Horizontalne povezave: koncept, struktura upravljanja, vrste povezav in interakcij

Eden od sodobnih trendov v upravljanju je organizacija upravljanja na podlagi horizontalnih povezav. Za to strukturo je značilno zmanjšanje števila odločitev, ki se sprejemajo na vrhu, in dodelitev več pristojnosti zaposlenim na nižjih ravneh. Rezultat je boljša odzivnost na nova vprašanja in situacije. Vendar ima ta sistem tudi pomanjkljivosti. Težko je najti samoiniciativno osebje, ki lahko samostojno določa in rešuje naloge.

Skupna predstava

V vsaki organizaciji je potrebno usklajevanje med zaposlenimi in enotami. Vzajemno delovanje med njimi in upravljanjem opredeljuje niz stabilnih povezav, ki zagotavljajo skladen mehanizem, ki usklajuje vloge in funkcije. Kombinacija enot na isti hierarhični ravni predstavlja raven upravljanja.

Glavne vrste povezav so naslednje:

• Horizontalni upravljavski odnosi. Ta pojem označuje odnose med pododdelki ali člani podjetja, ki so na isti ravni upravljanja.
• Vertikalne povezave. Povezujejo različne hierarhične ravni in oblikujejo porazdelitev pristojnosti. Njihova glavna naloga je prenašanje izvršilnih (od zgoraj navzdol) in poročevalskih (od spodaj navzgor) informacij. Ta vrsta povezave je značilna za velike organizacije. Primer idealizirane različice je državni sistem v Sovjetski zvezi, ki je temeljil na federalizmu in unitarizmu.

Horizontalni in vertikalni upravljavski odnosi delujejo v enotnem korporativnem okolju. Prve krepijo druge in pomagajo organizaciji kot celoti, da postane bolj trajnostna zunanji in notranji spremembe. Namen vertikalnih povezav je sistematizirati različne oblike horizontalnih povezav ter posredovati informacije o izvršilni pristojnosti in odgovornosti, stabilnost.

Funkcionalne in linearne povezave

Vertikalne in horizontalne povezave v organizaciji so lahko linearne in funkcionalne. Za prvo vrsto je značilno, da vodja oddelka ali organizacije neposredno vodi podrejene (vertikalna hierarhija). Prednosti linearne sheme upravljanja so naslednje

• jasnost in enostavnost določanja nalog in spremljanja njihovega izvajanja;
• hitro sprejemanje odločitev;
• timsko delo.

Slabosti vključujejo:

• vodstvena in informacijska preobremenitev vodje;
• Potreba po visoko usposobljenih vodjih;
• pomanjkanje upravljavske prožnosti glede na spreminjajoče se zunanje pogoje.

s funkcionalnimi vertikalnimi in horizontalnimi povezavami v organizaciji se vodstvene odločitve sprejemajo na svetovalni ravni. Najpreprostejši diagram, ki odraža to vrsto upravljanja, je dvostopenjska delitev. Uporablja se lahko le za mala podjetja. vsaka strukturna enota (trženje, inženiring, proizvodnja, finance in računovodstvo, človeški viri) ima svoj sklop nalog in funkcij, njeni strokovnjaki pa so odgovorni za ozek del dela.

Linearno-funkcijsko upravljanje

Obstaja tudi kombinirana linearno-funkcijska shema upravljanja, ki združuje značilnosti linearnih in funkcionalnih razmerij. Informacije in odločitve iz oddelkov se posredujejo prek neposrednih vodij ter na ravni posameznih izvajalcev in služb. Njegove prednosti so:

• spodbujanje strokovnega razvoja v okviru vodstvene strukture;
• visoka raven usposobljenosti funkcionalnih vodij zaradi njihove specializacije
• boljša usklajenost dela na področju človeških virov, upravljanja virov, kakovosti, proizvodnje in drugih področjih;
• manjše število ponavljajočih se funkcij med zaposlenimi v različnih enotah.

Slabosti te sheme so:

• pomanjkanje visokokakovostnih horizontalnih povezav med organizacijskimi enotami;
• nevarnost razhajanja interesov in ciljev med pododdelki;
• potrebo po uvedbi dodatne srednje ravni upravljanja;
• Zaradi formalnih postopkov in pravil je interakcija med vodstvenim osebjem malo prilagodljiva;
• Nizko zanimanje za inovacije.

Ta struktura je najprimernejša za majhne in srednje velike srednje velike organizacije.

Sistem upravljanja oddelkov

Velika podjetja vse pogosteje uporabljajo divizijski pristop - strukturo upravljanja izdelkov, kjer je Vsak oddelek proizvaja blago ali storitve za različne trge. Funkcionalne službe in horizontalni odnosi znotraj vsakega oddelka.

Upravljanje divizijskih struktur se doseže z dodatnimi vmesnimi plastmi. Vertikalna hierarhija raste z na eni strani pomaga vodstvu podjetja, da se osredotoči na strateške dejavnosti, hkrati pa povzroča navzkrižje interesov med cilji posameznih oddelkov. Če se materialni, finančni in delovni viri razdelijo centralno, lahko pride do navzkrižja interesov.

Glavne značilnosti

Horizontalne povezave imajo naravo usklajevanja, ki omogoča produktivno interakcijo med strukturami podjetja za reševanje težav, ki se pojavljajo med njimi. Pomagajo razvijati samostojnost in iniciativnost zaposlenih. Vendar pa vsi ljudje niso pripravljeni pokazati teh lastnosti, zato se pojavlja posebna težava pri zaposlovanju osebja za izvajanje takšnega sistema upravljanja.

Horizontalne povezave v organizaciji odražajo raven specializacije zaposlenih in so namenjene razlikovanju funkcij. Več ko je vrst dela, ki zahtevajo posebno znanje in spretnosti, bolj zapleten je sistem povezav.

Za opis takšne upravljavske strukture se uporabljajo tudi naslednji pojmi:

• Pokritost nadzora - število podrejenih, ki morajo poročati istemu nadrejenemu.
• Funkcionalizacija - interakcija med najvišjimi, srednjimi in najnižjimi vodstvenimi delavci.
• Geografska delitev dela. Če ima organizacija regionalne oddelke, to močno zaplete strukturo vertikalnih in horizontalnih odnosov. Težko je tudi usklajevanje in nadzor dejavnosti.

Horizontalne povezave so pomemben vir motivacije. Ni mogoče zagotoviti vertikalnega kariernega razvoja za vse zaposlene v organizaciji. Namen horizontalnih odnosov v V sodobnem sistemu vodenje je spodbujanje zaposlenega, da prevzame več odgovornosti v enoti in da jih prevzame na višji ravni. Tako lahko napreduje po karierni lestvici na naslednje mesto v hierarhiji.

Horizontalni odnosi so nenavadni, saj jih ni mogoče natančno formalizirati - to pomeni, da pravila odnosa, vloge in funkcije niso opisane -, ker se pojavljajo med enotami in zaposlenimi, ki jim niso neposredno podrejeni. V večini primerov se za vzpostavitev teh odnosov uporabljajo neformalni postopki, ki izboljšujejo celotno formalno vzpostavljeno strukturo.

Glavne oblike so

Najpogostejše oblike horizontalnega komuniciranja v strukturi upravljanja organizacije so

• neposredni stiki med vodji oddelkov;
• horizontalni prenos zaposlenih;
• oblikovanje začasnih skupin za reševanje določenega problema ali izvajanje projekta;
• oblikovanje stalnih skupin za reševanje ponavljajočih se vprašanj;
• Oblikovanje dodatnih struktur za povezovanje in upravljanje horizontalnih procesov;
• uvedba dvojnega sistema odgovornosti v funkcionalni strukturi upravljanja. Vodja projekta sodeluje s strokovnjaki, ki mu niso neposredno podrejeni. Odgovornost se razširi na kritične točke, ki jih je treba izpolniti v skladu z opredeljenim programom.

Neposreden stik z vodstvom

Primer neposrednega stika med nadzorniki je naslednji primer. Nabavni oddelek je presegel svoj načrt. Druga strojna delavnica, montažna delavnica, zaradi velike delovne obremenitve trenutno ne zmore obvladovati količine obdelovancev. Z neposrednim stikom vodje obeh struktur rešijo problem med seboj, ne da bi vključili direktorja podjetja (skladiščenje v nabavni delavnici ali v vmesnem skladišču).

Ta oblika horizontalne povezave v strukturi upravljanja organizacije je najpreprostejša in najcenejša. Tako se lahko višje vodstvo osredotoči na kompleksnejša, strateška vprašanja. Vendar pa se lahko zgodi, da odločitev obeh vodij ni v skupnem interesu podjetja. V zgornjem primeru bi to na primer pomenilo prekinitev proizvodnega toka. Zato je pomembno, da so informacije jasno sporočene.

Prenos zaposlenega

Horizontalni prehodi zaposlenih med enotami so bolj "eksotična" oblika od zgoraj obravnavane. Ta ureditev se običajno izvaja z nadgradnja kvalifikacij zaposleni.

Takšni prehodi ne prispevajo le k zbiranju poklicnih izkušenj ter pridobivanju novih znanj in spretnosti, temveč spodbujajo tudi neformalno komunikacijo med zaposlenimi, ki prispeva k krepitev horizontalnih povezav v organizaciji. Vprašanja, ki se pojavijo, se pogosteje rešujejo z ustnim stikom kot s pisnim komuniciranjem (opomini in druge oblike pisem za delo). Priporočljivo je, da se takšni prehodi izvajajo pogosteje, saj kot je bilo pridobljeno informacije sčasoma zastarajo.

Ciljne skupine

Delovne skupine se ustanovijo, kadar je treba zagotoviti horizontalne povezave v organizacijska struktura med velikim številom enot. V tem primeru je neposredni stik praktično neuporaben. Takšni problemi običajno zahtevajo rešitev na višji ravni in povezovanje prizadevanj strokovnjakov iz različnih oddelkov in celo oddelkov.

Oblika sodelovanja v delovni skupini je lahko različna: lahko gre za polni delovni čas, polovični delovni čas ali le za svetovanje. Ko je naloga opravljena in se skupina razpusti, se vrnejo k svojim prejšnjim delovnim nalogam. Za usklajevanje njihovega dela se pripravita poslovnik in delovni načrt.

stalne ekipe

Če se prejšnje oblike sodelovanja izkažejo za neučinkovite, se ustanovijo stalne ekipe za reševanje vprašanj, ki se pogosto pojavljajo. O njih se lahko razpravlja v različnih časovnih presledkih, enkrat na dan ali enkrat na teden.

Ekipe so lahko organizirane na različnih ravneh upravljanja. Člani ekipe so lahko višji strokovnjaki ali vodje oddelkov. Večja kot je heterogenost nalog, večja so pooblastila skupine in večje je število vključenih ravni upravljanja. Struktura stalne ekipe je lahko formalno opisana v projektu.

Pogoji za učinkovite skupine in povezave

V organizacijskem upravljanju so bili ugotovljeni naslednji pogoji za učinkovitost začasnih in stalnih skupin:

• Motiviranje zaposlenih. Naloge, dodeljene ekipi, zaposleni običajno dojemajo kot dodatno delovno obremenitev. Zato jih je treba bodisi razrešiti njihovih prejšnjih funkcij bodisi razviti sistem spodbud. Izkušnje so pokazale, da ima delna odprava rutinskih nalog večji učinek, saj ne povzroči izgube stika z enoto, v kateri delavec dela.
• Opredelitev neposrednih vodij, ki bi morali biti odgovorni za reševanje problemov.
• Informacijska podpora. Pri izvajanju nalog morajo sodelovati vse zadevne enote.
• Člani ekipe imajo pooblastila, ki so potrebna za vključevanje drugih ljudi v delo.
• Racionalna izbira članov skupine glede na hierarhični položaj v vodstvu organizacije. Če med njima obstaja ovira zaradi velikih razlik v delovnih mestih, ekipa ne bo mogla učinkovito delovati.
• Kombinacija horizontalnega in vertikalnega komuniciranja. Horizontalni procesi se najpogosteje uporabljajo za reševanje vsakodnevnih težav, medtem ko se vertikalni procesi najpogosteje uporabljajo za strateške.
• Izkušnje pri reševanju konfliktov. Ko sprejemanje odločitev v skupini se pogosto pojavljajo situacije, ko si interesi različnih enot nasprotujejo. V tem primeru je treba opraviti produktivno izmenjavo informacij, da se pridobi alternativa.