zapleteno. Spreminjajo se nosilci informacij, spreminjajo se ljudje, ki jih obdelujejo, spreminja se pravno področje uporabe informacij. Spreminjata se tudi koncept in struktura toka dokumentov.

Dokument kot enota pretoka dokumentov

Dokument je informacija, zapisana v obliki katerega koli materialnega predmeta. Dokument je lahko fotografija, videoposnetek, zvočni posnetek, pa tudi papirnati mediji in datoteke. Vendar dokument postane dokument le, če izpolnjuje določene zahteve. Te zahteve se imenujejo podrobnosti in so pravno zavezujoče za določene vrste dokumentov. Za registracijo upravnih dokumentov na primer obstaja GOST R 7.0.97-2016. Eden najpomembnejših podatkov je datum (včasih tudi čas) dokumenta.

Kaj je tok dokumentov

Pretok dokumentov je gibanje dokumentov med točkami ustvarjanja informacij, točkami obdelave informacij, točkami shranjevanja informacij in neposrednimi uporabniki informacij. Delovni tokovi dokumentov se zelo razlikujejo po vrsti in vsebini dokumentov, načinu in cikličnosti, načinih pretoka itd.д.

Tokovi dokumentov v organizaciji (tudi v podjetjih) se delijo na vhodne in izhodne. Da bi se izognili napakam in nejasnostim pri obravnavi dokumentov, je treba vsako vrsto toka ločiti med seboj.

Tok vhodnih dokumentov sestavljajo dokumenti, ki v organizacijo prispejo po pošti, elektronski pošti, so dostavljeni namenoma (s strani kurirjev). Dokumente ob vstopu je treba razvrstiti, nezaželene pa zavreči. Potrebne ali morda potrebne dokumente je treba evidentirati v registrih (papirnih ali elektronskih) z navedbo datuma prejema, imena dokumenta in njegovih podrobnosti (datum dokumenta, ime pošiljatelja itd.).д.), oddelek organizacije, ki mu je dokument poslan.

Odhodni tok dokumentov sestavljajo dokumenti, ki so ustvarjeni in izvedeni ali obdelani v organizaciji. Vsi izhodni dokumenti morajo imeti zaporedno številko, preverijo se njihovi rekviziti in točnost, zabeležijo se v dnevnike z datumom (običajno datum podpisa), izhodno številko in šifro oddelka, ki je dokument pripravil.

Če toka dokumentov ni mogoče takoj obvladati (njegovo nenadno povečanje), je treba povečati število zaposlenih pri obdelavi dokumentov, da bi se izognili napakam in zamudam, ki so za organizacijo pogosto zelo drage.

Vrste tokov dokumentov so lahko vse vrste različnih, To je odvisno od vrste podjetja in načina delovanja organizacije.

Za velike organizacije in podjetja je dobro organiziran pretok dokumentov enako pomemben kot pretok materiala ali proizvodnje. Za velike tokove dokumentov se razvijajo in uporabljajo celo vrste dokumentov tehnološki procesi.

Koncept zunanjih in notranjih tokov dokumentov

Tako vhodne kot izhodne informacije v organizaciji lahko razdelimo na notranje informacije.е. informacije, ki se ustvarjajo in uporabljajo samo v organizaciji. Te informacije so lahko v določeni meri tajne in niso javno dostopne niti znotraj enega oddelka. Izmenjava pisem med različnimi deli iste organizacije na splošno ni običajna. Za sporočanje dokumentov se uporabljajo tako imenovani memorandumi (poročila, pojasnila, reference), ki jih podpišejo vodje oddelkov. V organizaciji krožijo ne le zapisniki, temveč tudi naročila, navodila, priporočila, tehnična dokumentacija in drugi dokumenti.

Iz teh razlogov je treba notranji pretok dokumentov strogo urediti, da občutljive informacije ne pridejo v javnost niti po koščkih. Zato notranje informacije niso namenjene potovanju zunaj organizacije in včasih. V tem primeru se taki podatki prenašajo iz enote v enoto le z dovoljenjem vodje enote in se ob prenosu (tudi v arhiv organizacije) obvezno zabeležijo v posebnih dnevnikih, v katerih je naveden prejemnik in potrjeno njegovo pooblastilo za prejem (dovoljenje za delo z dokumenti).

Možnosti pretoka dokumentov

Tok dokumentov je kompleksen sistem, ki ga zaznamujejo naslednji parametri:

• vsebino (ali funkcije, ki jih opravlja);
• struktura;
• način in cikel;
• smer;
• obseg;
• drugi.

Vsebina ali funkcionalnost

Ta dimenzija pretoka dokumentov je seznam sestave dokumentov, ki jih uporablja organizacija, in sestave informacij v teh dokumentih. Je stalnica za majhno število organizacij in vrsto dejavnosti ki so zelo Struktura toka dokumentov je specifična in časovno neprekinjena (običajno sodišča, arhivi, registri itd.). neproizvajalske organizacije). Za večino organizacij, zlasti proizvodnih, je pretok dokumentov spremenljivka, ki se spreminja glede na različne spremembe: vrsta dejavnosti, partnerjev, tehnologij, materialov, zakonodaje in drugih zahtev spreminjajoče se proizvodnje in začasnih sprememb.

Struktura toka dokumentov

Koncept in strukturo toka dokumentov je mogoče opisati s tistimi značilnostmi, s pomočjo katerih je podana klasifikacija dokumentov in njihovo indeksiranje ter se oblikuje celoten referenčni sistem v dokumentnem aparatu organizacije. Na splošno ta struktura sledi vrsti in namenu toka dokumentov.

Način in cikličnost

Ti parametri določajo spremembe pretoka informacij skozi čas. Na primer, nenadno povečanje števila primerov obravnave dokumentacije prosilca med sprejemnim postopkom ali dokumentacije študentov med sejami in podeljevanjem diplom.

Takšne spremembe so posledica notranjega ritma organizacije in so običajno predvidljive in načrtovane.

Spremembe smeri pretoka dokumentov

Te spremembe so povezane z vsebino dela procesne enote. Gre za razlike v načinu evidentiranja dokumentov, načinu nadzora časov, načinu branja dokumentov in zlasti načinu potrjevanja in dogovarjanja o različnih dokumentih. Na spremembe v smeri toka dokumentov bodo vplivale tudi notranje spremembe v strukturi in področja dejavnosti organizacije.

Obseg pretoka dokumentov

Obseg pretoka dokumentov je število dokumentov (izvirnikov in kopij), ki ga je mogoče izraziti s številom samih dokumentov, številom listov, številom znakov, številom oseb, odgovornih za dokument, in številom oseb, s katerimi je dokument usklajen. Na primer število partnerskih organizacij, s katerimi se je treba dogovoriti o sporazumu ali s katerimi ga je treba podpisati.

Obseg dokumentov v organizaciji vključuje skupno število dokumentov v vseh delovnih tokovih.

Izboljšanje pretoka dokumentov v organizaciji

Za izboljšanje tega delovnega procesa je treba preučiti celoten delovni proces in vzpostaviti jasne smernice, ki bodo omogočile, da bo proces tehnološko ustrezen: odpraviti podvajanje pri delu upravljanje dokumentov, preprečevanje odobritve dokumentov s strani enot, ki niso povezane z dokumentom. Čim večji je pretok dokumentov, tem bolj zaposlena je vodstvena ekipa organizacije ali vsaj njen večji del.

Eden od glavnih momentov za izboljšanje dela osebja z dokumenti je raven njegovega strokovnega usposabljanja na vseh stopnjah pretoka dokumentov, optimalna delovna obremenitev osebja, jasna ureditev dela z dokumenti v vsakem pododdelku.

Urejanje in standardizacija obsežnih tokov dokumentov omogoča uporabo mehanizacije in avtomatizacije papirnega dela, zmanjšanje števila zaposlenih, ki delajo z dokumenti, na optimalno število.

Žal so podatki o obsegu pretoka dokumentov običajno podcenjeni, kar je posledica neustreznih metod arhiviranja.

Osnovne zahteve današnjega časa za pretok dokumentov

1. Pravilnost. Vsaka zapora ali izpad pretoka informacij pri človeških dejavnostih povzroči motnje v sistemu kot celoti. Povečanje obsega dokumentov je treba upoštevati in načrtovati vnaprej.
2. Upravljanje. Informacijske tokove je mogoče in treba upravljati. Sistem upravljanja pisarn je moral biti ne le trajnosten, temveč tudi prilagodljiv; osebje je moralo biti univerzalno usposobljeno za vse postopke upravljanja pisarn.
3. nenehno izboljševanje učinkovitosti delovnih procesov z racionalizacijo, mehanizacijo in avtomatizacijo.
4. Pripraviti in redno posodabljati je treba rutinske diagrame poteka dokumentov z navedbo datumov, odgovornih oseb itd.д.
5. Standardizacija dokumentov, načini njihove obdelave, ustrezno arhiviranje, označevanje mesta hrambe vsakega dokumenta pospešujejo iskanje in delo z dokumenti.