Načrtovanje proračuna projekta. Vrste in namen proračuna. Faza projekta

Proračun projekta je treba razumeti kot določitev stroškov tistih del, ki se izvajajo v okviru določenega programa. Gre tudi za vprašanje proces oblikovanja na tej podlagi proračun, ki vsebuje predpisano razporeditev stroškov po stroškovnih postavkah, vrstah del, času izvedbe ali drugih postavkah.

Oblikovanje proračunske strukture

Kako pripraviti predhodni proračun projekta? Njegova struktura je razvidna iz kontnega načrta stroškov posebnega programa. Za določitev tradicionalne računovodske ocene običajno zadostuje, da jo.

Načrtovanje proračuna se šteje za stroškovni načrt ali stroškovno knjižico. To pomeni, po tem Pri vnaprejšnjem načrtovanju je treba razumeti, koliko bo treba plačati, kdaj in za kaj sredstva. Zato je v tem primeru možna vsaka metodologija za predstavitev izgub. Vendar je treba upoštevati, da morajo izpolnjevati praktične zahteve zainteresiranih strani, ki jih zanimajo, in standarde, ki so bili določeni. Poleg tega morajo odgovoriti na vprašanja, ki zanimajo vlagatelje projekta.

oblike predstavitve proračuna

Tako načrtovani kot dejanski proračun imata določene oblike predstavitve. Med njimi je treba omeniti naslednje:

• urniki, ki so nekakšni načrti stroškov;
• matriko za porazdelitev izgub;
• Stolpčni diagrami izdatkov;
• Podobni razporedi kumulativnih izgub;
• linijski diagrami kumulativnih stroškov, razporejenih skozi čas;
• kartiranje strukture izgub krožnega tipa.

Opozoriti je treba, da so v različnih fazah razvoja projekta pomembne različne oblike projektne in delovne dokumentacije. Dejstvo, da govorimo o razvoju različnih vrst proračunov. Med seboj se razlikujejo po zahtevani natančnosti in predvideni uporabi. Opozoriti je treba, da se dopustna proračunska napaka z napredovanjem projekta bistveno zmanjša.

Vrste in namen proračunov

Zmanjšanje meje napake je razvidno iz spodnje preglednice. Oglejmo si namen in osnovne vrste proračunov.

Proračun projekta in ocene stroškov

Zanimivo je, da je proračun projekta podoben oceni tekočih stroškov posameznega poslovnega elementa podjetja. Glavna razlika je v tem, da tradicionalno zajema celoten projekt, tj. od začetka do konca. Proračun poslovne enote se določi na letni ali četrtletni ravni. Za čim boljši nadzor je treba stroške razdeliti na dva dela: neposredne stroške in posredne izgube.

Prva vrsta proračuna je ključno orodje za upravljanje in nadzor vodij projektov ter direktorjev funkcionalnih enot, ki pri tem sodelujejo. To vključuje stroške (prevozni stroški, plače itd.) vseh sodelujočih v programski skupini. V tem primeru vsak od akterjev opravlja ločene naloge.

Pri utemeljevanju stroškovnih postavk je treba upoštevati naslednje točke:

• stroški nabavljenega materiala;
• znesek, porabljen za proizvodnjo;
• stroški odstopanj od običajne uporabe tehnologije;
• Znesek, porabljen za naročanje izdelka;
• stroški oskrbe;
• drugi stroški.

Neposredne stroške vrste pa je treba prikazati na naslednji način:

• razčlenjeni - natančno po strukturi projekta do ravni izvedljivih nalog;
• vključujejo tedenske stroške za plače osebja, material (najet ali kupljen) in drugo za vsak element projekta in nalogo vmesne vrednosti;
• vključujejo splošne stroške, ki so neposredno povezani z materialom in delom
• povzete po različnih nalogah, ki jih izvajajo vključene strukture;
• zagotoviti rezerve za upravljanje (z drugimi besedami, pustiti določeno stroškovno in časovno rezervo za primer).

Pomen proračunskega postopka

Oblikovanje projektnega proračuna pomeni velik pritisk na vodje projektov in enote. Gre za to, da ponuja naslednjo alternativo: če se držite proračuna, ste učinkoviti, če pa ga presežete, ste v slabem položaju.

Kljub temu se ta zahteva pogosto ne uporablja pri dejanskem načrtovanju proračuna projekta. Dejstvo je, da se proračuni oblikujejo in izvršujejo pod pritiskom številnih subjektivnih in objektivnih dejavnikov.

Vodja projekta, na primer, ki je bil zaposlen, mora pogosto sprejeti proračune, sestavljene in sprejete brez njegovega sodelovanja, čeprav se mu zdijo nerealni. V nasprotnem primeru se lahko uslužbencu zavrne pogodba. Če kljub temu sprejme proračun, ki očitno ne ustreza danim rokom in tudi razpoložljivim sredstvom, je v trenutku, ko je za doseganje določenih rezultatov potrebna poraba nad načrtovanimi sredstvi, prisiljen pojasniti težavo, čeprav je bil proračun prvotno določen na izjemno nizki ravni.

Ne smemo pozabiti, da je lahko načrtovanje proračuna projekta tudi racionalno. Namen proračuna je predvsem določiti dejanske stroške projekta za podjetje. Če torej vodja projekta sprejme proračun, ki močno presega sprejemljivo 15-20-odstotno stopnjo napake za fazo utemeljitve stroškov (podatki iz zgornje preglednice), je zelo verjetno, da bo situacija presegla razlago višjega vodstva o razlogih za to prekoračitev. Pri tem lahko vodja projekta izgubi službo.

Kako se mu izogniti?

Da bi se izognili takšnemu položaju, je M. Tomsett, ameriški znanstvenik, predlaga, da bi morali vodje sami določiti proračun za projekte. Za takšno ravnanje navaja več razlogov:

• Odgovorni ste za poročanje o prihodnjih stroških projekta in zmožnosti porabe proračunskih sredstev. To ne bo mogoče, če boste delali z vnaprej določenim proračunom.
• Kot vodja projekta bi moral bolje kot kdor koli drug vedeti, koliko določen projekt stane. Proračun, ki ste ga določili, se šteje kot denarni cilj. Zadovoljiti vas mora na naslednje načine: merjenje uspešnosti projekta in način merjenja usposobljenosti vodje (vas).
• V proračunske vrstice morate vključiti nekaj predpostavk. To je ključnega pomena, če naj bi v prihodnosti imeli pomembno vlogo pri utemeljevanju stroškov. Treba je dodati, da je treba predpostavke primerjati s tistim, kar je možno za tekoče obdobje, in da se ne smejo upoštevati morebitni zapleti. Proračunski postopek bo potekal po načrtih le, če boste lahko primerjali na tej ravni.

priprava, spremljanje in izvajanje finančnega načrta

Pomembno je vedeti, da se proračuni projektov določajo, spremljajo in izvršujejo ločeno od finančnega načrta enot, vključenih v poslovanje, podjetja kot celote.

Za to obstajajo razlogi:

• Projekti se običajno ne ponavljajo. Proračuni oddelkov in pododdelkov se pripravijo vsako leto. Pogosto se pregledujejo vsakih šest mesecev ali pogosteje. Projekti se končajo takoj, ko se začnejo izvajati. Gre za to, da čas izvajanja programa ni vezan na proračunsko leto. Revizija proračuna ni zaželena. Izjema so primeri, ko so v prvotni različici odkrite hude napake ali ko se okolje (v katerem se izvaja določen projekt) drastično spremeni.
• Vodja ima neposreden nadzor nad izvrševanjem proračuna. Omeniti velja, da so finančni načrti oddelkov in enot običajno odvisni od odnosa, ki se razvije med več službami: izvedbeni oddelek na podlagi informacij, ki jih zagotovi drug oddelek, enoti določi omejitev stroškov; vendar odločitve o osebju in sistemu sprejema najvišje vodstvo. Po drugi strani pa projekt uporablja proračun v dveh smereh: uporaba virov, ki so na voljo (dosežki in osebje) in so že vključeni v proračun oddelka, ter omejena uporaba zunanjih virov, ki so začasno pritegnjeni. Zaposlitev dodatnega uslužbenca v vsakem primeru pomeni fiksne stroške; dodatna enota osebja za projekt bo običajno uporabila sile, ki že obstajajo v službi.
• Uspešnost izvrševanja proračuna je neposredno povezana z nemotenim izvajanjem akcijskega načrta projekta in časovnega razporeda porabe sredstev. Odvisna je tudi od tega, kako dobro je vodja načrtoval izvedbo posamezne faze in ali zaposleni, ki sodelujejo v projektni skupini, upoštevajo zastavljeni časovni razpored. Če se izvajanje faze ali dela kot celote zavleče zaradi potrebe po na primer večjih človeških ali časovnih virih, kot je bilo prvotno določeno, se to nekako neugodno odraža v proračunu, tj. v obliki povečanih stroškov izvajanja projekta.

Podobna pravila, vsaj v idealnem primeru, bi morali uporabljati vodje vseh služb podjetja, ki imajo svoje proračune. Vredno je vedeti, da je vsak od njih odgovoren za to, da ne prekorači proračuna in s tem prevelike porabe. V praksi pa to pravilo dosledno upošteva le manjšina podjetij. Po drugi strani pa le nekaj podjetij direktorjem oddelkov omogoča, da določijo raven proračuna, ki je dejansko potrebna za izvedbo projekta v oddelku.

Javni razpisi, pogajanja in sporazumi

Nato je treba razmisliti o zaključni fazi projekta: organizaciji razpisov, namenskih platformah ter sklenitvi sporazumov o sodelovanju in partnerstvu.

Javni razpis je konkurenčni postopek, v katerem se izberejo dobavitelji blaga in storitev. Občinski in javne stranke izvajajo svoje dejavnosti v okviru 44-FZ "O pogodbenem sistemu na področju naročanja blaga, gradenj in storitev za zagotavljanje javnih storitev". in občinske potrebe".

Državne družbe, organizacije, ki opravljajo regulirane dejavnosti, in naravni monopoli delujejo v skladu z zakonom 223-FZ "O naročanju blaga, gradenj in storitev s strani določenih vrst pravnih oseb". (npr. gradbeni razpisi).

Specializirane platforme

Poslovni subjekti poslujejo v skladu s civilnim pravom, ki se uporablja v Ruski federaciji. Informacije o svojih načrtih objavljajo na spletnih straneh, namenjenih javnim razpisom. Fizična ali pravna oseba lahko sodeluje pri javnem naročilu, če v celoti izpolnjuje zahteve naročnika in ruske zakonodaje.

Obstajajo različni razpisi: odprti (tj. za vse udeležence), npr. javni razpis, zbiranje ponudb, elektronska dražba, zbiranje predlogov; zaprti (tj. za omejeno število oseb), npr. omejene dražbe in razpisi. Javna naročila lahko potekajo elektronsko in v papirni obliki.

Potrebno je upoštevati, da takšno podjetje zahteva obsežne priprave, zlasti pravne, finančne in tehnične. To je potrebno za zagotovitev ponudbe in izvedbo naročila. Vodje morajo zato svoje zaposlene že od samega začetka spodbujati k timskemu delu, saj je od skladnosti dejavnosti, ki jih izvajajo zaposleni, odvisen končni rezultat.

Glavne faze razpisnega postopka

Shematsko je sodelovanje v takšnih dogodkih mogoče predstaviti na naslednji način: Analiza trga → Izbira in nadaljnje pridobivanje elektronskega podpisa → Registracija → Iskanje razpisne platforme → Finančna priprava → Vzpostavitev posebnega računa (gre za sistem varnosti javnih razpisov) je potrebno, da Razume se, da gre za konkurenčni razpis, na katerem se izberejo dobavitelji in ponudniki storitev (npr. ponudniki v skladu s 44-FZ) → priprava in naknadna predložitev vloge na razpis → neposredna udeležba na razpisu. Zadnja faza je seveda pridobitev rezultata.

Razmislite o glavni fazi predstavljenega seznama: sodelovanje na razpisu za gradnjo, na primer. To bo elektronska dražba v skladu s 44-FZ. Ob vnaprej določenem roku začne naročnik obravnavati ponudbe ponudnikov. Ko se vaša ponudba šteje za sprejeto na dražbi, morate izračunati najnižjo raven cene, za katero ste pripravljeni dobaviti gradbeni proizvod ali storitev ali organizirati delo na tej dražbi.

Elektronska dražba poteka v realnem času. Tako imajo udeleženci v desetih minutah po predložitvi zadnje cenovne ponudbe pravico, da prek spleta oddajo svojo ponudbo na "dražbenem koraku": 0,5 do 5 % cene MCC. Z drugimi besedami, korak, ki ga je mogoče izvesti v enkratnem znesku, ne sme presegati 5 % začetne najvišje cene sporazuma o partnerstvu (sodelovanju), navedene v priglasitvi.

V skladu z rezultati dražbe se sestavi protokol. Po koncu dražbe se pregledajo dodatni deli ponudb.

Zaključek

Pregledali smo kategorijo proračuna: namen in vrste proračuna, faze projekta. Poleg tega je podrobneje pojasnjena glavna faza. Opozoriti je treba, da lahko tudi novinec zmaga na razpisu. Kako to uresničiti v praksi?

Elektronsko licitiranje predpostavlja, da obstajajo stranke, tj. denar. Vendar pa razpis izključuje neformalna razmerja. Dogovora ni mogoče doseči. Če ne izpolnjujete pogojev, določenih v pogodbi, lahko izgubite pogodbo, izgubite denar in zaradi diskvalifikacije tudi možnost sodelovanja na drugih razpisih. Novinci pogosto ne upoštevajo teh pravil zaradi pomanjkanja pozornosti.

Za začetek se morate najprej osredotočiti na razpise, ki ne vsebujejo strogih pravil. Na primer v postopku komercialne ponudbe. Šele nato je priporočljivo nadaljevati z resnimi razpisi, ki jih ureja zakon o javnih naročilih v skladu s 44-FZ in 223-FZ. Glavni pogoj za zmago je marljivost. Razmišljajte o kakovosti dela in ne o znesku pogodbe.

Predstavljajte si, da ste vendarle zmagali. Ali imate pogodbo v rokah. Ali lahko podjetje najde dodatne zmogljivosti in sile za nemoteno izvajanje? И če ne, koliko denarja bo stala zaposlitev delavcev ali najem opreme? Ali bo pogodba ostala donosna?

Ne smemo pozabiti, da so glavne napake ponudnikov naslednje: neupoštevanje rokov, pomanjkljiva preučitev dokumentacije, poskus sodelovanja na več razpisih hkrati, tehnične napake in ponudba z izgubo. Vse to lahko privede do škodljivih posledic. Zato je treba vse naštete pomanjkljivosti preprečiti vnaprej.