Oddelčni predpisi: vzorec, struktura in vsebina

Najbolj raznolika in najmanj urejena skupina dokumentov organizacijske in pravne narave so pravilniki o oddelkih, katerih vzorce je mogoče najti v vsaki organizaciji, pravilniki, navodila, pravila. Pripravijo jih ustrezni oddelki na vseh področjih podjetja.

Bistvo dokumenta

Predpisi o oddelkih, katerih vzorci so pogosto na voljo pri zaposlenih v organizaciji, so pravni akti, ki določajo temeljna pravila za delovanje podjetij, njihovih strukturnih enot in podrejenih agencij, podjetij in organizacij.

Druga razlaga uredbe je zbirka pravil, ki urejajo nekatera področja dejavnosti (politični, kulturni, gospodarski itd.).

Posebna skupina dokumentov se oblikuje za urejanje vrste delovnih, organizacijskih in drugih razmerij v zvezi z različnimi posebnimi vprašanji. Na primer vzorec vzorčne določbe o kadrovski službi, določba o pretoku dokumentov itd.

Poleg standardnih aktov se pripravljajo tudi dokumenti individualne narave. Namen oblikovanja teh predpisov s strani nadrejenih organizacij je urejanje dejavnosti določenih podrejenih struktur, oddelkov, organov itd. д.

Predpisi o oddelkih, katerih vzorci so pripravljeni v vsakem podjetju, se nanašajo na regulativne lokalne akte. Njihov namen je urejanje vseh dejavnosti posameznih pododdelkov podjetja.

Vzorčni pravilniki oddelka so napisani na dopisnem papirju in vključujejo naslednje elemente:

• Ime podjetja.
• Ime vrste pripravljenega dokumenta.
• Datum dokumenta.
• Registrska številka akta.
• Lokacija dokumenta.
• Žig "Odobreno".
• Besedilo dokumenta.
• Podpis vodje organizacije.

Odredbo o odobritvi oddelčnih predpisov (vzorec spodaj) izda kadrovska služba, podpiše pa jo vodja podjetja.

Predpisi o oddelkih so v večini primerov sestavljeni iz šestih delov:

1. Splošne informacije.
2. Cilji in namen enote.
3. Funkcije oddelka.
4. Pravice in dolžnosti strukturne enote.
5. Odgovornost oddelka.
6. Razmerje med enoto in drugimi enotami.

Splošne informacije

Splošne informacije o določbah enote (vzorčni oddelek spodaj) vključujejo naslednje informacije.

• Polno ime strukturne enote (in skrajšano ime, če je navedeno v predpisanih dokumentih).
• Navedba položaja oddelka v podjetju (organizaciji).
• Določitev stopnje ekonomske in poslovne neodvisnosti.
• Podatki o tem, komu je enota neposredno podrejena.
• Informacije o položaju odgovorne osebe za strukturno enoto, postopek njenega imenovanja (razrešitve).

Vzorec statuta kadrovske službe podjetja je eden prvih, ki jih je treba razviti, saj se ti subjekti ukvarjajo z zaposlovanjem novih delavcev.

Posebna točka v prvem razdelku zakona je seznam temeljnih pravnih, regulativnih, navodilnih in političnih dokumentov, ki so sprejeti za podlaga za dejavnosti enote.

Če je oddelek razdeljen na pododdelke, sektorje, lahko splošne določbe vključujejo podpostavko o notranji strukturi. В tega pododdelka vsebuje podatke o notranji razdelitvi oddelka z navedbo imena (polnega, skrajšanega), položaja vodje vsakega od njihovih pododdelkov z navedbo neposredno podrejenih oseb in organov.

V zadnjem odstavku je navedeno, ali ima enota ločen pečat. Če je prisoten, opis predmeta, njegovega namena in pogojev, pod katerimi se hrani.

Naloge in cilji enote

Določbe o kadrovski službi, katerih vzorec je bil predstavljen zgoraj, in druge Organizacijske enote v drugem delu poročila imajo cilje, ki temeljijo na teh ciljih Cilji organizacijske enote v drugem razdelku vsebujejo cilje in naloge, razvite na njihovi podlagi. Ta točka mora upravičiti obstoj enote v organizaciji.

Cilji, ki jih vodstvo določi za enoto, morajo biti realistični, dolgoročni ter povezani z drugimi načrti in cilji podjetja kot celote.

Funkcije enote

Vzorec uredbe o kadrovskih in drugih strukturnih enotah mora vsebovati popoln seznam funkcij posameznega oddelka z razdelitvijo, kakšna pooblastila ima so dodeljene samo navedeni enoti in katere so dodeljene enoti v sodelovanju z drugimi oddelki.

Če je katera od funkcij splošne narave, je v oddelku navedeno, v kakšni obliki oddelek sodeluje pri izvajanju svojih pooblastil. Če obstaja notranja struktura, so imena vsakega pododdelka in njegove funkcionalne odgovornosti.

Pravice in obveznosti organizacijske enote

V četrtem razdelku dokumenta (vzorec pravilnika o pravni službi organizacije spodaj) so informacije o pravicah in odgovornostih strukturne enote.

Zgornji odstavek vsebuje seznam pristojnosti enote in odgovornosti, ki jih ima pri izvajanju svojih dejavnosti. V oddelku so zapisane tudi značilnosti pravic posebne narave, ki jih podobni oddelki strukture nimajo.

Če je enota pristojna za druge enote, je treba zagotoviti ločen stolpec, v katerem je navedeno, katere od postavk namerava razkriti v prihodnjem dokumentu V kolikšni meri lahko izvaja pravna sposobnost subjekta, da predlaga (zahteva, prepove, uporabi) nekaj od podrejenega oddelka.

Obseg pravic se določi glede na to, v kolikšni meri bo pripomogel k učinkovitemu opravljanju dodeljenih nalog in funkcij.

Odgovornost oddelka

Oddelek o odgovornosti velja za enega najpomembnejših v instrumentu (npr. predpisi pravnega oddelka organizacije, za katere je bil vzorec naveden zgoraj). Evidentira vrste upravnih, disciplinskih in v izjemnih primerih kazenska odgovornost.

Veliko odgovornost nosijo uradniki za javna naročila (vzorec klavzule spodaj), kar je izrecno navedeno v ustreznih zveznih zakonih.

Pogosto je sankcioniran le vodja zadevne enote, če ta ne opravlja svojih dolžnosti ustrezno. Oddelek mora vsebovati tudi natančno opredelitev ekonomske vrste odgovornosti v zvezi z vodenjem notranjega računovodstva.

Odnos oddelka z drugimi enotami in organizacijami

Pomemben vidik delovanja enot je medsebojno delovanje enot znotraj organizacije in z zunanjimi subjekti. Pri tem ima veliko vlogo pravilnik o pravni službi (vzorec, predstavljen v tem članku), ki mora odražati načine izvajanja pooblastil zunaj podjetja, saj pravni strokovnjaki pogosto sodelujejo z zunanjimi osebami in organizacijami zaradi posebnosti dela.

V šestem delu je treba zabeležiti tok dokumentov znotraj enote in v interakciji z drugimi enotami. Vključen je tudi seznam osnovnih dokumentov, ki jih morajo posamezni oddelki pripraviti sami ali skupaj z drugimi oddelki.

Pomemben vidik šestega oddelka je opredelitev pogostosti in časovnega okvira razvitih dejanj.

Na koncu poslovnega dokumenta, ki zaključuje sestavljeni akt, je podpis vodje strukturne enote in zaznamek o potrditvi dokumenta s strani vodje celotnega podjetja.

Predpisi o kolegijskih in svetovalnih organih

Posebna točka je uredba o kolegijskih in svetovalnih organih. Dokument organizacijske vrste, ki je normativno-pravne narave.

Obravnavane uredbe vključujejo naslednje pododstavke:

• sestava;
• podrobnosti postopka za njihovo oblikovanje;
• pristojnost;
• načine delovanja;
• pravice in obveznosti.

Posvetovalni ali kolegijski organ je lahko izvršilni (npr. upravni odbor, svet direktorjev) ali strokovni (znanstveni, tehnični ali pedagoški svet).

V poslovnik posvetovalnega ali kolegijskega organa se vpišejo naslednji podatki:

1. Status subjekta.
2. Postopek za pripravo delovnih načrtov.
3. Posebnosti priprave gradiva, ki se obravnava na seji.
4. Predložitev odobrenega gradiva in drugih dokumentov v obravnavo.
5. Kako se pregledajo dokumenti in sprejme končna odločitev na sestanku.
6. Vodenje pisnih zapisnikov.
7. Formalizacija končne odločitve.
8. Kako se odločitve sporočijo vsem vodstvenim delavcem.
9. Zagotavljanje sestankov Kadrovski predpisi se lahko pripravijo za vse zaposlene ali za posamezne zaposlene.

Posebnosti priprave nekaterih določb

Kadrovski predpisi se lahko pripravijo za vse zaposlene ali za posamezne zaposlene. Na primer, poslovnik komercialnega oddelka (vzorec spodaj) se lahko pripravi ločeno, medtem ko se lahko poslovnik enote pripravi ločeno za člane poslovne enote.

V kadrovski dokumentaciji morajo biti upoštevani naslednji vidiki:

• vprašanja v zvezi s socialnim in strokovnim razvojem članov delovne enote;
• določitev osnovnih načel delovnega razmerja med zaposlenimi in delodajalcem;
• določanje načinov organizacije dela;
• razkrivanje kadrovskega koncepta podjetja - načela in sistem zaposlovanja, razvoj načrtov, spodbude za uspešnost, socialna politika podjetja itd. д.;
• oblikovanje vzajemne odgovornosti osebja in delodajalca.

Pravilnik o kadrovski službi, katerega vzorec je vzet iz evidenčnih praks tujih držav, je dokument, namenjen urejanju socialnih in delovnih razmerij v v postopku vzpostavljanja v procesu nastajanja organizacij in podjetij komercialnega tipa v državi v času nastajanja razmerij zasebne lastnine.

Zaradi dejstva, da je nastanek nove vrste dejanj povezan z nastankom finančnih in trgovinskih odnosov, je vloga ustrezni dokumenti. To pogosto služi kot vzorec za kadrovske predpise organizacije, ki jih pripravijo ustrezni strokovnjaki, kot so uradniki za prejemke in ugodnosti, strokovnjaki za človeške vire, pravni strokovnjaki itd. д.

Skupino zaposlenih običajno vodi direktor za človeške vire, namestnik direktorja ali sam vodja podjetja. Delovni zakonik ne zahteva, da se pripravijo tovrstne določbe. V zvezi s tem se njegovi odstavki ne nanašajo na državljane, ki opravljajo storitve za organizacijo na podlagi pogodb civilnega prava.

Kadrovski predpisi vsebujejo načela za oblikovanje odnosa med upravo in zaposlenimi, ki vključujejo naslednje vidike

• skladnost z zakonskimi predpisi;
• enakost subjektov;
• prostovoljna narava podjetja;
• pooblastilo zakonitih zastopnikov subjektov;
• Neupoštevanje obveznega ali prisilnega dela in nediskriminacija v delovnem procesu;
• resničnost izpolnjevanja prevzetih obveznosti.

Pri pripravi klavzule mora delodajalec upoštevati naslednje načela sodelovanja stranke, pa tudi druga pravila za oblikovanje razmerja med delodajalcem in delavci. Neupoštevanje predpisov ima lahko za posledico pravne in socialne sankcije.

Lastniki podjetij pogosto zahtevajo vključitev klavzul o prepovedi kritiziranja politike podjetja v pogovorih s konkurenti in strankami. Poleg tega zunanjim osebam ni dovoljeno razkrivati težav podjetja. Prav tako so izrecno prepovedana dejanja, ki škodijo ugledu organizacije.

Za zadevno uredbo ni enotne ureditve ali oblike. Zato je vsako podjetje odgovorno za pripravo poročila.

Naslednja posebna vrsta določb je zakon o moralnih in materialnih spodbudah. Šteje se za lokalni dokument, zato zavarovalni in pokojninski organi v primeru sporov v zvezi s plačili pogosto ne sprejemajo aktov, sestavljenih v podjetju.

Namen oblikovanja uredbe je motivirati zaposlene za izboljšanje kakovosti izvajanja nalog, ki so jim dodeljene, vestno in pravočasno opravljanje nalog, povečanje stopnje odgovornosti.

Dokument mora vsebovati naslednje dele

• načela uporabe spodbujevalnih ukrepov;
• osnovni kazalniki vrednotenja učinkovitost dela;
• vrste, ukrepi, oblike spodbud;
• postopek izbire zaposlenih
• Usposobljenost vodje za uporabo ukrepov;
• podlage za spodbujanje zaposlenih (navodila, naročila);
• postopek za izvajanje ustreznih dejavnosti.

Potrdila o spodbudah se pogosto pripravijo v okviru predpisov finančnega oddelka podjetja, katerih vzorec je pripravljen skupaj z drugimi podobnimi dokumenti.

Ustrezne dokumente podpišejo namestniki direktorja podjetja, ki urejajo ta področja (pogosto večino določb pripravijo kadrovski in pravni strokovnjaki).

V večini primerov bo organizacija zahtevala, da vse pripravljene dokumente podpiše njen glavni pravni svetovalec ali druga oseba, ki je odgovorna za pravni vidik poslovanja.

Nekatera podjetja zahtevajo tudi, da glavni računovodja preveri dokumente, zlasti če so predpisi dragi. Končno odobritev izda vodja podjetja.

Postavitev strukture dokumenta

Določila v pregledanem dokumentu so podobna členom v pravilnikih, ki urejajo računovodski oddelek (vzorec spodaj) in druge poslovne enote. Akt mora razkriti naslednje vidike dela podjetja:

1. Splošne določbe.
2. osnovna načela organizacije podjetja ter odnos med vodstvom in zaposlenimi.
3. Postopek za določitev delovnega razmerja.
4. Osnovna pooblastila in dolžnosti delodajalca.
5. Pravice in obveznosti zaposlenih.
6. Čas dela in počitka.
7. Postopek prejemki.
8. Socialna jamstva.
9. Načini za izboljšanje kvalifikacij zaposlenih.
10. Zagotavljanje zaposlovanja delavcev.
11. Disciplinski ukrepi (sankcije in nagrade).
12. zaključni odstavki.

Če je podjetje pripravilo kadrovski dokument, se novi zaposleni pred podpisom pogodbe o zaposlitvi seznanijo s predpisi.

Predpisi o oddelkih in poslovnih enotah, za katere so primeri na voljo v vsakem podjetju, se pripravijo za ureditev dela vseh oddelkov podjetja, Dodelitev odgovornosti med njimi, evidentiranje pristojnosti vsake enote v družbi in opredelitev meja odgovornosti vsake enote v družbi strukturni sistem podjetja.