Načrtovanje projekta je... Faze in značilnosti postopka, razvoj in priprava načrta

Med načrtovanjem se sprejemajo odločitve, ki so kvalitativne in kvantitativne narave, tako da je mogoče dolgoročno doseči cilje organizacije. To je proces, ki določa najboljše ravnanje. Načrtovanje projekta je razvoj natančnega vzorca, po katerem se bo izvajal razvoj organizacije. Omogoča vam, da razmislite o vseh podrobnostih, izberete načine reševanja težav in dosežete cilje. O tem, kako se takšno delo izvaja, bomo razpravljali v nadaljevanju.

Namen načrtovanja

Načrtovanje projekta - je pomemben proces v poslovnem upravljanju. To je ključnega pomena, zato se tega dela danes loteva skoraj vsako podjetje. Zahteva čas in sredstva, vendar je vredno.

Kakovost načrtovanja pri upravljanju projektov vpliva na nadaljnje izvajanje projektov. Med takšnim postopkom se izvede začetek, med katerim se potrdi statut, določi seznam udeležencev in izbere strateška usmeritev za nadaljnji razvoj.

Najprej je treba določiti zaporedje ključnih ukrepov. Po odobritvi se pripravijo podrobnosti.

Z načrtovanjem koncepta prihodnjega projekta in njegovih glavnih mejnikov bo vodstvo lahko prilagodilo vse faze projekta in izbralo najboljše načine za doseganje zastavljenih ciljev.

Načrtovanje projektov je pomemben proces upravljanja. Omogoča naknadno spremljanje in pravočasno popravljanje razvojnih potez. Dejanska uspešnost se primerja z načrtovano uspešnostjo, kar pokaže, v kolikšni meri so bili doseženi načrtovani cilji. Nadzorni proces nenehno upošteva posodobljene informacije iz notranji in zunanji viri. Roki, pogoji in kazalniki, določeni v načrtu, se lahko spremenijo, saj morajo ustrezati dejanskim razmeram.

Načrtovanje neposredno vpliva na vse procese vodenja projekta. Zato ga izvaja vsaka organizacija. Ničesar ni mogoče upravljati, če ni jasno opredeljeno zaporedje dejavnosti. Ti koraki so naloge, katerih izvedba vodi k uresničitvi cilja. Če nekaj ne gre po načrtih, vodja ugotovi razloge za to in se odloči, kako je treba v danih okoliščinah pravilno ukrepati.

Postopek načrtovanja je začetna faza življenjskega cikla projekta. Brez tega ni mogoče doseči želenega rezultata.

Naloge načrtovanja

Načrtovanje ciljev projekta pomeni razvoj sistema nalog, ki kot koraki vodijo do njihovega doseganja. Predstavljeno delo nam omogoča, da še pred začetkom dela ugotovimo, ali bo izbrana dejavnost verjetno dosegla želeni rezultat ali ne vrsta dejavnosti ustvariti dobiček. Vsak vlagatelj želi svoj denar vložiti v najbolj donosen in donosen projekt. Pri načrtovanju je mogoče določiti osnovne parametre in rezultate prihodnje dejavnosti ter izbrati ustrezne in izvedljive načine za njihovo doseganje.

Za produktivno delo bo morala organizacija rešiti vrsto nalog. Če izračuni kažejo, da je rezultat takšnih dejavnosti negativen (podjetje bo imelo izgubo), ni dovolj visok, je treba ugotoviti razloge za ta pojav. Z nekaterimi prilagoditvami je mogoče povečati učinek projekta. Prilagoditve se lahko izvedejo v vsaki fazi projektnih nalog. Ti so lahko naslednji:

• Podroben, natančen cilj (ali cilji) zasnove, ki opredeljuje želeni rezultat ukrepa.
• Opredelitev obsega in sestave prihodnjih dejavnosti.
• Ocenjevanje časovna os vsake faze.
• Izračun proračunskih stroškov projekta.
• Oblikovan je časovni razpored in izračunan je proračun za vsako fazo.
• Določite potrebe po virih. Izračun se opravi za vsako fazo projekta in za dejavnosti organizacije kot celote.
• Pripravi se logistični načrt.
• Izvede se ocena tveganja in oblikuje metodologija za ustrezno odzivanje v primeru nevarnih situacij.
• Vlagatelju so pojasnjene podrobnosti ukrepa.
• Podrobnosti so dogovorjene z vsemi udeleženimi stranmi.
• Odgovornost za delo in naloge si delijo vodje in vodstveni delavci.
• Načrtovane interakcije, postopki načrtovanja upravljanja so pojasnjeni.

Vodenje in načrtovanje projektov sta tesno povezana. Le dosledno doseganje zastavljenih ciljev v dogovorjenem časovnem okviru in v celoti lahko zagotavlja doseganje cilja, doseganje dobička v okviru dejavnosti podjetja.

Osnovni procesi

V postopku načrtovanja projekta se izvajajo številne obvezne in neobvezne dejavnosti. Neodvisno od dejavnosti organizacije, se uporabljajo med oblikovanjem splošnega strateškega koncepta. Obvezni postopki vključujejo naslednje:

• Specifikacija in nadaljnja dokumentacija vseh načrtovanih nalog in vsebine projekta.
• Opredelite glavne korake projekta in jih nato podrobno opišite.
• Priprava ocene stroškov. Skupni stroški vseh virov se izračunajo, Zahtevano za izvedba projekta.
• pripraviti akcijski načrt po korakih za dosego zastavljenih ciljev.
• Opis zaporedja dejavnosti.
• Opredelitev tehničnih odvisnosti in omejitev dela.
• Ocena časa, potrebnega za izvedbo vsakega faza dela, določite, koliko delovne sile in drugih virov bo potrebnih v vsaki fazi proizvodnega cikla.
• Opredelitev vrste, kombinacije in obsega virov.
• Navedba realnih rokov za dokončanje dela, če so viri omejeni.
• Oblikovanje proračuna in priložitev ocene stroškov za vsako dejavnost.
• Oblikovanje končnega načrta.
• Zbiranje rezultatov drugih raziskav med postopkom načrtovanja in združevanje podatkov o načrtovanju v enoten dokument.

Med načrtovanjem in oblikovanjem projekta se te dejavnosti izvajajo neprekinjeno.

Podporni postopki

Nekateri postopki med načrtovanjem projekta morda niso potrebni. Vodja jih vključi na splošni seznam le, če so potrebni. Ti podporni procesi vključujejo naslednje:

• Načrtovanje standardov kakovosti, določanje njihovih mejnih vrednosti. Dogovorjeni so tudi načini doseganja zahtevane ravni lastnosti končnega izdelka.
• Organizacijsko načrtovanje, ki vključuje razdelitev funkcij, odgovornosti in podrejenosti med vsemi udeleženci projekta.
• Izbira osebja z ustrezno stopnjo usposobljenosti in izkušnjami, ki bo s svojim delom omogočilo čim hitrejšo izvedbo projekta. V nekaterih primerih je potrebno usklajeno skupinsko delo.
• Vzpostavitev komunikacije za podporo članom projekta Pravilne informacije.
• Opredelitev projektnih tveganj, njihovo ovrednotenje in dokumentiranje. Pri tem se že v fazi načrtovanja opredelijo in odpravijo negotovosti, oceni se stopnja njihovega možnega vpliva na projekt. V tej fazi se za izbrano strategijo izračunajo ugodni in neugodni scenariji.
• Načrtovanje logističnih postopkov. Katere surovine, drugi potrebni materiali in viri bodo nabavljeni pri zunanjih organizacijah, v kakšnih količinah in v kakšnih časovnih presledkih bodo opravljene dobave.

Med načrtovanjem projektnih postopkov so lahko potrebni tudi drugi ukrepi. To je odvisno od ciljev, ki jih organizacija zasleduje pri svojem delu.

Koraki načrtovanja

Načrtovanje projekta poteka v štirih osnovnih korakih. Te je predlagalo svetovalno podjetje Booz Allen & Hamilton.

Standardni model načrtovanja je naslednji:

Faza 1. Določanje ciljev

Postavljena sta dve vrsti ciljev. Cilji so lahko formalni ali dejanski. V prvem primeru so predložena merila za določitev uporabnosti projekta. Formalni cilji izhajajo iz motivacije vodij. Realistični cilji so načini, na katere je mogoče doseči formalne cilje.

Faza 2. Analiza težav

V tej fazi načrtovanja se ugotovi dejanski položaj organizacije. Nato se pripravi napoved njegovega prihodnjega stanja. Temu sledi identifikacija obstoječih problemov, pri čemer se ciljni sistemi primerjajo z rezultati analize predvidevanja. To pomaga strukturirati težave na koncu.

Korak 3. Iskanje alternativnih rešitev

Gre za rešitve, ki se med seboj izključujejo.

Korak 4. Vrednotenje alternativ

Določi se ustreznost vsake od obstoječih razvojnih možnosti. za vsako odločitev je treba oceniti njeno učinkovitost in stopnjo tveganja, nato pa sprejeti ustrezno odločitev. Optimalna alternativa mora biti ne le izvedljiva, temveč tudi zakonita, da se čim bolj približa cilju. Pri tem se upoštevajo obstoječi čas, omejitve virov itd. д.

Pri izdelavi prostorskega, proizvodnega ali druge vrste načrtovanja je treba projekt pozneje obvezno uporabiti, da se dejanski rezultati primerjajo z načrtovanimi. To omogoča upravljanje napredka pri doseganju splošnega cilja ter pravočasne in ustrezne prilagoditve.

Načrtovanje

Treba je omeniti, da koledarsko načrtovanje projekta temelji na nekoliko drugačni shemi. Razdeljen je na 5 glavnih korakov:

1. Opredelitev dejavnosti in njihov zapis na seznam. V nekaterih primerih vodje delajo napake, ker ne določijo vseh procesov naenkrat. Da bi se izognili temu pojavu, je priporočljivo, da pri opredelitvi dejavnosti, ki jih je treba izvesti, uporabite metodo postopne dekompozicije.
2. Opredeljeni sta prednostna naloga in trajanje vsake dodeljene postavke. To je odvisno od tehnoloških podrobnosti dela, ki ga je treba opraviti. Uporablja se tudi metodologija dekompozicije, ki jo dopolnjuje strokovna presoja. To omogoča natančno opredelitev načrtovanega trajanja vsake operacije. To je mogoče storiti z metodo možganske nevihte, ki omogoča, da se značilnosti tehnologije obravnavajo z različnih vidikov.
3. Opredeljena sta vrsta in razpoložljivost vira. To so lahko finance, material, delo, informacije itd. Časovni razpored opravljenega dela je povezan s časovnim razporedom logistike, financiranja itd. д. Vsi koraki morajo biti med seboj povezani, da tvorijo neprekinjen proces. S tem se izognete motnjam v proizvodnem procesu. Pomanjkanje virov je treba obravnavati ločeno. V veliki meri določajo trajanje in zaporedje vseh dejavnosti, ki jih je treba izvesti.
4. Omejitve so določene od zunaj. Ti vključujejo sezonskost proizvodnje, tehnološko razpoložljivost opreme, druge zunanje dejavnike.
5. vzpostavljen je sistem za odzivanje na nastajajoča tveganja med upravljanjem projekta. Načrtovanje projekta se začne z analizo. Za najverjetnejše in najnevarnejše grožnje so pripravljeni ustrezni odzivi.

Načela načrtovanja

Pri načrtovanju poslovnega projekta se mora vodja držati nekaterih načel. Glavni so:

• Ciljanje na. Projekt se izvaja z jasnim končnim ciljem in ni razdrobljen na nepomembne naloge.
• Sistematično. Upravljanje prihodnjega projekta mora biti celostno in integrirano. Upoštevati mora posebnosti svojega razvoja in priprave. V nekaterih primerih se projekt lahko razdeli na podsisteme. Prav tako bodo medsebojno povezani. Spremembe v enem sistemu pomenijo spremembe v drugi strukturi. Razdelitev projekta na več delov omogoča sledenje notranjim povezavam in interakcijam elementov ter izbiro najučinkovitejše strukture. Izvajanje projekta je nato mogoče oceniti z vidika kvalitativnih in kvantitativnih procesov.
• Kompleksnost. Na pojave se gleda z vidika njihove povezanosti in odvisnosti. V ta namen se uporabljajo različne metode in pristopi k upravljanju.
• Trajnostni razvoj. Med načrtovanjem projektnih dejavnosti se zagotovi, da so za vse dejavnosti zagotovljena ustrezna sredstva.
• Prednostna naloga. Pri razvoju projekta je poudarek na glavnih, najpomembnejših nalogah. Njihova opredelitev je odvisna od splošnega koncepta razvoja v prihodnosti.
• Ekonomska varnost. Izračunati stopnjo izgube in škode, ki jo bo organizacija utrpela, če se načrtovani dogodek ne bo zgodil. Tveganjem se ni mogoče izogniti, vendar jih je treba oceniti in sprejeti razumne odločitve.

strukturiranje projekta

Strukturiranje je potrebno med načrtovanjem projektnih dejavnosti. Hierarhični potek dela razdeli celoten projekt na posamezne dele. Omogoča podrobno opisovanje zapletenosti na različnih ravneh. Ta pristop omogoča lažje upravljanje procesa.

Strukturiranje omogoča naslednje:

• Opredelitev vrste dejavnosti za doseganje vmesnih ciljev.
• nadzor nad potekom projekta, ocena možnosti za dosego vseh ciljev projekta.
• Poročanje je vzpostavljeno v skladu z optimalno strukturo.
• Določijo se merila uspešnosti, po katerih se ocenjuje napredek projekta.
• Odgovornosti so ustrezno porazdeljene med izvajalce.
• Vsi člani ekipe dobijo objektivne in razumljive informacije o ciljih in namenih projekta.

Napake pri strukturiranju

Nekateri vodje pri strukturiranju delajo napake, ki negativno vplivajo na doseganje zastavljenih ciljev. glavne so naslednje:

• Faza strukturiranja je v celoti izpuščena. Upravitelj preide neposredno na iskanje reševanje problemov tekoče obdobje.
• Uporabljajo se samo organizacijske enote, končni izdelki ali uporabljeni viri se ne upoštevajo.
• Strukturiranje ne zajema celotnega projekta.
• Elementi v strukturi se ponavljajo.
• Strukture niso integrirane v skladu z značilnosti priprave projektna dokumentacija in finančni izkazi.
• Struktura je preveč podrobna ali premalo podrobna.
• Posamezni elementi projekta niso primerni za računalniško obdelavo.
• Neopredmeteni končni proizvodi (storitve, servisi itd.) se ne upoštevajo. д.).

Podlaga za strukturiranje

Načrtovanje projekta je zahtevno delo. Strukturiranje je treba opraviti pravilno. Izvaja se na naslednjih podlagah:

• obdobja v življenjskem ciklu projekta, ki ga ustvarjate.
• Struktura oddelkov.
• Sestavni deli rezultata, ki bo dosežen po zaključku projekta.
• Procesni, funkcionalni elementi dela podjetja.
• Geografska lokacija lokacij.