Struktura upravljanja: vrste, tipi in funkcije

Kaj je upravljavska struktura? Kaj pomeni izraz? Če ne poznate, kaj odgovoriti na vprašanja, potem morate vsekakor prebrati naš članek. Začeli bomo s strukturo upravljanja in končali z vsemi odtenki na tem področju. Verjemite mi, ne bo dolgočasno.

Kaj je to?

Ogledali si bomo strukturo sistema upravljanja, vendar najprej opredelimo, kaj je upravljanje.

Izraz se nanaša na vse različne oblike, metode in tehnike upravljanja proizvodnje in osebja. Ko se je pojavilo upravljanje, je bil njegov predmet nedeljiv, sčasoma pa je iz skupnega predmeta nastalo več predmetov, iz katerih so se pozneje pojavile lastne smeri. Trenutno obstajajo vrste upravljanja, ki so značilne za določeno državo. Ruski model upravljanja je na primer zelo dobro znan po vsem svetu.

Kje se je vse začelo

Preden preučimo strukturo upravljanja, bi bilo koristno najprej opredeliti strukturo upravljanja.

Danes teorija upravljanja razlikuje med dvema vrstama upravljanja podjetij in organizacij: organskim in birokratskim. Vsaka od njih ima drugačno podlago in značilnosti, ki nam omogočajo razlikovati področja uporabe in možnosti za razvoj.

Če gre verjeti zgodovinarjem, se je najprej pojavil birokratski tip. Avtor koncepta je nemški sociolog Max Weber, ki je teorijo razvil v začetku dvajsetega stoletja. Kaj je njeno bistvo? Weber je razvil normativni model racionalne birokracije, ki je revolucionarno spremenil sisteme poročanja, komunikacijo, strukturo dela, prejemki in odnose v ustanovi. Sociolog kot temelj modela opisuje organizirano organizacijo, ki postavlja močne zahteve tako za ljudi kot za strukture. Opredeliti je mogoče ključne točke tega modela upravljavske strukture:

1. delitev dela, pri čemer so na vsakem delovnem mestu samo usposobljeni posamezniki.
2. Hierarhija upravljanja. V tem primeru je nižja raven podrejena višji.
3. Norme in formalna pravila, ki zagotavljajo, da vodje opravljajo svoje dolžnosti in naloge na enak način.
4. Duh formalne skrbi. ki so neločljivo povezane z uradnikom pri opravljanju njegovih dolžnosti.
5. zaposlitev le, če kandidat izpolnjuje kvalifikacijske zahteve, ne pa osebnih preferenc vodje.

V birokratski strukturi vodenja je mogoče prepoznati več ključnih konceptov - odgovornost, racionalnost, hierarhija. Sociolog je menil, da se oseba in položaj ne smeta zamenjati, saj morajo vsebino in sestavo vodstvene dejavnosti določati potrebe organizacije in ne njenih zaposlenih. Posebni predpisi zaposlenim preprečujejo ustvarjalnost ali subjektivnost pri dodeljevanju nalog. V tem je morda razlika med sodobno strukturo upravljanja in zgodovinsko uveljavljeno strukturo skupnosti. Razlika je tudi, da je skupnostna Struktura poudarja odličnost in partnerstvo.

Birokratska struktura vodenja se je skozi leta izkazala za uspešno, zlasti v zelo velikih organizacijah. Navsezadnje je za dosego istega cilja potrebna skladnost.

Kaj je tako nenavadnega na organizacijski strukturi organizacije za upravljanje? Njegovo bistvo je razdelitev dela pri upravljanju proizvodnje. V tem primeru je vsako delovno mesto in enota ustvarjena za opravljanje določenega dela ali sklopa funkcij. Za dobro opravljanje funkcije imajo uradniki določene pravice do virov. Iste osebe so odgovorne za izvajanje nalog, ki so jim bile dodeljene.

Usmeritve upravljanja

Povedali smo že, da ima struktura sistema upravljanja več vidikov. Poleg tega ima struktura določene zahteve. Med njimi so:

1. Odzivnost. Strateške odločitve je treba sprejemati pravočasno.
2. Optimalnost. Nanaša se na racionalnost z malo ravnmi upravljanja.
3. Zanesljivost. Zanesljivo in neprekinjeno posredovanje informacij.
4. Prilagodljivost. Govorimo o zmožnosti nenehnega spreminjanja.
5. Stroškovna učinkovitost. Dosežen na račun največjega učinka ob majhnih stroških.
6. Stabilnost strukturnega sistema. Govorimo o celovitosti in nespremenljivosti sistema, tako pri notranjih kot zunanjih vplivih.

Upravljavske strukture pri upravljanju so različne. Upoštevali jih bomo:

1. Strateško upravljanje. Gre za usmerjanje proizvodnje v želje in potrebe kupcev, prilagajanje organizacije okolju in doseganje ciljev. Strateško upravljanje je pod Nadzor na vrhu organizacije.
2. Operativno upravljanje. Pomeni organizacijo in upravljanje procesov, ki uresničujejo operativne načrte in nadzor proizvodnje. Vključuje dodeljevanje virov, delo, večje popravke finančnih in proizvodnih procesov ter izvajanje dejanskih delovnih mest.
3. Taktično upravljanje. Taktična struktura upravljanja v upravljanju si prizadeva za razvoj strategije podjetja. Običajno se z njimi ukvarja srednji menedžment, s približno enoletno perspektivo. To vrsto upravljanja lahko opredelimo kot vsakodnevno poslovanje.
4. Upravljanje proizvodnje. Gre za upravljanje pomožnih, primarnih in podpornih procesov, ki proizvajajo blago na trgu.
5. Upravljanje trženja. Bistvo upravljanja je preučevanje trgov, prihodnjih in sedanjih razmer, določanje cenovne politike, oblikovanje distribucijskih kanalov in oglaševalskih dejavnosti.
6. Upravljanje logistike. Govorimo o izdaji poslovnih pogodb, ki so podpisane za dobavo polizdelkov, materialov in sestavnih delov. Vključuje tudi dostavo, pakiranje, postopke pregleda vhodnega blaga, dostavo končnega blaga javnosti in skladiščenje.
7. Finančno upravljanje. Vključuje upravljanje finančnih odnosov in pretok finančnih sredstev.
8. Upravljanje osebja. To vključuje načrtovanje delovne sile, ocenjevanje in izbiro osebja, izbiro osebja, določanje plač in dodatkov, usposabljanje in Razvoj spretnosti, poklicno prilagajanje in usmerjanje, ocenjevanje dela.
9. Upravljanje navdušenja. Upravljanje Organizacijska struktura upravljanja te vrste Osredotoča se na zbiranje, analizo in obdelavo informacij. Cilj je, da bi lahko primerjali svojo uspešnost z uspešnostjo drugih podjetij, ki se ukvarjajo s podobnim delom.
10. Upravljanje inovacij. Naloga tega področja je izvajati ustvarjalno dejavnost ljudi za ustvarjanje izdelkov, ki so v nekaterih pogledih boljši od že proizvedenih izdelkov.
11. Prilagodljivo upravljanje. Zaposleni se ukvarjajo s prilagajanjem podjetja zunanjemu okolju.

Kot lahko vidite, organizacijske strukture Vrste upravljanja se med seboj zelo razlikujejo. Ta tema še ni bila obravnavana in je precej težka za razumevanje, vendar če boste nadaljevali z branjem, ne boste imeli več vprašanj.

Vrste upravljanja

Preden razložimo temo, si najprej oglejmo, kaj pomeni opredelitev. Vrste upravljanja so torej razumljene kot posebna področja upravljavske dejavnosti, ki so neločljivo povezana z reševanjem posebnih upravljavskih nalog.

Upravljanje se deli po predmetih na splošno in funkcionalno. Namen prvega je upravljanje podjetja kot celote ali posameznih delov. Posebno ali funkcionalno upravljanje je upravljanje nekaterih vidikov podjetja ali njegovih podenot. Ravno tu so opredeljene zgoraj opisane dejavnosti upravljanja.

Upravljanje se razlikuje tudi po vsebini. Razlikujemo med strateškim, normativnim in operativnim upravljanjem. Prvi pomeni, da bo vodja oblikoval strategije, jih časovno razporedil, spremljal njihovo izvajanje in ustvaril možnosti za uspeh podjetja.

Normativno upravljanje zajema izvajanje in razvoj filozofije podjetja, podjetniške politike, opredelitev splošnih strateških namenov in določitev položaja podjetja v njegovi tržni niši.

Operativno upravljanje lahko opredelimo kot razvoj operativnih in taktičnih ukrepov, namenjenih dejanskemu izvajanju strategij podjetja.

Načela upravljanja

Struktura finančnega upravljanja ali katera koli druga struktura temelji na določenih načelih. O njih bomo govorili zdaj. Kaj so načela? To so stabilne zahteve in splošni zakoni, ki ob upoštevanju zagotavljajo učinkovit razvoj podjetja.

Načela torej vključujejo:

1. Hierarhični.
2. Integriteta.
3. Optimalnost in ciljno usmerjanje.
4. Demokratizacija.
5. Decentralizacija in centralizacija.

Obstaja tudi več pristopov k upravljanju, ki ne sodijo le v strukturo finančnega upravljanja, temveč tudi v katero koli drugo. Obstajata procesni in sistemski pristop, in če prvi govori o upravljanju kot procesu, npr. organiziranju, načrtovanju, motiviranju, nadzoru itd., potem drugi govori o določanju ciljev in nalog na nazoren način. Praviloma se zgradi ciljno drevo, ki sistem razdeli na podsisteme. Najboljši primer je delitev organizacije na podenote.

Ni še povsem jasno, o čem govorimo, kajne?? Brez skrbi, vsak pristop bomo podrobneje razložili.

Sistemski pristop

Medtem ko je struktura načel upravljanja jasna, se poglobimo v sistemski pristop. Osnova tega pristopa je preučevanje predmetov kot sistemov. Sistemski pristop ustrezno opredeljuje težave na določenih področjih v podjetju in jih rešuje.

Da bo stvar bolj jasna, definirajmo sistem. Sistem je torej skupek elementov, ki so med seboj povezani in tvorijo enotnost, celovitost.

Sistemski pristop ima svoja načela, ki jih je prav tako treba opisati. Ti vključujejo:

1. Strukturalizem. Sistem opišemo tako, da določimo njegovo strukturo, tj. odnose in povezave sistema.
2. Integriteta. Gre za odvisnost vsakega elementa od njegove funkcije, kraja in vsega ostalega.
3. Hierarhija. Vsaka sestavina sistema je prav tako sistem in tako naprej.
4. Medsebojna povezanost okolja in strukture. Lastnosti v sistemu se razkrijejo in oblikujejo šele v interakciji z okoljem. Množica opisov vsakega sistema. Ker je vsak sistem kompleksen, je treba za njegovo ustrezno preučevanje izdelati veliko različnih modelov, ki bodo opisovali posebne značilnosti modela.

Struktura sistema vodenja kakovosti vključuje več pravil. To so:

1. Odločanje se lahko začne šele s prvo jasno izjavo o opredeljenih ciljih.
2. Vsak problem se obravnava kot celota, zato je treba vnaprej opredeliti posledice vsake odločitve.
3. Poiskati in analizirati je treba alternativne načine za doseganje ciljev.
4. Splošni cilj ne sme biti v nasprotju s posameznimi cilji.
5. Upoštevati je treba načelo vzpona od absolutnega k specifičnemu.
6. Obstajati mora enotnost sinteze, analize, ki je zgodovinska in logična.
7. Ugotoviti je treba različne povezave znotraj predmeta.

Da bi bila struktura sistema vodenja kakovosti jasnejša, si poglejmo primer.

Pri sistemskem pristopu je treba najprej opredeliti izhodne parametre storitve ali blaga. Menedžerji morajo uporabljati tržne raziskave kot podlago. To je tudi podlaga za sprejemanje odločitev o izdelku, stroških proizvodnje, kakovosti proizvedenega blaga itd. Pomembno je, da so odgovori na vsa vprašanja podani hkrati. Samo če se upošteva to pravilo, bo proizvodnja konkurenčna v skladu s predpisi.

Naslednji korak v strukturi funkcionalnega upravljanja bo določitev vhodnih parametrov. To se nanaša na vire in informacije, potrebne za postopek. Menedžerji bodo najprej preučili organizacijsko in tehnično raven proizvodnje sistema: raven organizacije proizvodnje, tehnologije, upravljanja in dela. Podatke bo nato treba primerjati s parametri zunanjega okolja, kot so gospodarski, politični, socialni, tehnološki in drugi dejavniki.

Mimogrede, sistemi so lahko odprti ali zaprti. Poglejmo podrobneje o vsakem od njih.

Zaprti in odprti sistemi

Na splošno smo že razložili, kaj je struktura strateškega upravljanja, in ne le. Zdaj si oglejmo odprte in zaprte sisteme upravljanja.

Odprt sistem je sistem, ki se oskrbuje z viri in energijo od zunaj. Radio ali kalkulator z notranjo sončno ploščo velja za odprt sistem.

Zaprti sistem je sistem, ki ima vir virov ali energije v sebi. Primer zaprtega sistema je ura, ki ima lasten notranji vir energije. Sem spada tudi proizvodnja z lastnim virom energije ali delujočim strojem.

Izkazalo se je, da gospodarska podjetja ne morejo delovati samo z notranjo energijo, ker delati naročilo, delo s potencialnimi strankami itd.

Funkcije upravljanja

Organizacija struktura sistema vodstva ne obstajajo kot lepi nazivi, ampak imajo več funkcij. Opredeljujejo stabilno sestavo vrst vodstvenega dela, ki imajo svoje značilnosti. Zanje je običajno značilna homogenost dejavnosti, ciljev, predmetov. Funkcije imajo tudi skupne naloge in področja dejavnosti upravljanja, zato so manj odvisne od posebnosti podjetja.

Razlikovanje med funkcijami omogoča poudariti glavne naloge in vrste upravljavskih dejavnosti ter postopke in pravila za njihovo izvajanje.

Vrste upravljavske strukture smo preučili in govorili o sistemskem pristopu, vendar tema kljub temu ni v celoti obravnavana. Manjka pojasnilo o funkcijah sistemskega pristopa. Tako so funkcije razdeljene:

1. Splošno. To vključuje načrtovanje, določanje ciljev, nadzor in organizacijo.
2. Socialni in psihološki. Gre za motivacijo in delegiranje. Funkcija je neposredno povezana s psihološkim okoljem in naravo industrijskih odnosov.
3. Tehnološki. Komunikacija in sprejemanje odločitev sta del te funkcije.

Vse te funkcije so neločljivo povezane in se medsebojno podpirajo. Z drugimi besedami, ene funkcije ni mogoče opravljati, ne da bi bila vključena tudi druga.

To pa ne pomeni, da delovnega področja, ki velja za vodenje organizacije, ni mogoče razdeliti na ločene funkcije, ki se osredotočajo na glavne skupine. Govorimo o naslednjih skupinah:

1. Splošno upravljanje. To vključuje oblikovanje politik in predpisov upravljanja, motivacijo, organizacijo dela, nadzor, usklajevanje in seveda odgovornost.
2. Nekatera področja upravljanja. Najboljši primer so proizvodnja, trženje, človeški viri, osnovna sredstva in finance.
3. Upravljanje strukture podjetja. To se nanaša na predmet, ustanovitev, pravno obliko, organizacijo, likvidacijo in preoblikovanje družbe.

Procesni pristop

Organizacijo upravljavske strukture (upravljanje) je mogoče načrtovati glede na procesni pristop. O čem je govora? To je pristop v upravljanju, ki temelji na sistemskem pristopu. Procesni pristop organizira delo podjetja tako, da so dejavnosti organizacije razdeljene na poslovne procese, tako kot je upravljavski aparat razdeljen na bloke. Procesni pristop je praviloma predstavljen kot diagram s posameznimi verižnimi členi (operacijami). Veriga izpeljank se vedno konča s produktom. Mimogrede, povezave, ki so odgovorne za določen poslovni proces, se oblikujejo iz oddelkov strukture.

Načela procesnega pristopa so naslednja:

1. Odgovornost vseh udeležencev v verigi za poslovne rezultate.
2. Osredotočenost na želje strank in izboljšanje kakovosti izdelkov.
3. Motivacija zaposlenih na najvišji ravni.
4. Zmanjšanje birokracije.

Vendar ima procesni pristop kot okvir za proces upravljanja svoje prednosti. Gre za naslednje točke:

1. Koraki upravljanja so skrajšani, zato se odločitve sprejemajo hitreje.
2. Vodstvo prenese svoja pooblastila in odgovornost na zaposlene v podjetju.
3. Podjetje pozorno spremlja kakovost storitev in izdelkov.
4. Vse tehnologije, povezane s poslovnimi procesi, so avtomatizirane in formalizirane.

Kakšne težave se lahko pojavijo?

Struktura in koncept upravljanja, natančneje procesni pristop, zvenita dovolj preprosto, vendar se v resnici menedžerji soočajo s številnimi težavami. Zakaj se pojavljajo?? Vse je odvisno predvsem od denarja in časa. Po drugi strani pa to velja za vse primere, ko se v podjetje uvede nedokazana teorija. To pa ni edina težava pri uporabi procesnega pristopa. Teh je kar nekaj, našteli bomo le glavne:

1. Izvajanje procesnega pristopa samo na formalni ravni.
2. Izvajanje neformalnega pristopa.
3. Neskladje med vzpostavitvijo sistema in dejanskim stanjem.
4. Procesi niso bili urejeni ali pa jih vodstvo ni sposobno upravljati.
5. Vodje ne želijo sprejeti procesnega pristopa kot nove ideologije podjetja.
6. Vodje se zdijo nepripravljeni na nenadne spremembe, zlasti na prenovo strukture podjetja.
7. Pomanjkanje zavezanosti, motivacije ali usposobljenosti za optimizacijo procesov.

Kako preiti na upravljanje procesov z manj izgubami?

Struktura vodenja kakovosti je takšna, da morajo biti za uspešno izvajanje uporabljene prave metode. In kako to doseči, če se tako formalno kot neformalno izvajanje šteje za napako?? Obstaja več metod, Podrobneje si jih oglejmo.

Metode prehoda

Obstajata dve metodi za nemoten prehod na novo vrsto strukture upravljanja podjetja: popolna metoda in metoda "od začetka do konca".

Prva metoda je primerna za sistemski in procesni pristop, saj temelji na razporeditvi poslovnih procesov znotraj že delujoče organizacijske strukture. Šele nato lahko preidete na procesno strukturo. Za temelj metode velja več določb. In sicer:

1. Klasifikacija in razmejitev poslovnih procesov.
2. razvoj metod in standardov, ki zagotavljajo učinkovite postopke upravljanja.
3. Oblikovanje procesne verige znotraj že delujoče strukture.
4. Usklajevanje virov in ustvarjanje informacijske baze za delo, ki ga je treba opraviti v postopkih.
5. Pregled in spremljanje postopkov.
6. Izboljšanje poslovnih procesov.
7. Izvajanje ukrepov, ki pomagajo pri doseganju opredeljenih ciljev.

Metoda "od začetka do konca" je primerna za situacijski ali procesni pristop. Kaj je bistvo? Upravljanje označuje celovite poslovne procese, za katere sta pripravljena potek dela in opis poteka dela. Nato se vključijo v procesni okvir, običajno v obliki matrike. Pri tej metodi se najprej pripravi model glede na razmere, nato pa se analizirajo obstoječi procesi. Naslednji korak je razvoj boljšega modela in reorganizacija procesov, ki temeljijo na njem. Zadnji korak je priprava nove procesne strukture za podjetje.

Izkazalo se je, da so vse težave posledica pomanjkanja znanja in spretnosti pri upravljanju človeških virov. Ne glede na vrsto upravljavske strukture morajo biti ustanovitelj podjetja in vodstveno osebje sposobni pritegniti in motivirati zaposlene. Pri tem pristopu je ključnega pomena vodenje. Ta mora zaposlenim pojasniti, da je sprememba pristopa enakovredna spremembi ideologije. Šele ko ideja prevzame misli ljudi, lahko rečemo, da bo orodje uporabno. Zaposleni se strinjajo s sprejetjem novih metod, vodstvo pa jih nagrajuje za to, da so popustljivi.

Situacijski pristop

Obravnavali smo že strukturo funkcij upravljanja in osnovne pristope. Med njimi je situacijski pristop. Izvira iz šestdesetih let prejšnjega stoletja. Zagovorniki predlagajo, da je treba metode upravljanja izbrati glede na okolje in razmere. Metoda je učinkovita, če je primerna glede na okoliščine.

Situacijski pristop se danes redko uporablja, saj se daje prednost sistemskemu in procesnemu pristopu.

Kvantitativni pristop

Z razvojem eksaktnih znanosti se je razvila tudi ta metoda. Poznamo celo natančen datum leta 1950. Zakaj ta povezava?? Dejstvo je, da se je napredek fizike, matematike in računalniške tehnologije aktivno vključil v upravljanje. To pa zato, ker je veliko lažje zgraditi virtualne modele za upravljanje zalog, dodeljevanje virov, strateško načrtovanje, Najpogostejši pristop k organizacijski strukturi je sprejetje nove organizacijske strukture namesto vsakokratne uvedbe nove strukture, kar povzroči velik udarec na poti. Kvantitativnega pristopa v čisti obliki danes skorajda ne poznamo. To je običajno del procesnega ali sistemskega pristopa.

Vrste struktur

Glavne vrste upravljavskih struktur se razlikujejo glede na naravo povezave. To so:

1. Funkcionalni.
2. Linearno.
3. Matrika.
4. Linearno-funkcijski.
5. Več spletnih strani.
6. Oddelek.

Organizacijska shema odraža dejanske položaje in enote. Kategorizirana so tudi razmerja:

1. Linearno. Gre za vprašanje upravnega poročanja.
2. Kooperativa. Povezovanje je opazno med enotami na isti ravni.
3. Funkcionalni. Neposredne upravne linije poročanja ni, vendar so odnosi razdeljeni glede na področje dejavnosti.

Linearna struktura upravljanja je vzpostavljena tako, da je vsak nadzornik odgovoren za podrejeno enoto v kateri koli vrsta dejavnosti. Pozitivna stran je, da je dokaj enostaven, da ga upravlja ena oseba in da je stroškovno učinkovit. Slaba stran pa je, da Zahteve za kvalifikacije vodij, bi morala biti visoka. Ta struktura se skoraj ni več uporabljala.

Funkcionalna struktura je izjemna, saj je tesno povezana med funkcionalnim in upravnim upravljanjem. Ni linijskega vodenja, obstaja le sodelovanje med oddelki. Ta struktura je tudi zato praktično izginila iz uporabe.

Funkcionalna struktura lize se razume kot hierarhična struktura z lestvijo. V tem primeru so neposredni vodje enotirni šefi, funkcionalni organi pa jim pomagajo. Pomembno je, da linijski vodja na nižji ravni ni podrejen funkcionalnemu vodji, tudi če je ta stopničko višje. Ta struktura je takoj priljubljena in se uporablja skoraj povsod.

Divizijska struktura je zasnovana tako, da se podružnice razlikujejo bodisi geografsko bodisi po področjih poslovanja.

Matrična struktura pomeni, da je za eno funkcijo lahko odgovoren več kot en vodstveni delavec. Ta struktura se pogosto uporablja v podjetjih, ki se ukvarjajo z več oddelki hkrati. Ker je priročnost strukture očitna, ni presenetljivo, da matrična struktura izpodriva linearno-funkcijsko strukturo.

Množinska struktura je posebna, saj združuje različne strukture na različnih ravneh upravljanja. Primer je, ko podjetje sprejme strukturo upravljanja podružnic, oddelki pa imajo lahko matrično ali linearno-funkcionalno strukturo. Ta struktura se uporablja še danes in ni izgubila svoje priljubljenosti.

Kot ste že razumeli, morate za to, da postanete dober vodja, poglobljeno preučiti znanost, vključno s strukturo ciljev vodenja. Ne glede na to, kako dober praktik je, brez poznavanja teorije verjetno ne bo prišel nikamor. Edino, kar vam lahko svetujemo, je, da preučite osnove.