Kaj je primarni zapis v računovodstvu? Opredelitev, vrste, značilnosti in zahteve za izpolnjevanje

Računovodski oddelek vsakega podjetja se ukvarja s primarnimi računovodskimi izkazi. Seznam primarne dokumentacije v računovodski službi vključuje več obveznih dokumentov. Vsaka od njih je povezana s fazami poslovnega procesa. V primeru, da zaposleni v organizaciji ne sodelujejo pri vzdrževanju primarnih dokumentov v "1C: Računovodstvo", podjetju grozijo visoke kazni.

Kaj je to??

Obračunavanje izvirnih dokumentov v računovodskem oddelku je primarna naloga. Vse dejavnosti, ki se izvajajo na tem področju, ureja zvezni zakon "O računovodstvu". Tako je v prvem odstavku devetega poglavja navedeno, da lahko primarna dokumentacija vključuje vse ustrezno izpolnjene in s strani poslovodstva potrjene dokumente, ki odražajo različne epizode gospodarske dejavnosti podjetja. Mimogrede, te epizode se imenujejo:

• Prejemanje denarja za blago ali storitve, ki jih zagotavlja podjetje;
• Prenos sredstev za prejeto blago.

Tako je poleg obveznega seznama primarnih dokumentov v računovodstvu na voljo še dodatna. Običajno se pripravi na zahtevo vodstva podjetja. Obrazci z informacijami o kompenzacijah, ki nimajo finančne podlage.

Posebnosti obdelave primarnih dokumentov v računovodski pisarni

Prva stvar, ki jo morate bodite pozorni, je, da so vse oblike "primarni dokumenti" morajo biti povezani s prenosom sredstev. Zato ni priporočljivo vključiti pooblastila za prejem dokumentov.

Ta vrsta dokumenta se hrani najmanj pet let od datuma podpisa. Davčni inšpektorat med davčnimi pregledi zahteva primarno dokumentacijo za obdobje od enega do treh let. Tako se lahko dokumenti z daljšim časovnim obdobjem pošljejo v arhiv v hrambo. Po petih letih jih je mogoče popolnoma odstraniti. uničenje se izvede "primarni dokumenti" v skladu z notranjim statutom družbe in zakonodajo države. Ta postopek je precej zapleten in dolgotrajen. Zato številna podjetja ohranjajo "primarni dokumenti" Dokler je v računovodskem oddelku dovolj prostora. Rok za arhiviranje dokumentov v Rusiji ni omejen.

Seznam

Da bi razumeli, kaj je primarna dokumentacija v računovodstvu, morate vedeti, katere vrste dokumentov vključuje. Ne smemo pozabiti, da gre za dokumente, povezane s pretokom sredstev. Tukaj je seznam tega, kar je vključeno v primarno dokumentacijo računovodskega oddelka:

1. Sporazum.
2. Račun za plačilo.
3. Denarni in prodajni prejemki.
4. Poslovni računi.
5. Izjave.
6. Potni listi.

Vsak od teh primarnih dokumentov je podrobneje pojasnjen v naslednjih odstavkih.

Sporazum

Ta postavka povzroča veliko sporov med računovodji. Bistvo je v tem, da bi bilo treba primarne dokumente hraniti v računovodstvu, vendar pogodbe včasih končajo pri odvetnikih ali celo v oddelku za človeške vire. Obstaja pa tudi druga plat medalje. Konec koncev je sporazum tisti, ki je podlaga za transakcije, ki vključuje denarne tokove.

Račun

Ta obrazec se nanaša na primarno dokumentacijo v računovodstvu. Vsi, ki sodelujejo v poslovnem procesu, vedo, kaj je račun. Ta dokument je dejansko podlaga za prenos denarja za prejeto blago ali storitve. Če stranka sprejme račun, to pomeni, da se tiho strinja s transakcijo. Vsebuje lahko tudi informacije o prej doseženem sporazumu. Račun ni le navedba teh podatkov, temveč tudi postopek za vračilo sredstev v primeru take potrebe.

tovorni list

Ta dokument je eden od najvidnejših predstavnikov primarnih dokumentov v računovodstvu. navedba popolnega seznama blaga, ki je bilo poslano stranki. V tem primeru se nanaša na končne izdelke in surovine. Število izdanih izvodov dobavnice ni omejeno. To ni izrecno urejeno in dejansko temelji le na tem, koliko strank potrebuje tovrstne dokumente. To pomeni toliko udeležencev v transakciji, kolikor je udeležencev v transakciji. Ne pozabite, da so veljavni samo tisti obrazci, ki so podpisani s strani odgovorne osebe. V tem primeru pečati ali žigi niso potrebni.

Akt o sprejetju

Obdelavo primarnih dokumentov v računovodskem oddelku opravljajo redno zaposleni v oddelku. Najpogosteje prejmejo spremni dokument delovna dejanja (storitve). Ta dokument je veljaven le, če ga podpiše oseba, ki je odgovorna za blago, kot je jasno njenega imena, ki je bila sestavljena po zagotavljanje storitev ali izvedbo dela. Dvostransko podpisano potrdilo o dostavi in prevzemu se šteje za veljavno. Obstajajo primeri, ko eden od pogodbenikov noče podpisati dokumenta. V tem primeru se obrazec lahko potrdi le s strani ene stranke, vendar pod pogojem, da so ob podpisu prisotni opazovalci. Poleg osnovnih informacij lahko poročilo o sprejemu vsebuje tudi podrobnosti, ki pojasnjujejo ali pojasnjujejo. Praviloma se vnesejo v posebej oblikovano tabelo. Žig je vedno dobrodošel, vendar če ga ni, to ne pomeni, da je papir neveljaven. Opozoriti je treba, da je treba v primeru, ko se primarne listine hranijo v računovodski službi, na seznam primarnih listin uvrstiti tudi akt, ki odraža gibanje osnovnih sredstev podjetja.

Obračun plač

To je vrsta primarnega dokumenta, ki beleži tok sredstev gotovina med podjetjem in zaposlenimi. Poleg osnovnega zneska plače, vključuje vse bonuse in nadomestila. V tem primeru izjavo potrdi glavni računovodja skupaj z vodjo podjetja. Da bi bil dokument veljaven in učinkovit, mora biti opremljen z žigom. V nasprotnem primeru se lahko obrazec šteje za neveljavnega. Opozoriti je treba, da v obeh zgoraj navedenih dokumentih ta žig ni obvezen.

Gotovinski dokumenti

Na tem seznamu so naslednji obrazci:

• kreditno potrdilo,
• potrdilo o stroških,
• blagajniška knjiga.

Ta primarna dokumentacija vključuje čim več informacij v zvezi z denarnim tokom. Denarni boni se delijo na več vrst. Najpogostejši obrazci, ki se uporabljajo v računovodstvu, so KO-1, KO-2 in KO-4. Odražajo vsa dejstva gospodarskega življenja organizacije. Zato so davčni inšpektorji najbolj pozorni na te obrazce. Poleg teh vrst obstajata tudi obliki KO-3 in KO-5. Tretji je register blagajniških prejemkov, peti pa beleži gibanje gotovine v podjetju. Inšpektorji na splošno posvečajo veliko manj pozornosti tem vrstam primarne dokumentacije. Pri njihovem shranjevanju in obdelavi se uporabljajo naslednji splošni postopki.

Razdelitev glede na fazo transakcije

Vsaka transakcija je razdeljena na tri faze. Za vsakega od njih je pripravljena posebna dokumentacija.

Najprej se stranki vedno dogovorita o pogojih transakcije. Takrat podpišejo sporazum in izdajo račun za plačilo. Ena od strank nato na zahtevo plača prispevek. V podporo temu mora plačnik predložiti dokazno dokumentacijo. Če so bila sredstva poslana s tekočega računa, je treba predložiti izpisek. če se za plačilo uporabi gotovina, se to dokaže s predložitvijo blagajniških dnevnikov, praznih listkov ali potrdil. Končna faza vsake transakcije je dobava blaga ali storitev, za katere se plača. To točko je treba potrditi izvedeno dejanje delo (storitev) ali tovorni list, če gre za blago.

Zahteve za dokončanje

Za pravilno ravnanje z dokumenti ni dovolj, da veste, katere so primarne listine v računovodstvu. Pomembno je upoštevati osnovne zahteve za njegovo polnjenje. Predvsem pa mora imeti vsak obrazec svoje ime. Prav tako mora pripravljavec dokumenta navesti datum te izjave in ime podjetja. Podjetje se nanaša na dobavitelja, izvajalca ali kupca. Bančni podatki, začetnice uradnikov in ime transakcije se prav tako vnesejo v ločena polja v računovodskem oddelku. Kakšno je ime operacije, vsi vedo, vendar si je treba zapomniti, da je treba to vrednost nujno izraziti v kvantitativni obliki. Podpis in žig odgovornih oseb se štejeta za končni del takih dokumentov.

Sprejemanje sprememb

Pri obravnavi velikega števila dokumentov zaposleni pogosto delajo napake. Popraviti jih je treba v skladu s pravili, določenimi v zakonu. Obstajata dve vrsti popravkov:

1. Za posebne račune. Če je potreben manjši popravek, mora odgovorna oseba prečrtati napačen vnos v praznem polju in nanj s tanko črto napisati pravilen vnos. Za potrditev veljavnosti opravljenih popravkov je treba na papir napisati naslednje "Popravljeno je treba verjeti" ter podpišite in žigosajte obrazec. Če dokumenta ni mogoče popraviti po točkah, mora odgovorna oseba napačni obrazec od vogala do vogala prečrtati s tanko rdečo črto. Dodati je treba tudi kljukico "Preklicano". Po ustvarjanju pravilne kopije se napačna kopija ne sme uničiti.
2. Za dokumentacijo, ki ni stroga. V tem primeru se napačni obrazec uniči in ustvari se papir s pravilnimi podatki.

Vedeti je treba, da je prečrtavanje dovoljeno le z zelo tanko črto. Če zaposleni prečrta besedilo tako, da ga ni mogoče prebrati, je to zelo resna napaka.